TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
Docuware ผู้นำด้านเทคโนโลยี Document Management Software ได้ออกมาเผยแพร่ Whitepaper เล่าถึงวิธีการมุ่งสู่การปรับกระบวนการทำงานทั้งหมดขององค์กรให้กลายเป็น Paperless อย่างเต็มตัวภายในเวลาเพียง 90 วัน ซึ่งถือว่าเป็นเนื้อหาที่ค่อนข้างน่าสนใจ จึงขอหยิบยกมาสรุปให้ทุกท่านได้อ่านกันดังนี้ครับ
ประโยชน์ของกระบวนการทางธุรกิจในแบบ Paperless
การเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำธุรกิจให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มตัวนั้นได้กลายเป็นแนวทางที่นิยมเป็นอย่างมากในธุรกิจหลากหลายขนาดในปัจจุบัน และมีคุณประโยชน์ด้วยกันหลากหลายประการ ดังนี้
- ทำให้กระบวนการการทำงานมีความชัดเจนมากขึ้น เนื่องจากขั้นตอนการทำงานทั้งหมดถูกระบุอยู่ภายในระบบ พร้อมกำหนด Input ของข้อมูลที่ต้องการ และแสดง Output ที่ชัดเจนในการทำงาน
- การทำงานทั้งหมดมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ไม่ต้องเกิดความสับสนกับการจัดการเอกสารในรูปกระดาษ และพร้อมนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้ทันที
- ลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจลง เพราะสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานภายในองค์กรได้, บังคับใช้ Compliance ได้, ลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหายได้ด้วยการสำรองข้อมูลและระบบ
- การจัดการเอกสารมีความเป็นระเบียบยิ่งขึ้น การค้นหาเอกสารต่างๆ เพื่อนำไปอ้างอิงหรือทำรายงานสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- การติดตามกระบวนการการทำงานภายในองค์กรมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น สามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าโครงการใดดำเนินการไปถึงขั้นตอนใดแล้ว และเอกสารงานต่างๆ มีเนื้อหาระบุเอาไว้อย่างไร
ข้อดีเหล่านี้นอกจากจะช่วยเร่งให้ธุรกิจองค์กรมีความสามารถในการแข่งขันที่สูงขึ้นจากการที่พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว การทำงานแบบ Paperless ก็จะช่วยลดต้นทุนให้กับองค์กรในระยะยาวที่เคยต้องใช้ไปกับการจัดการและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ อีกทั้งยังทำให้องค์กรสามารถต่อยอดธุรกิจไปสู่การเป็น Digital Business ได้อย่างเต็มตัวได้อีกด้วย
3 สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless
สำหรับองค์กรที่ต้องการมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless นั้น ทาง Docuware แนะนำให้ทำการตั้งเป้าหมายหลักๆ ในการออกแบบระบบธุรกิจแบบ Paperless นี้ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่
1. การรวบรวมข้อมูล
องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทางใดบ้าง ไม่ว่าจะเป็น Email, Fax, จดหมาย, แบบฟอร์ม และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ทั้งในรูปแบบของกระดาษและ Digital จะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่ระบบ Document Management ทั้งหมดได้ และต้องมีการกำหนดช่องทางเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะนำเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานส่งต่อไปยังระบบ Document Management เท่านั้น ทำให้ข้อมูลในระบบไม่สับสนและมีขยะมากเกินจำเป็น
2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล
เมื่อข้อมูลถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ Document Management แล้ว ข้อมูลเอกสารแต่ละชุดก็ควรจะถูกส่งต่อไปประมวลผลและดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้เป็น Workflow ทดแทนระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร, การอนุมัติ หรือการปฏิเสธก็ตาม
3. การจัดเก็บข้อมูล
ข้อมูลเอกสารที่ถูกนำไปประมวลผลในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ในขณะที่ยังคงต้องเข้าถึงได้ง่าย, บริหารจัดการได้ง่าย และค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
การมุ่งเน้นการออกแบบให้ 3 ประเด็นนี้มีความชัดเจนจะทำให้ Requirement สำหรับระบบ Paperless ครบถ้วน และการออกแบบระบบเพื่อนำไปใช้งานหรือการคัดเลือกเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้งานจะเป็นไปได้อย่างลื่นไหลมากยิ่งขึ้น
6 ขั้นตอนสร้างกระบวนการการทำงานแบบ Paperless ภายใน 90 วัน
Docuware ได้แบ่งขั้นตอนการสร้างกระบวนการการทำงานในแบบ Paperless ภายในเวลาเพียง 90 วัน ออกเป็น 6 ขั้นตอนใหญ่ๆ ด้วยกันดังนี้
1. สร้างทีมผู้นำสำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่
ทีมเหล่าผู้บริหารระดับ C-Level นั้นจะต้องเห็นด้วยกับโครงการ Paperless เสียก่อน จากนั้นจะต้องสร้างทีมสำหรับรับผิดชอบเรื่องการนำระบบ Paperless มาใช้งานภายในองค์กรให้เรียบร้อย โดยประกอบด้วยเหล่าผู้บริหาร, พนักงานผู้เชี่ยวชาญในแต่ละแผนก และบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มีทั้งข้อมูลและสิทธิ์ในการตัดสินใจอยู่ภายในทีมนี้อย่างครบถ้วน ในขณะเดียวกันก็ทำให้ตัวแทนของแต่ละแผนกภายในองค์กรนั้นได้ทำความเข้าใจกับความสำคัญและประโยชน์ของระบบ Paperless ไปด้วยพร้อมๆ กัน
ทีมนี้จะเป็นทีมที่สำคัญมาก เพราะหลังจากนี้ทีมนี้จะต้องเป็นผู้ที่มีบทบาทหลักในการสนับสนุนและผลักดันโครงการ Paperless ให้เกิดขึ้นจริงได้ภายในองค์กร อีกทั้งยังต้องตัดสินใจแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นในระหว่างการนำระบบ Paperless มาใช้อีกด้วย
2. สร้างความตื่นตัวภายในองค์กรถึงความสำคัญของระบบ Paperless
การถ่ายทอดให้ทุกๆ คนในองค์กรน้้นได้รับทราบถึงความสำคัญและระบบ Paperless นั้นถือเป็นอีกขั้นตอนที่สำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยลดแรงเสียดทานในการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่และการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ทำงานในครั้งนี้แล้ว ในขั้นตอนนี้ทีมผู้นำอาจได้รับข้อมูลหรือ Feedback ที่น่าสนใจในการนำระบบ Paperless มาปรับใช้งาน และอาจได้ถือโอกาสปรับปรุงกระบวนการการทำงานต่างๆ ให้แก้ไขปัญหาที่พนักงานภายในองค์กรกำลังเผชิญอยู่ไปด้วยเลยก็เป็นได้
การทำให้ทุกคนในองค์กรยอมรับและรู้สึกได้ถึงความมีส่วนร่มในโครงการให้ได้ จะยิ่งทำให้การนำระบบ Paperless มาใช้เกิดขึ้นได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด
3. วิเคราะห์เจาะลึกกับทุกกระบวนการการทำงานภายในองค์กร
เมื่อทุกคนในองค์กรเปิดรับต่อการนำ Paperless มาใช้งานแล้ว การทำความเข้าใจกับกระบวนการการทำงานทั้งหมดภายในองค์กรนั้นก็จะเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีข้อมูลที่แม่นยำมากยิ่งขึ้นเป็นอย่างมาก และทำให้ทีมผู้นำสามารถทำการวิเคราะห์กระบวนการการทำงานต่างๆ มาแปลงเป็นขั้นตอนแบบ Paperless ทั้งหมด รวมถึงทำการปรับปรุงกระบวนการการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือสามารถออกแบบกระบวนการการทำงานใหม่ให้ตอบโจทย์ต่อธุรกิจได้ดียิ่งขึ้นไปด้วยในเวลาเดียวกัน
นอกจากการวิเคราะห์เอกสารกระดาษที่เคยใช้ในการทำงานแล้ว คำถามต่อไปนี้ก็ถือเป็นคำถามที่จะช่วยให้ทีมงานมีข้อมูลตัดสินใจมากยิ่งขึ้นด้วย:
- กระบวนการการทำงานนี้เริ่มต้นได้อย่างไร? จากอีเมล์, โทรศัพท์ หรือการพบปะซึ่งหน้า
- มีใครบ้างที่เกี่ยวข้องในกระบวนการการทำงานนี้?
- เดิมทีมีการรวบรวมข้อมูลในระหว่างขั้นตอนนี้อย่างไร?
- เมื่อไหร่จึงจะเกิดการส่งเอกสารหรือข้อมูลต่อไปยังผู้ที่รับผิดชอบคนอื่นๆ?
- ใครต้องเป็นผู้ที่รับทราบเรื่องราวเหล่านี้บ้าง?
- ข้อมูลเหล่านี้ถูกจัดเก็บย้อนหลังเอาไว้ที่ใด?
- การนำข้อมูลเหล่านี้กลับมาใช้ในอนาคต จะทำได้อย่างไรบ้าง?
แน่นอนว่าบางครั้งทีมผู้นำอาจได้รับคำตอบหรือข้อมูลที่นอกเหนือจากคำถามเหล่านี้มาด้วย ซึ่งก็ถือเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเช่นกัน
4. ออกแบบโซลูชันให้ตอบโจทย์ความต้องการ
เมื่อทีมผู้นำเข้าใจกระบวนการการทำงานท้้งหมดแล้ว ขั้นตอนถัดมาก็คือการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ Paperless เพื่อนำความต้องการทางธุรกิจไปแปลงให้กลายเป็นระบบ Digital สำหรับนำมาใช้งานแทนกระบวนการทางธุรกิจเดิมที่มีอยู่ และทำการตรวจสอบว่าระบบงานที่ถูกออกแบบและพัฒนาโดยทีมผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้น คือสิ่งที่จะสามารถตอบโจทย์ความต้องการทางธุรกิจขององค์กรได้จริงหรือไม่ แล้วทำการปรับปรุงจนกว่าระบบเหล่านั้นจะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. เริ่มต้นใช้งานระบบ Paperless
หลังจากที่ทดสอบระบบกันเรียบร้อยแล้วก็ถึงเวลานำระบบมาทดสอบใช้งานกับผู้ใช้งานจริง ให้ได้ทดลองใช้งานกันกับเอกสารหรือไฟล์ตัวอย่างก่อนเพื่อเป็นการฝึกฝนการใช้งาน จากนั้นจึงค่อยๆ เปิดกว้างให้พนักงานได้มาใช้ระบบ Paperless ในการทำงานจริงกันมากขึ้นเรื่อยๆ และปรับปรุงแก้ไขระบบให้รองรับการทำงานให้ได้ดีที่สุด
6. สร้างคู่มือการทำงานในระบบ Paperless ให้เรียบร้อย
การสร้างคู่มือการทำงานสำหรับระบบ Paperless เพื่อรองรับพนักงานใหม่ให้สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และแก้ไขปัญหาหรือติดต่อประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดเหตุใดๆ ขึ้น หรือการเพิ่มขยายระบบให้รองรับกระบวนการการทำงานใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นในอนาคตนี้ก็เป็นสิ่งที่จะละเลยไปไม่ได้เลย รวมถึงระบบ Paperless นี้ก็ต้องได้รับการดูแลรักษาอย่างต่อเนื่องทั้งในเชิงของ IT และธุรกิจ การมีเอกสารคู่มือการใช้งานและการดูแลรักษาและหมั่นปรับปรุงคู่มือนี้ให้ทันสมัยอยู่เสมอก็จะต้องกลายเป็นหนึ่งในงานประจำของพนักงานในองค์กรไปในที่สุด
Docuware: มุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless ด้วยระบบ Digital Document Management
Docuware เป็นหนึ่งในผู้นำทางด้านเทคโนโลยี Document Management ระดับโลกที่มีลูกค้ากว่า 16,000 องค์กรใน 70 ประเทศทั่วโลก และมีผู้ใช้งานกว่า 175,000 รายในระดับองค์กร พร้อมกับบริหารจัดการเอกสารเกินกว่า 2,400,000 ล้านฉบับในปัจจุบัน โดย Docuware นั้นได้พัฒนาโซลูชัน Digital Document Management สำหรับการบริหารจัดการเอกสารในรูปแบบ Digital ที่มีความสามารถในการรองรับการเปลี่ยนแปลงจากกระบวนการการจัดการเอกสารขององค์กรแบบเดิมๆ ที่ใช้กระดาษ มาสู่โลกของ Digital ได้ด้วยวิธีการที่หลากหลายและยืดหยุ่น ทำให้องค์กรสามารถเริ่มก้าวเข้าสู่การเป็น Digital Business ได้โดยไม่ต้องทิ้งข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่ถูกบันทึกอยู่บนเอกสารในรูปแบบกระดาษแบบเดิมๆ รวมถึงยังรองรับเอกสารกระดาษที่ถูกส่งมาจากองค์กรอื่นๆ เพื่อนำเข้ามารวมเป็นส่วนหนึ่งในระบบ และนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งานต่อได้อย่างสมบูรณ์
ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Docuware ในบทความภาษาไทยได้ที่ https://www.techtalkthai.com/introduce-docuware-digital-document-management-by-miracle/
ติดต่อ Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทย
สำหรับผู้ที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DocuWare หรือต้องการทดสอบเทคโนโลยีต่างๆ ของ DocuWare รวมถึงต้องการคำปรึกษาด้านการปรับปรุงการจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มรูปแบบ สามารถติดต่อทีมงาน Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทยได้ทันทีที่ info@miracle-th.com หรือโทร 081-3717661 และ 084-6563643 โดยสามารถเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Miracle ได้ที่ http://www.miracle-th.com/
