TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
สำหรับเหล่าธุรกิจองค์กรที่ต้องการจะก้าวเข้าสู่ยุคของธุรกิจ Digital แบบเต็มตัว การเริ่มต้นปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของการทำงานภายในองค์กรนั้นถือเป็นก้าวแรกที่ทุกองค์กรจำเป็นต้องทำ เพื่อเป็นพื้นฐานในการนำไปสู่การส่งมอบประสบการณ์ในแบบ Digital ให้กับทั้งลูกค้าและคู่ค้าขององค์กร รวมถึงการทำ Automation อย่างเต็มตัวในอนาคต เพื่อเพิ่มทั้งประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายของทุกแผนกในองค์กรลงไปพร้อมๆ กัน และบทความนี้ก็จะนำทุกท่านไปรู้จักกับ DocuWare ระบบ Digital Document Management ที่ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรทั่วโลกกว่า 16,000 แห่งกันครับ
รู้หรือไม่ 30% – 40% ของเวลาในการทำงาน คือการค้นหาและจัดการกับงานเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบกระดาษหรือ Digital ก็ตาม
นับเป็นข้อมูลที่น่าสนใจมากจาก DocuWare กับผลข้อมูลสถิติที่เวลาของพนักงานภายในองค์กรกว่า 30% – 40% นั้นต้องสูญเสียไปในแต่ละวันกับการค้นหาเอกสารที่จัดเก็บอยู่ในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์, ไฟล์ภายใน Hard Disk, ไฟล์ภายในระบบ Shared Storage หรือแม้แต่เอกสารกระดาษ เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงานให้สำเร็จลุล่วง รวมถึงยังมีตัวเลขสถิติอื่นๆ ที่น่าสนใจดังต่อไปนี้
- ในการค้นหาเอกสารฉบับหนึ่ง พนักงานต้องเสียเวลาเฉลี่ยถึง 18 นาทีในการค้นหา
- โดยเฉลี่ยแล้ว ในแต่ละธุรกิจนั้นจะมีเอกสารกระดาษเพิ่มขึ้นถึงปีละ 22% ซึ่งนั่นหมายถึงการที่เอกสารกระดาษจะเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่าในทุกๆ 3.3 ปี
- อัตราส่วนของไฟล์ข้อมูลภายในองค์กรที่สูญหายนั้นคือ 5%
- สำหรับองค์กรที่เก็บเอกสารสำคัญเอาไว้ในรูปของกระดาษ หากองค์กรเหล่านั้นต้องเผชิญกับภัยพิบัติร้ายแรง 7 ใน 10 ของธุรกิจเหล่านั้นจะล้มละลายภายใน 3 สัปดาห์
ตัวเลขเหล่านี้ถือเป็นข้อมูลที่บ่งชี้อย่างชัดเจนมากว่ากระบวนการในการจัดการเอกสารขององค์กรนั้นส่งผลต่อประสิทธิภาพและผลลัพธ์ทางธุรกิจเป็นอย่างมาก การปรับปรุงกระบวนการการจัดการเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดให้ดีขึ้นนั้นจึงส่งผลต่อผลประกอบการของธุรกิจและปรสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยตรง รวมถึงยังเพิ่มความมั่นคงให้กับธุรกิจในยุคที่ข้อมูลถือเป็นทรัพย์สินสำคัญขององค์กรอย่างในเวลานี้อีกด้วย
DocuWare: ใช้ Digital Document Management เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, ความมั่นคง, การควบคุม และความโปร่งใสให้กับทุกขั้นตอนการทำงานภายในองค์กร
โดยทั่วไปเมื่อนึกถึงโซลูชันทางด้านระบบ Digital Document Management หลายๆ คนก็มักจะนึกถึงข้อดีในแง่ของการลดต้นทุนด้วยการประหยัดกระดาษ, ลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสารกระดาษและการขนส่ง และคิดว่าความคุ้มค่าของโซลูชันนี้มีเพียงประเด็นนี้ แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบ Digital Document Management จาก DocuWare ที่พัฒนาเทคโนโลยีด้านการจัดการเอกสารมาอย่างต่อเนื่องยาวนานกว่า 25 ปี และมีลูกค้ากว่า 16,000 องค์กรทั่วโลกใช้ในการจัดการเอกสารเกินกว่า 2,000 ล้านฉบับนั้นก็ยังมีข้อดีอีกหลากหลายที่จะช่วยให้ธุรกิจขององค์กรดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้น ด้วยความสามารถและคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
- รองรับการแปลงเอกสารกระดาษให้มาอยู่ในรูปของ Digital และรองรับการจัดเก็บไฟล์เอกสารได้หลากหลายนามสกุลภายในระบบเดียว
- สามารถกำหนด Indexing ให้กับเอกสาร Digital ทั้งหมดได้อิสระตามความต้องการขององค์กร เพื่อให้ง่ายต่อการจัดหมวดหมู่และการค้นหา
- มีระบบ Scan เอกสาร และแปลงตัวอักษรเพื่อให้ง่ายต่อการนำเข้าเอกสารกระดาษสู่ระบบ
- สามารถบริหารจัดการเอกสารประเภทต่างๆ ให้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่เดียวกัน และสามารถเลือกรวมกลุ่มเอกสารเหมือนเป็นการเย็บเอกสารกระดาษเป็นชุดเดียวกัน คล้ายกับการจัดการเอกสารจริงได้
- สามารถเข้าถึงเอกสารทุกรูปแบบในทุกนามสกุลได้จากบนทั้ง PC และ Mobile ด้วยระบบ Viewer ภายในของ DocuWare ทำให้การเปิดอ่านเอกสารสามารถทำได้ง่าย และไม่ต้องย้ายข้อมูลออกไปภายนอกระบบ ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหลออกไปได้อีกขั้นหนึ่ง
- สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารต่างๆ ของพนักงานแต่ละคนและแต่ละแผนกได้ อีกทั้งยังรองรับความสามารถในการเข้ารหัสเอกสาร ให้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์สามารถเปิดดูเนื้อหาภายในเอกสารได้ ทำให้สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลสำคัญขององค์กรในรูปแบบของเอกสารได้
- สามารถกำหนด Workflow ของการจัดการเอกสารในแผนกต่างๆ ได้ในรูปแบบ Digital ทั้งหมด ด้วยการสร้างแบบฟอร์มและลำดับขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร Digital รวมถึงยังมีระบบการ Stamp อนุมัติหรือไม่อนุมัติ และการเซ็นต์ลายเซ็นต์เอกสารแบบ Digital ได้
- สามารถ Integrate กับระบบ Enterprise Application อย่างระบบ ERP, CRM ได้เป็นอย่างดี ทำให้ระบบงานทั้งหมดเชื่อมต่อเป็น Workflow ร่วมกันได้หมด รวมถึงยังสามารถทำงานร่วมกับ SAP, Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook, Windows Explorer และอื่นๆ ได้อีกมากมาย (ตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.docuware.com/document-management-products-and-services/integration-methods-docuware)
- สามารถทำการจัดเก็บเอกสาร Digital ย้อนหลังและสำรองหรือสำเนาทั้งภายในสาขาเดียวกันและต่างสาขา เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารเหล่านั้นได้โดยไม่ต้องอาศัยโซลูชันเสริมจากภายนอก อีกทั้งยังสามารถกำหนด Retention เพื่อจำกัดปริมาณการจัดเก็บเอกสาร Digital ในระบบได้
จะเห็นได้ว่านอกจากประเด็นเรื่องของการเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องในการทำงานด้วยการเปลี่ยนการทำงานกับเอกสารทั้งหมดให้กลายเป็น Digital ทั้ง Workflow ได้แล้ว ระบบ DocuWare เองนี้ก็ยังสามารถช่วยเพิ่มความมั่นคงให้กับธุรกิจได้ ด้วยการนำเทคโนโลยีในการสำรองข้อมูลและสำเนาข้อมูลมาใช้กับเอกสารในรูปแบบของ Digital นั่นเอง
5 ขั้นตอน การเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำงานและการจัดการเอกสารสู่รูปแบบ Digital 100%
สำหรับองค์กรที่สนใจการนำเทคโนโลยี Digital Document Management ของ DocuWare ไปใช้งานภายในองค์กรนั้น การปรับเปลี่ยนกระบวนการและเอกสารในธุรกิจให้กลายเป็น Digital นั้นจะมี 5 ขั้นตอนหลักๆ ด้วยกันดังนี้
1. เปลี่ยนจากเอกสารทั้งกระดาษและไฟล์ ให้กลายมาเป็นรูปแบบกลางที่ค้นหาและควบคุมการเข้าถึงได้
ในขั้นตอนแรกนั้นคือการเริ่มเปลี่ยนข้อมูลในฝั่งของ Input ที่เป็นเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษ, ไฟล์งาน, อีเมล์ และอื่นๆ ให้มาถูกจัดเก็บอยู่ภายในระบบ Digital Document Management ก่อน พร้อมทั้งทำการใส่ Index ให้กับเอกสารแต่ละชุด, จัดการหมวดหมู่ของเอกสาร และทำการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารสำหรับผู้ใช้งานแต่ละคน ทั้งหมดนี้ก็เพื่อเป็นก้าวแรกไปสู่การปรับปรุงกระบวนการตามมา หลังจากที่องค์กรเริ่มมีพื้นฐานในการจัดการและจัดเก็บเอกสารต่างๆ ในรูปแบบ Digital กันแล้ว
2. ปรับปรุงกระบวนการการทำงานเป็น Digital แบบเต็มตัว
ขั้นตอนถัดมาคือการสร้าง Digital Document Workflow ซึ่งต่อยอดมาจากขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารแบบ Digital ด้วยการสร้างแบบฟอร์มต่างๆ ให้สร้างเอกสารได้ในรูปแบบ Digital ได้เลย ไปจนถึงการกำหนดขั้นตอนและผู้มีความรับผิดชอบในการอนุมัติเอกสาร เพื่อให้การสร้าง, การประมวลผล, การอนุมัติเอกสารต่างๆ สามารถเกิดขึ้นได้บนระบบ Digital Document Management ทั้งหมด ซึ่งขั้นตอนนี้เองที่จะช่วยลดเวลาในการทำงานของพนักงานทั้งองค์กรลงไปได้อย่างมหาศาล
3. เชื่อมต่อทุกระบบบริหารจัดการภายในองค์กรเข้าด้วยกัน พร้อมสื่อสารด้วยเอกสารที่เป็นมาตรฐานกลาง
สำหรับองค์กรที่มีหลายระบบงานสำหรับใช้งานภายในแต่ละแผนกขององค์กรนั้น การเชื่อมต่อระบบ Digital Document Management เข้ากับระบบ ERP, CRM และระบบอื่นๆ ที่มีการใช้งานอยู่ก็จะเป็นอีกส่วนหนึ่งที่มีความสำคัญเพื่อให้ทุกๆ ระบบที่มีการสร้างเอกสารขึ้นมาในรูปแบบ Digital นั้น สามารถถูกนำมาจัดเก็บอยู่ภายในระบบ Digital Document Management ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้การค้นหาและอ้างอิงเอกสารต่างๆ ข้ามแผนก หรือการตรวจสอบในขั้นตอนการ Audit นั้นสามารถทำได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว อีกทั้งในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีในระบบใดก็ตาม เอกสารที่เคยถูกสร้างขึ้นมาทั้งหมดก็จะยังคงถูกจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง หรือตอบโจทย์ด้านการทำ Compliance ต่างๆ ได้เป็นอย่างดี
4. ก้าวสู่การนำเสนอประสบการณ์แบบ Digital สู่ลูกค้าและคู่ค้าขององค์กร
เมื่อขั้นตอนการจัดการเอกสารต่างๆ ภายในองค์กรนั้นอยู่ในรูปแบบ Digital ทั้งหมดแล้ว องค์กรก็สามารถต่อยอดได้ด้วยการสร้างประสบการณ์ใหม่ๆ ที่น่าประทับใจยิ่งขึ้นให้กับทั้งลูกค้าและคู่ค้าขององค์กรได้ ด้วยการจัดการเอกสารต่างๆ ที่มีความเป็นมาตรฐานมากยิ่งขึ้น, การประมวลผลเอกสารที่มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น, การให้บริการลูกค้าและคู่ค้าได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้นด้วยการเข้าถึงเอกสารสำคัญได้จากทุกที่ทุกเวลาเพื่ออ้างอิงข้อมูล ไปจนถึงการทำ Automation ระบบต่างๆ และจัดส่งเอกสารไปยังปลายทางได้อย่างทันทีในรูปแบบของ Digital Document นั่นเอง
ไม่เพียงเท่านั้น ในอนาคตเมื่อระบบภาษีและการเงินของประเทศไทยเริ่มก้าวเข้าสู่รูปแบบของ Digital ระบบ Digital Document Management นี้เองก็จะสามารถเชื่อมต่อกับระบบเหล่านั้นของทางภาครัฐและเอกชนรายอื่นๆ ทำให้การเงินนั้นมีความเป็น Digital สูงขึ้น และทำงานได้อย่างรวดเร็วคล่องตัวยิ่งขึ้น พร้อมเอกสาร Digital สำหรับใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
5. ปกป้องทุกเอกสารสำคัญในธุรกิจ รับมือทุกภัยพิบัติ พร้อมทำ Compliance ได้อย่างง่ายดาย
ประเด็นสุดท้ายที่ไม่อาจละเลยไปได้ก็คือการจัดเก็บเอกสาร Digital ให้มีความมั่นคงและความปลอดภัยนั่นเอง โดยองค์กรนั้นสามารถเลือกที่จะจัดเก็บข้อมูลอย่างมั่นคงปลอดภัย ไม่ให้บุคคลที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงได้ด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัส ซึ่งจะช่วยป้องกันกรณีข้อมูลความลับรั่วไหลได้ดีขึ้น ในขณะที่การเสริมระบบ Backup, Disaster Recovery และการทำ Archive นั้นก็จะช่วยเพิ่มความทนทานให้กับข้อมูล พร้อมตอบโจทย์การทำ Compliance ต่างๆ ได้ในตัว
สำหรับผู้ที่สนใจรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถศึกษาจากคู่มือการเปลี่ยนธุรกิจสู่การทำ Paperless จาก DocuWare ได้ทันทีที่ http://info.docuware.com/paperless
ติดต่อ Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทย
สำหรับผู้ที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DocuWare หรือต้องการทดสอบเทคโนโลยีต่างๆ ของ DocuWare รวมถึงต้องการคำปรึกษาด้านการปรับปรุงการจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มรูปแบบ สามารถติดต่อทีมงาน Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทยได้ทันทีที่ info@miracle-th.com หรือโทร 081-3717661 และ 084-6563643 โดยสามารถเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Miracle ได้ที่ http://www.miracle-th.com/
