6 ขั้นตอน ปรับธุรกิจสู่การเป็น Paperless ใน 90 วัน

Docuware ผู้นำด้านเทคโนโลยี Document Management Software ได้ออกมาเผยแพร่ Whitepaper เล่าถึงวิธีการมุ่งสู่การปรับกระบวนการทำงานทั้งหมดขององค์กรให้กลายเป็น Paperless อย่างเต็มตัวภายในเวลาเพียง 90 วัน ซึ่งถือว่าเป็นเนื้อหาที่ค่อนข้างน่าสนใจ จึงขอหยิบยกมาสรุปให้ทุกท่านได้อ่านกันดังนี้ครับ

 

ประโยชน์ของกระบวนการทางธุรกิจในแบบ Paperless

การเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำธุรกิจให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มตัวนั้นได้กลายเป็นแนวทางที่นิยมเป็นอย่างมากในธุรกิจหลากหลายขนาดในปัจจุบัน และมีคุณประโยชน์ด้วยกันหลากหลายประการ ดังนี้

  • ทำให้กระบวนการการทำงานมีความชัดเจนมากขึ้น เนื่องจากขั้นตอนการทำงานทั้งหมดถูกระบุอยู่ภายในระบบ พร้อมกำหนด Input ของข้อมูลที่ต้องการ และแสดง Output ที่ชัดเจนในการทำงาน
  • การทำงานทั้งหมดมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ไม่ต้องเกิดความสับสนกับการจัดการเอกสารในรูปกระดาษ และพร้อมนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้ทันที
  • ลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจลง  เพราะสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานภายในองค์กรได้, บังคับใช้ Compliance ได้, ลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหายได้ด้วยการสำรองข้อมูลและระบบ
  • การจัดการเอกสารมีความเป็นระเบียบยิ่งขึ้น การค้นหาเอกสารต่างๆ เพื่อนำไปอ้างอิงหรือทำรายงานสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
  • การติดตามกระบวนการการทำงานภายในองค์กรมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น สามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าโครงการใดดำเนินการไปถึงขั้นตอนใดแล้ว และเอกสารงานต่างๆ มีเนื้อหาระบุเอาไว้อย่างไร

ข้อดีเหล่านี้นอกจากจะช่วยเร่งให้ธุรกิจองค์กรมีความสามารถในการแข่งขันที่สูงขึ้นจากการที่พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว การทำงานแบบ Paperless ก็จะช่วยลดต้นทุนให้กับองค์กรในระยะยาวที่เคยต้องใช้ไปกับการจัดการและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ อีกทั้งยังทำให้องค์กรสามารถต่อยอดธุรกิจไปสู่การเป็น Digital Business ได้อย่างเต็มตัวได้อีกด้วย

 

3 สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless

สำหรับองค์กรที่ต้องการมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless นั้น ทาง Docuware แนะนำให้ทำการตั้งเป้าหมายหลักๆ ในการออกแบบระบบธุรกิจแบบ Paperless นี้ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่

1. การรวบรวมข้อมูล

องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทางใดบ้าง ไม่ว่าจะเป็น Email, Fax, จดหมาย, แบบฟอร์ม และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ทั้งในรูปแบบของกระดาษและ Digital จะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่ระบบ Document Management ทั้งหมดได้ และต้องมีการกำหนดช่องทางเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะนำเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานส่งต่อไปยังระบบ Document Management เท่านั้น ทำให้ข้อมูลในระบบไม่สับสนและมีขยะมากเกินจำเป็น

2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล

เมื่อข้อมูลถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ Document Management แล้ว ข้อมูลเอกสารแต่ละชุดก็ควรจะถูกส่งต่อไปประมวลผลและดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้เป็น Workflow ทดแทนระบบเดิมที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร, การอนุมัติ หรือการปฏิเสธก็ตาม

3. การจัดเก็บข้อมูล

ข้อมูลเอกสารที่ถูกนำไปประมวลผลในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ในขณะที่ยังคงต้องเข้าถึงได้ง่าย, บริหารจัดการได้ง่าย และค้นหาได้อย่างรวดเร็ว

 

การมุ่งเน้นการออกแบบให้ 3 ประเด็นนี้มีความชัดเจนจะทำให้ Requirement สำหรับระบบ Paperless ครบถ้วน และการออกแบบระบบเพื่อนำไปใช้งานหรือการคัดเลือกเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้งานจะเป็นไปได้อย่างลื่นไหลมากยิ่งขึ้น

 

6 ขั้นตอนสร้างกระบวนการการทำงานแบบ Paperless ภายใน 90 วัน

Docuware ได้แบ่งขั้นตอนการสร้างกระบวนการการทำงานในแบบ Paperless ภายในเวลาเพียง 90 วัน ออกเป็น 6 ขั้นตอนใหญ่ๆ ด้วยกันดังนี้

1. สร้างทีมผู้นำสำหรับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่

ทีมเหล่าผู้บริหารระดับ C-Level นั้นจะต้องเห็นด้วยกับโครงการ Paperless เสียก่อน จากนั้นจะต้องสร้างทีมสำหรับรับผิดชอบเรื่องการนำระบบ Paperless มาใช้งานภายในองค์กรให้เรียบร้อย โดยประกอบด้วยเหล่าผู้บริหาร, พนักงานผู้เชี่ยวชาญในแต่ละแผนก และบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มีทั้งข้อมูลและสิทธิ์ในการตัดสินใจอยู่ภายในทีมนี้อย่างครบถ้วน ในขณะเดียวกันก็ทำให้ตัวแทนของแต่ละแผนกภายในองค์กรนั้นได้ทำความเข้าใจกับความสำคัญและประโยชน์ของระบบ Paperless ไปด้วยพร้อมๆ กัน

ทีมนี้จะเป็นทีมที่สำคัญมาก เพราะหลังจากนี้ทีมนี้จะต้องเป็นผู้ที่มีบทบาทหลักในการสนับสนุนและผลักดันโครงการ Paperless ให้เกิดขึ้นจริงได้ภายในองค์กร อีกทั้งยังต้องตัดสินใจแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นในระหว่างการนำระบบ Paperless มาใช้อีกด้วย

2. สร้างความตื่นตัวภายในองค์กรถึงความสำคัญของระบบ Paperless

การถ่ายทอดให้ทุกๆ คนในองค์กรน้้นได้รับทราบถึงความสำคัญและระบบ Paperless นั้นถือเป็นอีกขั้นตอนที่สำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยลดแรงเสียดทานในการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่และการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ทำงานในครั้งนี้แล้ว ในขั้นตอนนี้ทีมผู้นำอาจได้รับข้อมูลหรือ Feedback ที่น่าสนใจในการนำระบบ Paperless มาปรับใช้งาน และอาจได้ถือโอกาสปรับปรุงกระบวนการการทำงานต่างๆ ให้แก้ไขปัญหาที่พนักงานภายในองค์กรกำลังเผชิญอยู่ไปด้วยเลยก็เป็นได้

การทำให้ทุกคนในองค์กรยอมรับและรู้สึกได้ถึงความมีส่วนร่มในโครงการให้ได้ จะยิ่งทำให้การนำระบบ Paperless มาใช้เกิดขึ้นได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูงสุด

3. วิเคราะห์เจาะลึกกับทุกกระบวนการการทำงานภายในองค์กร

เมื่อทุกคนในองค์กรเปิดรับต่อการนำ Paperless มาใช้งานแล้ว การทำความเข้าใจกับกระบวนการการทำงานทั้งหมดภายในองค์กรนั้นก็จะเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีข้อมูลที่แม่นยำมากยิ่งขึ้นเป็นอย่างมาก และทำให้ทีมผู้นำสามารถทำการวิเคราะห์กระบวนการการทำงานต่างๆ มาแปลงเป็นขั้นตอนแบบ Paperless ทั้งหมด รวมถึงทำการปรับปรุงกระบวนการการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือสามารถออกแบบกระบวนการการทำงานใหม่ให้ตอบโจทย์ต่อธุรกิจได้ดียิ่งขึ้นไปด้วยในเวลาเดียวกัน

นอกจากการวิเคราะห์เอกสารกระดาษที่เคยใช้ในการทำงานแล้ว คำถามต่อไปนี้ก็ถือเป็นคำถามที่จะช่วยให้ทีมงานมีข้อมูลตัดสินใจมากยิ่งขึ้นด้วย:

  • กระบวนการการทำงานนี้เริ่มต้นได้อย่างไร? จากอีเมล์, โทรศัพท์ หรือการพบปะซึ่งหน้า
  • มีใครบ้างที่เกี่ยวข้องในกระบวนการการทำงานนี้?
  • เดิมทีมีการรวบรวมข้อมูลในระหว่างขั้นตอนนี้อย่างไร?
  • เมื่อไหร่จึงจะเกิดการส่งเอกสารหรือข้อมูลต่อไปยังผู้ที่รับผิดชอบคนอื่นๆ?
  • ใครต้องเป็นผู้ที่รับทราบเรื่องราวเหล่านี้บ้าง?
  • ข้อมูลเหล่านี้ถูกจัดเก็บย้อนหลังเอาไว้ที่ใด?
  • การนำข้อมูลเหล่านี้กลับมาใช้ในอนาคต จะทำได้อย่างไรบ้าง?

แน่นอนว่าบางครั้งทีมผู้นำอาจได้รับคำตอบหรือข้อมูลที่นอกเหนือจากคำถามเหล่านี้มาด้วย ซึ่งก็ถือเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเช่นกัน

4. ออกแบบโซลูชันให้ตอบโจทย์ความต้องการ

เมื่อทีมผู้นำเข้าใจกระบวนการการทำงานท้้งหมดแล้ว ขั้นตอนถัดมาก็คือการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ Paperless เพื่อนำความต้องการทางธุรกิจไปแปลงให้กลายเป็นระบบ Digital สำหรับนำมาใช้งานแทนกระบวนการทางธุรกิจเดิมที่มีอยู่ และทำการตรวจสอบว่าระบบงานที่ถูกออกแบบและพัฒนาโดยทีมผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้น คือสิ่งที่จะสามารถตอบโจทย์ความต้องการทางธุรกิจขององค์กรได้จริงหรือไม่ แล้วทำการปรับปรุงจนกว่าระบบเหล่านั้นจะใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. เริ่มต้นใช้งานระบบ Paperless

หลังจากที่ทดสอบระบบกันเรียบร้อยแล้วก็ถึงเวลานำระบบมาทดสอบใช้งานกับผู้ใช้งานจริง ให้ได้ทดลองใช้งานกันกับเอกสารหรือไฟล์ตัวอย่างก่อนเพื่อเป็นการฝึกฝนการใช้งาน จากนั้นจึงค่อยๆ เปิดกว้างให้พนักงานได้มาใช้ระบบ Paperless ในการทำงานจริงกันมากขึ้นเรื่อยๆ และปรับปรุงแก้ไขระบบให้รองรับการทำงานให้ได้ดีที่สุด

6. สร้างคู่มือการทำงานในระบบ Paperless ให้เรียบร้อย

การสร้างคู่มือการทำงานสำหรับระบบ Paperless เพื่อรองรับพนักงานใหม่ให้สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และแก้ไขปัญหาหรือติดต่อประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดเหตุใดๆ ขึ้น หรือการเพิ่มขยายระบบให้รองรับกระบวนการการทำงานใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นในอนาคตนี้ก็เป็นสิ่งที่จะละเลยไปไม่ได้เลย รวมถึงระบบ Paperless นี้ก็ต้องได้รับการดูแลรักษาอย่างต่อเนื่องทั้งในเชิงของ IT และธุรกิจ การมีเอกสารคู่มือการใช้งานและการดูแลรักษาและหมั่นปรับปรุงคู่มือนี้ให้ทันสมัยอยู่เสมอก็จะต้องกลายเป็นหนึ่งในงานประจำของพนักงานในองค์กรไปในที่สุด

 

Docuware: มุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบ Paperless ด้วยระบบ Digital Document Management

Credit: DocuWare

 

Docuware เป็นหนึ่งในผู้นำทางด้านเทคโนโลยี Document Management ระดับโลกที่มีลูกค้ากว่า 16,000 องค์กรใน 70 ประเทศทั่วโลก และมีผู้ใช้งานกว่า 175,000 รายในระดับองค์กร พร้อมกับบริหารจัดการเอกสารเกินกว่า 2,400,000 ล้านฉบับในปัจจุบัน โดย Docuware นั้นได้พัฒนาโซลูชัน Digital Document Management สำหรับการบริหารจัดการเอกสารในรูปแบบ Digital ที่มีความสามารถในการรองรับการเปลี่ยนแปลงจากกระบวนการการจัดการเอกสารขององค์กรแบบเดิมๆ ที่ใช้กระดาษ มาสู่โลกของ Digital ได้ด้วยวิธีการที่หลากหลายและยืดหยุ่น ทำให้องค์กรสามารถเริ่มก้าวเข้าสู่การเป็น Digital Business ได้โดยไม่ต้องทิ้งข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่ถูกบันทึกอยู่บนเอกสารในรูปแบบกระดาษแบบเดิมๆ รวมถึงยังรองรับเอกสารกระดาษที่ถูกส่งมาจากองค์กรอื่นๆ เพื่อนำเข้ามารวมเป็นส่วนหนึ่งในระบบ และนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งานต่อได้อย่างสมบูรณ์

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Docuware ในบทความภาษาไทยได้ที่ https://www.techtalkthai.com/introduce-docuware-digital-document-management-by-miracle/

 

ติดต่อ Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทย

สำหรับผู้ที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DocuWare หรือต้องการทดสอบเทคโนโลยีต่างๆ ของ DocuWare รวมถึงต้องการคำปรึกษาด้านการปรับปรุงการจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มรูปแบบ สามารถติดต่อทีมงาน Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทยได้ทันทีที่ info@miracle-th.com หรือโทร 081-3717661 และ 084-6563643 โดยสามารถเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Miracle ได้ที่ http://www.miracle-th.com/



About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

Oracle ออกแพทช์ฉุกเฉิน อุดช่องโหว่ JOLTandBLEED ความรุนแรงระดับ Critical

Oracle ผู้ให้บริการระบบจัดการฐานข้อมูลและซอฟต์แวร์เชิงธุรกิจชื่อดัง ประกาศออกแพทช์ฉุกเฉินสำหรับอุดช่องโหว่ JOLTandBLEED รวม 5 รายการ บางช่องโหว่มีความรุนแรงระดับ Critical ซึ่งส่งผลกระทบต่อผลิตภัณฑ์ Middleware ของ Oracle หลายรายการ

Fortinet เปิดตัว Fortigate รุ่นใหม่ 300E และ 500E

Fortinet ผู้ให้บริการโซลูชันด้านความมั่นคงปลอดภัยประสิทธิภาพสูง เปิดตัว Fortigate Firewall ใหม่ 2 รุ่น คือ Fortigate 300E และ 500E ตอบโจทย์การใช้งานขององค์กรในยุค IoT …