TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
จากการที่เรา Brainergy ซึ่งเป็นผู้ให้บริการด้าน Digital Services ได้มีโอกาสให้บริการนำเทคโนโลยีเข้าไปช่วยแก้ปัญหาการทำงานต่าง ๆ ให้กับองค์กรต่าง ๆ ที่มีความหลากหลายทั้งวัฒนธรรมองค์กรและประเภทธุรกิจ ตั้งแต่บริษัทขนาดกลาง จนถึงระดับองค์กรขนาดใหญ่
สิ่งที่เราพบว่าเป็น Pain point เบื้องต้นหรือพื้นฐานปัญหาที่สามารถส่งผลกระทบไปถึงขั้นตอนอื่น ๆ ที่องค์กรส่วนใหญ่พบเจอคล้ายกันนั้นเริ่มจาก“งานเอกสาร” นั่นเอง
ปฏิเสธไม่ได้ว่า งานเอกสารที่มักเป็นการเริ่มต้นของทุกกระบวนการทำงานของทุกองค์กร มีความจำเป็นและสำคัญทั้งในแง่การสื่อสาร การประสานงาน การวางแผนธุรกิจในอนาคต และเป็นตัวส่งต่อการทำงานไปยังลำดับถัดไป ไปจนถึงเป็นหลักฐานสำคัญที่สามารถใช้ในแง่กฎหมายด้วย แต่งานเอกสารนั้นมีความยุ่งยาก และมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมากมาย แถมยังเสี่ยงต่อการชำรุด เสียหาย หรือ สูญหายได้ง่ายมาก ๆ อีกด้วย
แน่นอนว่า เมื่อทุกองค์กรมีเอกสารธุรกิจที่ต้องทำมากมายแล้วนั้น สิ่งที่ตามมาเลยก็คือ ต้นทุนต่าง ๆ ในการจัดทำ ไม่ว่าจะเป็น ต้นทุนกระดาษ ต้นทุนการพิมพ์ ต้นทุนการขนส่ง ต้นทุนการเก็บรักษา(ค่าดูแลและค่าพื้นที่จัดเก็บ) ต้นทุนบุคลากร และที่สำคัญที่สุดคือ “ต้นทุนเวลา” ที่เป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของการประกอบธุรกิจ
Brainergy ตระหนักถึง Pain point ขององค์กรเหล่านั้น จนเกิดเป็นการพัฒนาไปสู่การคิดค้น Service Solution ที่ตอบโจทย์การทำงานแต่ละองค์กรให้สามารดึงศักยภาพการทำงานขององค์กรออกมาให้ได้สูงสุด
“Paperless” หรือการลดการใช้กระดาษ โดยเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และเปลี่ยนวิธีการทำงานเอกสารมาทำบนระบบออนไลน์นั้น คือหัวใจสำคัญสำหรับก้าวแรกในการช่วยนำเทคโนโลยี ดิจิทัล มาช่วยการทำงานเลยก็ว่าได้ พร้อมตอบรับ Digital Transformation ในยุคนี้ ที่ถ้าหากเริ่มช้า “เรา” อาจเป็นผู้ที่ถูกโลกทิ้งไว้ข้างหลัง
ไม่เพียงแต่จะสามารถลดต้นทุนต่าง ๆ จากการทำงานเอกสารในรูปแบบกระดาษแบบเดิมแล้ว ยังมีความปลอดภัยทั้งในแง่ เอกสารไม่ชำรุด เสียหาย สูญหาย และในแง่ความปลอดภัยของข้อมูลที่บุคคลอื่นไม่สามารถเข้าถึงหรือปลอมแปลงเอกสารได้ ด้วยระบบยืนยันตัวตนที่ได้รับมาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล โดยเน้นไปที่การใช้งานที่ง่าย สะดวก และเพราะเข้าใจการทำงานของระบบการทำงานขององค์กรในประเทศไทยเป็นอย่างดี
ด้วย 3 บริการของเรา ที่ถูกคิดพัฒนามาอุดช่องโหว่ของปัญหาเหล่านั้น ทั้งยังปูทางเป็นก้าวแรกสู่การ Transform ขององค์กรให้สำเร็จอีกด้วย
1. SmartFLOW ระบบการจัดการและขออนุมัติเอกสารออนไลน์
สร้าง – ขออนุมัติ – จัดเก็บเอกสาร ได้เพียงปลายนิ้ว ไม่ต้องกังวลเรื่องการติดตามสถานะเอกสาร หรือไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความล่าช้าเนื่องจากผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสารไม่อยู่อีกต่อไป ด้วยระบบ SmartFlow ที่สามารถจัดการได้ไม่ว่าที่ไหนหรือเวลาไหนก็ตาม นอกจากนี้ยังแปลงเอกสารกองโตเป็นไฟล์จิ๋วพร้อมเรียกใช้งานได้เสมอ ด้วยระบบการจัดเก็บเอกสารสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบของ “เอกสารอิเล็กทรอนิกส์” สามารถสื่อสารผ่านระบบคอมพิวเตอร์ในระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้งานผ่าน Web Browser ได้ทั้งรูปแบบ Intranet และ Internet ควบคู่กับการแบ่งกลุ่มผู้ใช้งานได้หลากหลายผ่าน Username และ Password มาพร้อมกับ Feature น่าสนใจมากมาย เช่น
- ระบบการค้นหา ที่สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- จัดเก็บบนระบบ Cloud System ปลอดภัยและประหยัดพื้นที่จัดเก็บ
- สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข และจัดเก็บเอกสาร โดยการแยกหมวดหมู่เอกสารของเอกสารได้
- กำหนดการแจ้งเตือนวันหมดอายุของเอกสารได้ เช่น เอกสารสัญญาหรือหนังสือค้ำประกันของธนาคาร เป็นต้น
- ลดความสับสนในการส่งขออนุมัติ โดยสามารถเลือกสายอนุมัติได้จาก สายงานอนุมัติมาตรฐานตามโครงสร้างขององค์กรที่กำหนดได้ในระบบ
- มีระบบตรวจสอบและยืนยันเอกสาร ไม่สามารถปลอมแปลงเอกสารได้
- ตรวจสอบประวัติเอกสารย้อนหลังได้
- จัดทำเอกสารได้ตามรูปแบบมาตรฐานขององค์กร โดยการเลือกใช้รูปแบบที่กำหนดไว้ (Template)
- สามารถส่งอีเมลสำเนาเอกสารไปให้บุคคลอื่นได้
นอกจากนี้ ยังสามารถต่อยอดใช้ในงานเอกสารทั้งหมดขององค์กรให้สามารถใช้งานอยู่บนแพลตฟอร์มเดียวกันได้อีกด้วย
2. SmartTAX ระบบจัดทำและนำส่งข้อมูลภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไปยังกรมสรรพากร
ปฏิเสธไม่ได้ว่า เรื่องเอกสารภาษีคือหนึ่งในเรื่องเอกสารที่มีความซับซ้อนและยุ่งยากที่สุด แต่ทุกปัญหาจะหมดไปและง่ายยิ่งขึ้นด้วย SmartTAX ระบบบริการแบบครบวงจร ที่จะช่วยคุณจัดการตั้งแต่การจัดทำจนถึงนำส่งภาษีไปยังกรมสรรพากรในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice and e-Receipt) โดย Brainergy ได้รับการรับรองมาตรฐานจาก สพธอ.(ETDA) ให้เป็น Service Provider หรือผู้ให้บริการนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนผู้ประกอบการ เชื่อมต่อระบบงานกับกรมสรรพากรนั่นเอง เพิ่มความมั่นใจ ปลอดภัย ด้วยระบบการจัดการ และอุปกรณ์จัดเก็บ Certificate Authority ที่ได้รับมาตรฐาน
- ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายทางบัญชี การเงิน ปริมาณการใช้กระดาษและการจัดส่งเอกสาร
- สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและมีระเบียบตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำเอกสารจนถึงขั้นตอนการชำระภาษีสำหรับองค์กรธุรกิจ
- ลดการสูญหาย และการเสียหายของเอกสาร
- ระบบการยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือและเป็นไปตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด
- สามารถออกเป็นข้อมูลรายงานได้ทันที
- มีความปลอดภัยของข้อมูลในทุกขั้นตอน
3. SmartSIGN ระบบลงลายมือชื่อดิจิทัล
เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบยืนยันตัวตนแบบดิจิทัล และป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ไม่ประสงค์ดี ด้วยระบบ “ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
- ปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วยระบบ SSL Certificate (การเข้ารหัสข้อมูล เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการสื่อสารหรือส่งข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต)
- ลงลายมือชื่อดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา
- ตรวจสอบได้ว่าผู้ส่งข้อมูลมีตัวตนอยู่จริง เพิ่มความมั่นใจให้กับคู่ค้าทางธุรกิจ
- เชื่อถือได้ เป็นที่ยอมรับทางกฎหมาย
- สามารถตรวจสอบข้อมูลและสถิติการลงลายเซ็นได้
Digital Transformation ไม่เพียงแต่จะเป็นสิ่งช่วยพัฒนาการทำงานภายในองค์กรที่ตอบโจทย์ในโลกปัจจุบันแล้ว ยังสามารถช่วยเพิ่มศักยภาพในการช่วยให้องค์กรวางแผนธุรกิจในอนาคต หรือขยายขอบเขตการให้บริการไปยังลูกค้าขององค์กรได้อีกด้วย เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ช่วยให้ทุกฝ่ายเติบโตไปพร้อมกัน
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
Tel: 02-016-5355 กด 8
Line ID: @brainergy.digital (มี @ นำหน้า) หรือคลิก https://lin.ee/JkNj5Cq
Facebook: https://web.facebook.com/BrainergyDigitalize
Email: info@brainergy.digital
Website: www.brainergy.digital
