Breaking News

รู้จัก DocuWare ระบบ Digital Document Management ที่เหนือกว่าแค่การเป็น Paperless สำหรับองค์กร

สำหรับเหล่าธุรกิจองค์กรที่ต้องการจะก้าวเข้าสู่ยุคของธุรกิจ Digital แบบเต็มตัว การเริ่มต้นปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของการทำงานภายในองค์กรนั้นถือเป็นก้าวแรกที่ทุกองค์กรจำเป็นต้องทำ เพื่อเป็นพื้นฐานในการนำไปสู่การส่งมอบประสบการณ์ในแบบ Digital ให้กับทั้งลูกค้าและคู่ค้าขององค์กร รวมถึงการทำ Automation อย่างเต็มตัวในอนาคต เพื่อเพิ่มทั้งประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายของทุกแผนกในองค์กรลงไปพร้อมๆ กัน และบทความนี้ก็จะนำทุกท่านไปรู้จักกับ DocuWare ระบบ Digital Document Management ที่ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรทั่วโลกกว่า 16,000 แห่งกันครับ

Credit: DocuWare

 

รู้หรือไม่ 30% – 40% ของเวลาในการทำงาน คือการค้นหาและจัดการกับงานเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบกระดาษหรือ Digital ก็ตาม

นับเป็นข้อมูลที่น่าสนใจมากจาก DocuWare กับผลข้อมูลสถิติที่เวลาของพนักงานภายในองค์กรกว่า 30% – 40% นั้นต้องสูญเสียไปในแต่ละวันกับการค้นหาเอกสารที่จัดเก็บอยู่ในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์, ไฟล์ภายใน Hard Disk, ไฟล์ภายในระบบ Shared Storage หรือแม้แต่เอกสารกระดาษ เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงานให้สำเร็จลุล่วง รวมถึงยังมีตัวเลขสถิติอื่นๆ ที่น่าสนใจดังต่อไปนี้

  • ในการค้นหาเอกสารฉบับหนึ่ง พนักงานต้องเสียเวลาเฉลี่ยถึง 18 นาทีในการค้นหา
  • โดยเฉลี่ยแล้ว ในแต่ละธุรกิจนั้นจะมีเอกสารกระดาษเพิ่มขึ้นถึงปีละ 22% ซึ่งนั่นหมายถึงการที่เอกสารกระดาษจะเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่าในทุกๆ 3.3 ปี
  • อัตราส่วนของไฟล์ข้อมูลภายในองค์กรที่สูญหายนั้นคือ 5%
  • สำหรับองค์กรที่เก็บเอกสารสำคัญเอาไว้ในรูปของกระดาษ หากองค์กรเหล่านั้นต้องเผชิญกับภัยพิบัติร้ายแรง 7 ใน 10 ของธุรกิจเหล่านั้นจะล้มละลายภายใน 3 สัปดาห์

ตัวเลขเหล่านี้ถือเป็นข้อมูลที่บ่งชี้อย่างชัดเจนมากว่ากระบวนการในการจัดการเอกสารขององค์กรนั้นส่งผลต่อประสิทธิภาพและผลลัพธ์ทางธุรกิจเป็นอย่างมาก การปรับปรุงกระบวนการการจัดการเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดให้ดีขึ้นนั้นจึงส่งผลต่อผลประกอบการของธุรกิจและปรสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยตรง รวมถึงยังเพิ่มความมั่นคงให้กับธุรกิจในยุคที่ข้อมูลถือเป็นทรัพย์สินสำคัญขององค์กรอย่างในเวลานี้อีกด้วย

Credit: DocuWare

 

DocuWare: ใช้ Digital Document Management เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, ความมั่นคง, การควบคุม และความโปร่งใสให้กับทุกขั้นตอนการทำงานภายในองค์กร

โดยทั่วไปเมื่อนึกถึงโซลูชันทางด้านระบบ Digital Document Management หลายๆ คนก็มักจะนึกถึงข้อดีในแง่ของการลดต้นทุนด้วยการประหยัดกระดาษ, ลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสารกระดาษและการขนส่ง และคิดว่าความคุ้มค่าของโซลูชันนี้มีเพียงประเด็นนี้ แต่ในความเป็นจริงแล้วระบบ Digital Document Management จาก DocuWare ที่พัฒนาเทคโนโลยีด้านการจัดการเอกสารมาอย่างต่อเนื่องยาวนานกว่า 25 ปี และมีลูกค้ากว่า 16,000 องค์กรทั่วโลกใช้ในการจัดการเอกสารเกินกว่า 2,000 ล้านฉบับนั้นก็ยังมีข้อดีอีกหลากหลายที่จะช่วยให้ธุรกิจขององค์กรดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้น ด้วยความสามารถและคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้

Credit: DocuWare

 

  • รองรับการแปลงเอกสารกระดาษให้มาอยู่ในรูปของ Digital และรองรับการจัดเก็บไฟล์เอกสารได้หลากหลายนามสกุลภายในระบบเดียว
  • สามารถกำหนด Indexing ให้กับเอกสาร Digital ทั้งหมดได้อิสระตามความต้องการขององค์กร เพื่อให้ง่ายต่อการจัดหมวดหมู่และการค้นหา
  • มีระบบ Scan เอกสาร และแปลงตัวอักษรเพื่อให้ง่ายต่อการนำเข้าเอกสารกระดาษสู่ระบบ
  • สามารถบริหารจัดการเอกสารประเภทต่างๆ ให้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่เดียวกัน และสามารถเลือกรวมกลุ่มเอกสารเหมือนเป็นการเย็บเอกสารกระดาษเป็นชุดเดียวกัน คล้ายกับการจัดการเอกสารจริงได้
  • สามารถเข้าถึงเอกสารทุกรูปแบบในทุกนามสกุลได้จากบนทั้ง PC และ Mobile ด้วยระบบ Viewer ภายในของ DocuWare ทำให้การเปิดอ่านเอกสารสามารถทำได้ง่าย และไม่ต้องย้ายข้อมูลออกไปภายนอกระบบ ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหลออกไปได้อีกขั้นหนึ่ง
  • สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารต่างๆ ของพนักงานแต่ละคนและแต่ละแผนกได้ อีกทั้งยังรองรับความสามารถในการเข้ารหัสเอกสาร ให้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์สามารถเปิดดูเนื้อหาภายในเอกสารได้ ทำให้สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลสำคัญขององค์กรในรูปแบบของเอกสารได้
  • สามารถกำหนด Workflow ของการจัดการเอกสารในแผนกต่างๆ ได้ในรูปแบบ Digital ทั้งหมด ด้วยการสร้างแบบฟอร์มและลำดับขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร Digital รวมถึงยังมีระบบการ Stamp อนุมัติหรือไม่อนุมัติ และการเซ็นต์ลายเซ็นต์เอกสารแบบ Digital ได้
  • สามารถ Integrate กับระบบ Enterprise Application อย่างระบบ ERP, CRM ได้เป็นอย่างดี ทำให้ระบบงานทั้งหมดเชื่อมต่อเป็น Workflow ร่วมกันได้หมด รวมถึงยังสามารถทำงานร่วมกับ SAP, Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook, Windows Explorer และอื่นๆ ได้อีกมากมาย (ตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.docuware.com/document-management-products-and-services/integration-methods-docuware)
  • สามารถทำการจัดเก็บเอกสาร Digital ย้อนหลังและสำรองหรือสำเนาทั้งภายในสาขาเดียวกันและต่างสาขา เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารเหล่านั้นได้โดยไม่ต้องอาศัยโซลูชันเสริมจากภายนอก อีกทั้งยังสามารถกำหนด Retention เพื่อจำกัดปริมาณการจัดเก็บเอกสาร Digital ในระบบได้
Credit: DocuWare

 

จะเห็นได้ว่านอกจากประเด็นเรื่องของการเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องในการทำงานด้วยการเปลี่ยนการทำงานกับเอกสารทั้งหมดให้กลายเป็น Digital ทั้ง Workflow ได้แล้ว ระบบ DocuWare เองนี้ก็ยังสามารถช่วยเพิ่มความมั่นคงให้กับธุรกิจได้ ด้วยการนำเทคโนโลยีในการสำรองข้อมูลและสำเนาข้อมูลมาใช้กับเอกสารในรูปแบบของ Digital นั่นเอง

 

5 ขั้นตอน การเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำงานและการจัดการเอกสารสู่รูปแบบ Digital 100%

สำหรับองค์กรที่สนใจการนำเทคโนโลยี Digital Document Management ของ DocuWare ไปใช้งานภายในองค์กรนั้น การปรับเปลี่ยนกระบวนการและเอกสารในธุรกิจให้กลายเป็น Digital นั้นจะมี 5 ขั้นตอนหลักๆ ด้วยกันดังนี้

Credit: DocuWare

 

1. เปลี่ยนจากเอกสารทั้งกระดาษและไฟล์ ให้กลายมาเป็นรูปแบบกลางที่ค้นหาและควบคุมการเข้าถึงได้

ในขั้นตอนแรกนั้นคือการเริ่มเปลี่ยนข้อมูลในฝั่งของ Input ที่เป็นเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษ, ไฟล์งาน, อีเมล์ และอื่นๆ ให้มาถูกจัดเก็บอยู่ภายในระบบ Digital Document Management ก่อน พร้อมทั้งทำการใส่ Index ให้กับเอกสารแต่ละชุด, จัดการหมวดหมู่ของเอกสาร และทำการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารสำหรับผู้ใช้งานแต่ละคน ทั้งหมดนี้ก็เพื่อเป็นก้าวแรกไปสู่การปรับปรุงกระบวนการตามมา หลังจากที่องค์กรเริ่มมีพื้นฐานในการจัดการและจัดเก็บเอกสารต่างๆ ในรูปแบบ Digital กันแล้ว

 

2. ปรับปรุงกระบวนการการทำงานเป็น Digital แบบเต็มตัว

ขั้นตอนถัดมาคือการสร้าง Digital Document Workflow ซึ่งต่อยอดมาจากขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารแบบ Digital ด้วยการสร้างแบบฟอร์มต่างๆ ให้สร้างเอกสารได้ในรูปแบบ Digital ได้เลย ไปจนถึงการกำหนดขั้นตอนและผู้มีความรับผิดชอบในการอนุมัติเอกสาร เพื่อให้การสร้าง, การประมวลผล, การอนุมัติเอกสารต่างๆ สามารถเกิดขึ้นได้บนระบบ Digital Document Management ทั้งหมด ซึ่งขั้นตอนนี้เองที่จะช่วยลดเวลาในการทำงานของพนักงานทั้งองค์กรลงไปได้อย่างมหาศาล

 

3. เชื่อมต่อทุกระบบบริหารจัดการภายในองค์กรเข้าด้วยกัน พร้อมสื่อสารด้วยเอกสารที่เป็นมาตรฐานกลาง

สำหรับองค์กรที่มีหลายระบบงานสำหรับใช้งานภายในแต่ละแผนกขององค์กรนั้น การเชื่อมต่อระบบ Digital Document Management เข้ากับระบบ ERP, CRM และระบบอื่นๆ ที่มีการใช้งานอยู่ก็จะเป็นอีกส่วนหนึ่งที่มีความสำคัญเพื่อให้ทุกๆ ระบบที่มีการสร้างเอกสารขึ้นมาในรูปแบบ Digital นั้น สามารถถูกนำมาจัดเก็บอยู่ภายในระบบ Digital Document Management ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้การค้นหาและอ้างอิงเอกสารต่างๆ ข้ามแผนก หรือการตรวจสอบในขั้นตอนการ Audit นั้นสามารถทำได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว อีกทั้งในอนาคตหากมีการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีในระบบใดก็ตาม เอกสารที่เคยถูกสร้างขึ้นมาทั้งหมดก็จะยังคงถูกจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้อ้างอิงในภายหลัง หรือตอบโจทย์ด้านการทำ Compliance ต่างๆ ได้เป็นอย่างดี

 

4. ก้าวสู่การนำเสนอประสบการณ์แบบ Digital สู่ลูกค้าและคู่ค้าขององค์กร

เมื่อขั้นตอนการจัดการเอกสารต่างๆ ภายในองค์กรนั้นอยู่ในรูปแบบ Digital ทั้งหมดแล้ว องค์กรก็สามารถต่อยอดได้ด้วยการสร้างประสบการณ์ใหม่ๆ ที่น่าประทับใจยิ่งขึ้นให้กับทั้งลูกค้าและคู่ค้าขององค์กรได้ ด้วยการจัดการเอกสารต่างๆ ที่มีความเป็นมาตรฐานมากยิ่งขึ้น, การประมวลผลเอกสารที่มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น, การให้บริการลูกค้าและคู่ค้าได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้นด้วยการเข้าถึงเอกสารสำคัญได้จากทุกที่ทุกเวลาเพื่ออ้างอิงข้อมูล ไปจนถึงการทำ Automation ระบบต่างๆ และจัดส่งเอกสารไปยังปลายทางได้อย่างทันทีในรูปแบบของ Digital Document นั่นเอง

ไม่เพียงเท่านั้น ในอนาคตเมื่อระบบภาษีและการเงินของประเทศไทยเริ่มก้าวเข้าสู่รูปแบบของ Digital ระบบ Digital Document Management นี้เองก็จะสามารถเชื่อมต่อกับระบบเหล่านั้นของทางภาครัฐและเอกชนรายอื่นๆ ทำให้การเงินนั้นมีความเป็น Digital สูงขึ้น และทำงานได้อย่างรวดเร็วคล่องตัวยิ่งขึ้น พร้อมเอกสาร Digital สำหรับใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

 

5. ปกป้องทุกเอกสารสำคัญในธุรกิจ รับมือทุกภัยพิบัติ พร้อมทำ Compliance ได้อย่างง่ายดาย

ประเด็นสุดท้ายที่ไม่อาจละเลยไปได้ก็คือการจัดเก็บเอกสาร Digital ให้มีความมั่นคงและความปลอดภัยนั่นเอง โดยองค์กรนั้นสามารถเลือกที่จะจัดเก็บข้อมูลอย่างมั่นคงปลอดภัย ไม่ให้บุคคลที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงได้ด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัส ซึ่งจะช่วยป้องกันกรณีข้อมูลความลับรั่วไหลได้ดีขึ้น ในขณะที่การเสริมระบบ Backup, Disaster Recovery และการทำ Archive นั้นก็จะช่วยเพิ่มความทนทานให้กับข้อมูล พร้อมตอบโจทย์การทำ Compliance ต่างๆ ได้ในตัว

 

สำหรับผู้ที่สนใจรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถศึกษาจากคู่มือการเปลี่ยนธุรกิจสู่การทำ Paperless จาก DocuWare ได้ทันทีที่ http://info.docuware.com/paperless

Credit: DocuWare

 

ติดต่อ Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทย

สำหรับผู้ที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DocuWare หรือต้องการทดสอบเทคโนโลยีต่างๆ ของ DocuWare รวมถึงต้องการคำปรึกษาด้านการปรับปรุงการจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มรูปแบบ สามารถติดต่อทีมงาน Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทยได้ทันทีที่ info@miracle-th.com หรือโทร 081-3717661 และ 084-6563643 โดยสามารถเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Miracle ได้ที่ http://www.miracle-th.com/


About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

เปิดตัว NetApp EF600 All Flash NVMe Storage รุ่นแรกในตระกูล EF-Series

NetApp ได้ออกมาประกาศเปิดตัว NetApp EF600 ซึ่งเป็น All Flash NVMe EF-Series รุ่นแรก ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดถึงระดับ 2 ล้าน IOPS โดยมีความสามารถต่างๆ ที่น่าสนใจดังนี้

เปิดอีกรอบ! คอร์ส Financial Exploration #2 by TechTalkThai Training 15 ก.ย. 2019

TechTalkThai ขอเชิญคนวัยทำงานทุกท่านที่กำลังมองหาแนวทางในการวางแผนการเงิน ลงทะเบียนเรียนคอร์ส Financial Exploration #2 เป็นเวลา 1 วัน เพื่อเรียนรู้ถึงทางเลือกต่างๆ ในการลงทุน, การเลือกซื้อประกัน และหลักการคิดด้านการวางแผนการเงินและการลงทุน เหมาะสำหรับทั้งคนที่เพิ่งเริ่มต้นทำงานไปจนถึงผู้ที่มีประสบการณ์ทำงานแล้วมากกว่า 10 ปี ไม่ว่าจะมีหนี้หรือไม่ คอร์สนี้จะสอนให้คุณรู้ว่าไม่ว่าจะมีเงินเท่าไหร่ ทางเลือกในการลงทุนนั้นก็มีอยู่เสมอหากคุณตั้งใจ ในวันที่ 15 กันยายน 2019 โดยมีรายละเอียด กำหนดการ และวิธีการลงทะเบียนเรียนดังนี้