Teachme Biz – ดูคู่มือการทำงานในปี 2021 แพลตฟอร์ม Visual SOP Management ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วให้กับธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ

ในการเรียนรู้ที่จะทำสิ่งใดสักอย่างนั้น คู่มือคืออุปกรณ์พื้นฐานในการเริ่มต้น และในยุคดิจิทัลนี้ Teachme Biz เสนอแพลตฟอร์มที่เข้ามาช่วยให้ธุรกิจสามารถประยุกต์คู่มือไปได้ไกลกว่านั้น ให้นอกจากการเริ่มต้นเรียนรู้งานแล้ว ยังสามารถใช้ในการทบทวน อ้างอิง อัพเดทความรู้ และอื่นๆอีกหลากหลายรูปแบบ

หลักการทำงานของคู่มือบน Teachme Biz คือการใช้รูปภาพ/วิดีโอเพื่อช่วยในการเรียนรู้ขั้นตอนดำเนินธุรกิจ หรือที่เรียกว่า SOP (Standard Operating Procedure) โดยตัวระบบถูกออกแบบมาให้ง่ายต่อการใช้งาน ทั้งสำหรับผู้เข้ามาดูคู่มือ ผู้จัดทำคู่มือ และผู้จัดการระบบ และภายในระบบมีฟีเจอร์ต่างๆที่ช่วยให้สามารถนำแพลตฟอร์มนี้ไปประยุกต์ใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ เช่น การทำระบบ Onboarding, ระบบเทรนนิ่งพนักงาน, และการกระจายงาน เป็นต้น

สร้างคู่มือง่ายๆ มีภาพ/วิดีโอประกอบเพื่อสร้างความเข้าใจ

ธุรกิจสามารถสร้างคู่มือบน Teachme Biz ผ่านทางสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถทำงานร่วมกันในแต่ละอุปกรณ์ได้อย่างง่ายดาย โดยกลไกที่สำคัญคือการใช้รูปภาพ/วิดีโอ อธิบายกระบวนการทำงานในแต่ละขั้นตอนให้เข้าใจมากที่สุด โดยไม่ต้องอาศัยคำบรรยาย(ตัวอักษร)มากนัก  หรือสามารถนำไฟล์วิดีโอที่มีอยู่แล้วมาตัดออกเป็นภาพนิ่ง/คลิปสั้นๆ เพื่อสร้างเป็นขั้นตอนในภายหลังก็ได้เช่นกัน และสามารถเลือกใส่สัญลักษณ์หรือข้อความประกอบรูปภาพ/วิดีโอเพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น

อัพโหลด ซิงค์ และอัพเดท

หลังจากสร้างคู่มือเสร็จเรียบร้อยแล้ว ธุรกิจสามารถอัพโหลดคู่มือขึ้นไปบนระบบคลาวด์ และแจกจ่ายไปยังอุปกรณ์ของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการเจาะจงพนักงานแค่บางราย (อาจใช้ฟังก์ชัน Task เข้ามาช่วย) หรือส่งแจ้งเตือนไปยังพนักงานทั้งองค์กร และเมื่อมีการแก้ไขคู่มือ ก็สามารถแจ้งไปยังพนักงานที่ใช้คู่มือนั้นๆอยู่ได้ทันที ทำให้องค์ความรู้ภายในองค์กรนั้นทันสถานการณ์อยู่เสมอ

ตรวจสอบการใช้งาน วิเคราะห์ และปรับปรุง

แพลตฟอร์ม Teachme Biz มีฟังก์ชัน Report ที่จะแสดงผลทางสถิติในการใช้งานคู่มือแต่ละคู่มือของพนักงาน โดยที่จะแสดงจำนวนการเข้าดูคู่มือ ใครเป็นคนเข้าดูคู่มือใดบ้าง และเข้าดูทั้งหมดกี่ครั้ง ในช่วงระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะทำให้นำไปวิเคราะห์ต่อได้ เช่น งานที่พนักงานมักทำผิดบ่อยๆ พนักงานดังกล่าวเข้าไปดูคู่มือหรือไม่ หากพนักงานดูคู่มือนั้นประจำ แต่ก็ยังผิดอีก แสดงว่าอาจมีข้อผิดพลาดของกระบวนการ ทำให้ต้องปรับปรุงกระบวนการทำงาน จากนั้นนำไปปรับปรุงขั้นตอนและเนื้อหาของคู่มือ เป็นต้น เหล่านี้จะทำให้ธุรกิจสามารถปรับปรุงคู่มือให้เหมาะสมกับงานและดีขึ้นในเวอร์ชั่นถัดๆไป

ระบบรักษาความปลอดภัยมาตรฐานสากล กำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลได้

ทุกองค์กรย่อมมีข้อมูลที่ต้องการเก็บรักษาและแบ่งแยกตามตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบ ซึ่ง Teachme Biz รองรับความต้องการนี้ด้วยฟีเจอร์กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับพนักงานแต่ละกลุ่ม เสริมความปลอดภัยไปอีกขั้นจากการรักษาความปลอดภัยของตัวแพลตฟอร์มซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานการจัดเก็บข้อมูลสากลอยู่แล้ว

เชื่อมต่อ ประยุกต์ได้หลากหลาย 

ด้วยคุณสมบัติต่างๆ ที่ได้กล่าวถึงไปข้างต้น ทำให้ Teachme Biz มีความยืดหยุ่นและความสามารถมากเกินกว่าคู่มือดิจิทัลทั่วไป ลูกค้าของ Teahcme Biz ได้นำแพลตฟอร์มดังกล่าวไปประยุกต์ใช้กับการรับสมัครและต้อนรับพนักงานใหม่ของแผนก HR นำไปใช้ร่วมในโครงการฝึกทักษะพนักงาน เป็นเครื่องมือในการย้ายตำแหน่งงานภายในองค์กร เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันและแจกแจงงาน และเป็น Knowledge Base ขององค์กร 

การใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลอะไรสักอย่างนึง แค่ลงทุนซื้อมาใช้คงไม่เกิดผลแน่ๆ สิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างที่สุดคือการใช้งานอย่างจริงจังและต่อเนื่องของคนในองค์กร แพลตฟอร์ม Teachme Biz ก็เช่นกัน ที่ทราบดีว่าคีย์หลักของการใช้งานจนประสบผลสำเร็จคือผู้ใช้งาน เราจึงมีทีมงานผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษา อบรมด้านการใช้งานอย่างใกล้ชิด

กรณีศึกษา: การใช้งานในร้านอาหาร Teppen เพื่อรักษาคุณภาพของการบริการในทุกสาขา

Teppen นั้นเป็นองค์กรเจ้าของร้านอาหารหลายสาขาในประเทศไทยที่มีพนักงานอยู่หลายร้อยคน การสร้างมาตรฐานการดำเนินการภายในองค์กรและสื่อสารออกไปยังพนักงานทุกคนได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจึงมีบทบาทเป็นอย่างมากต่อคุณภาพในการให้บริการและความพึงพอใจของลูกค้า 

Teppen เริ่มใช้ Teachme Biz ในการจัดการเมนูอาหารที่มีอยู่หลายร้อยชนิด และมีการปรับเปลี่ยน พัฒนาสูตรใหม่ขึ้นเรื่อยๆตามเวลาและความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนไป พวกเขาใช้คู่มือดิจิทัลในการ”สอน”งานให้กับพนักงงานในองค์กร ตั้งแต่เรื่องการเตรียมอาหารสูตรใหม่ การให้บริการ ไปจนถึงการรับมือกับปัญหาเฉพาะหน้าที่พนักงานอาจต้องเจอ 

Teachme Biz เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการสื่อสารภายในองค์กรให้กับ Teppen ได้มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการระบาดของโควิด 19 ที่ร้านอาหารต้องปรับตัวเข้ากับการให้บริการ Delivery เรียนรู้การใช้งานแอปพลิเคชันส่งอาหาร เพิ่มโปรโมชั่น และคิดเมนูใหม่ๆมาดึงดูดลูกค้า

นอกจากหน้าที่คู่มือ Teppen แล้ว ยังใช้ Teachme Biz ในการมอบหมายงาน เป็น Checklist ที่พนักงานสามารถเข้ามาตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำได้ อีกทั้งยังมีการใช้คู่มือในการคัดกรองพนักงานที่สนใจเข้ามาร่วมงานในองค์กร ซึ่งช่วยประหยัดเวลาให้กับผู้จัดการได้เป็นอย่างมาก 

ผลพลอยได้จากการใช้งาน Teachme Biz ความเข้มแข็งขององค์กรที่มากขึ้น ฝ่ายบริหารสามารถมองเห็นการทำงานทั้งหมดในองค์กร มีความไว้เนื้อเชื่อใจพนักงานมากขึ้นว่าสามารถเรียนรู้และทำงานได้โดยไม่ต้องดูแลในทุกขั้นตอน และในส่วนของพนักงานเองก็มีความมั่นใจในการทำงาน ด้วยการอ้างอิงจากคู่มือ สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมในงานของตำแหน่งอื่นๆภายในองค์กรได้จากความรู้ใน Teachme Biz เพื่อก้าวไปสู่ทักษะ เส้นทางอาชีพ และตำแหน่งงานที่พวกเขาต้องการในอนาคต

———————-

เทคโนโลยีของ Teachme Biz นั้นอาจเป็นเทคโนโลยีที่ไม่ได้มีความซับซ้อนมากนัก แต่จากการใช้งานจริงในองค์กรทั้งในประเทศไทย ญี่ปุ่น และประเทศอื่นๆทั่วโลกได้พิสูจน์ให้เห็นแล้วว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการดำเนินการและการประสานงานภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี ตัวระบบใช้งานได้ง่าย ยืดหยุ่น และมีทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาและดูแลรักษาระบบอย่างเต็มที่ 

อ่านมาถึงตรงนี้หากท่านใดสนใจ อยากเรียนรู้เกี่ยวกับ Teachme Biz เพิ่มเติม สามารถเข้าไปเยี่ยมชมบูธและพูดคุยกับทีมงาน Teachme Biz ได้ที่งาน JRIT ICHI ตลาดโซลูชัน IT ออนไลน์ โดยสามารถสมัครเข้าร่วมงานฟรี เพื่อพบปะกับ Teachme Biz และผู้ให้บริการโซลูชัน IT สำหรับธุรกิจเจ้าอื่นๆอีกมากมายได้ที่ https://www.jrit-ichi.com 

และหากต้องการรับชมการใช้งานจริงแบบส่วนตัว สามารถจองเข้ารับชมสาธิตการใช้งานแพลตฟอร์มและพูดคุยกับทีมงาน Teachme Biz ได้ฟรีง่ายๆ ตามวันและเวลาที่สะดวก ผ่านทางเว็บไซต์ https://teachme-biz.com/workshop/