สรุปงานสัมมนาออนไลน์ VMware : เปลือยโซลูชัน Anywhere Workspace ที่สร้างประสบการณ์ที่ดีให้พนักงานได้จริง

ในการทำงานจากที่บ้านหรือนอกสถานที่นั้น ได้เปลี่ยนภาพวิธีการทำงานของผู้คน ทั้งพนักงานเอง ข้อปฏิบัติขององค์กร หรือวิธีการบริหารจัดการ ซึ่งส่งผลกระทบกับทุกฝ่าย อย่างไรก็ดี VMware ได้เล็งเห็นแล้วการทำงานจากที่ใดก็ได้ องค์กรจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เป็นมากกว่าแค่การบริหารจัดการอุปกรณ์ แต่ต้องตอบโจทย์ได้ทั้ง การบริหารจัดการ รวมถึงต้องสามารถกำกับดูแลวิธีการใช้งานและการเชื่อมต่อ นอกจากนี้ยังต้องสอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับและรักษาความเป็นส่วนตัวของพนักงานไปพร้อมๆกัน ไปจนถึงให้ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุด

โดยในวันนี้เอง VMware จะมากล่าวถึงแนวคิดการทำงานของโซลูชันใหม่ที่ชื่อ ‘Anywhere Workspace’ ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบหลายส่วน ในตอนแรกนี้จะพาทุกท่านไปรู้จักในมุมของการสร้าง User Experience ที่ดีให้พนักงานกันครับ ติดตามสาระสำคัญกันได้ในบทความนี้

แนวคิดของ VMware Anywhere Workspace

Anywhere Workspace นั้นเป็นโซลูชันใหม่ของ VMware ที่เพิ่งประกาศออกมาในปีนี้เอง โดยไอเดียหลักก็คือการผสานพลังของโซลูชัน VMware Workspace ONE, Carbon Black และ SASE นิยามคร่าวๆ ของแต่ละโซลูชันเพื่อการตอบโจทย์ Experience , Security และ Performance มีดังนี้

• VMware Workspace ONE – เป็นโซลูชันสำหรับการควบคุมจัดการตัวอุปกรณ์ หรือชื่อเดิมคือ AirWatch โดยท่านจะได้รู้จักกับโซลูชันในมากขึ้นในบทความนี้
• Carbon Black – โซลูชัน Endpoint Detection & Response และ Next-gen Antivirus
• Secure Access Service Edge (SASE) – โซลูชันเพื่อดูแลความมั่นคงปลอดภัยแบบ Cloud-based ที่ช่วยปกป้องการเชื่อมต่อของผู้ใช้งานในองค์กรไม่ว่าจะอยู่แห่งหนใด ในส่วนเดียวกันนี้ยังผนวกเอา SD-WAN ไว้ภายใต้ด้วย ซึ่งยังตอบโจทย์ไปถึงเรื่องประสิทธิภาพการทำงานผ่าน WAN นั่นเอง

ตอบโจทย์ครอบคลุมทั้งองค์กร ด้วยประสบการณ์เดียวกันที่เข้าถึงง่าย

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วว่า Work Anywhere นั้นมีความท้าทายหลายประการ เพราะเกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร จึงต้องตอบโจทย์ประเด็นดังนี้

1.Visibility คือตัวผู้บริหารต้องสามารถมองเห็นภาพรวมของทั้งองค์กรได้ เพื่อวางแผนหรือตัดสินใจ ในมุมของ IT เองเรื่อง Visibility ที่ดีจะนำไปสู่การแก้ปัญหาอย่างถูกจุดเช่น ผู้ใช้งานเกิดปัญหาจากที่ใด แอปอะไร หรือจุดไหนของเครือข่าย

2.Manageability ต้องสามารถทำได้ง่าย และหัวใจสำคัญของการรวมเอา 3 โซลูชันไว้ใน Anywhere Workspace หมายความว่าไอทีก็ไม่จำเป็นที่จะต้องสลับโปรแกรม หรือใช้เครื่องมือช่วยเหลือตัวอื่นมาบริหารจัดการทั้งในแง่ของ Visibility, Security และ Management ซึ่งตรงนี้เองหากใครเป็นผู้ปฏิบัติงานคงจะเข้าใจหมายความของการเปลี่ยนแปลงที่ดูเล็กน้อยแต่ยิ่งใหญ่นี้ได้ดี

3.Security & Compliance จากเดิมที่องค์กรมักมีการใช้งานเครื่องมือด้าน Security & Compliance ที่หลากหลาย แต่ Anywhere Workspace จะทำให้ IT Security สามารถกำกับดูแล หรือจัดการเรื่องของความมั่นคงปลอดภัยและบังคับใช้ได้จากศูนย์กลาง ครอบคลุมไปถึงอุปกรณ์ของทุกคนไม่ว่าจำทำงานจากที่ใด

4.Engagement & Collaboration ตัวโซลูชัน Workspace ONE เองมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้เกิดการบูรณาการ ภาพการทำงานขององค์ในให้เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ที่สำคัญยังใช้งานได้ง่าย เหมือนกันทุกแพลตฟอร์ม

5.Experience & Privacy มีการจัดสรรข้อมูลระหว่างองค์กรและการใช้งานส่วนตัวของพนักงาน และยังช่วยอำนวยความสะดวกให้กับการปฏิบัติงานขององค์กร

นอกจากเรื่องของแนวคิดในผลประโยชน์ที่ทุกฝ่ายจะได้รับแล้ว หากเจาะลึกเข้าไปถึงฟีเจอร์จริงๆ ของ Workspace ONE จะช่วยขยายความได้ว่าเหตุใด จึงช่วยยกระดับ Experience ของผู้ใช้งานได้อย่างแท้จริง โดยการทำงานของ Workspace ONE จะเกิดขึ้นผ่าน Portal เดียวที่ชื่อว่า Workspace ONE Intelligence หรือแอปพลิเคชันตัวหนึ่งที่สามารถทำงานได้ทุกแพลตฟอร์มไม่ว่าจะเป็น iOS, macOS, Windows หรือ Android ซึ่งในงานสัมมนาครั้งนี้ VMware ได้หยิบยกเอาฟีเจอร์บางส่วนมาให้รู้จักกันคือ

• News – สำหรับองค์กรที่ต้องการประกาศข่าวสาร เป็นการภายในให้พนักงานในองค์กรสามารถรู้ในเรื่องเดียวกัน โดยผู้ดูแลสามารถปรับแต่งหน้าตาฟอร์มและข้อมูลได้เอง
• Organization Chart – หากต้องทำงานนอกสถานที่แล้วเกิดอยากได้ข้อมูลติดต่อของผู้ร่วมงานในองค์กร ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถลดการค้นหาลงมาได้ ด้วยการแนะนำลำดับขั้นของผู้เกี่ยวข้องเช่น เพื่อนร่วมแผนก ผู้บังคับบัญชาหรือผู้ใต้บังคับบัญชา 1 ระดับ แทนที่จะต้องไปค้นหาข้อมูลจากคนทั้งหมดในองค์กร
• Notification – สามารถแก้ไข ปรับแต่ง การแจ้งเตือนใดๆ ให้เป็นไปตามที่ต้องการได้ เช่น มีการแจ้งปรับปรุงแอปพลิเคชัน ทั้งยังสามารถ Integrate เข้ากับ 3rd Party อื่นๆ เพื่อเปิดเคสได้เป็นต้น
• Mobile Flow – คือความสามารถในการทำ Workflow ร่วมกับโซลูชันของ 3rd Party เช่น ServicesNow, Slack, JIRA, Microsoft 365 และพาร์ทเนอร์รายอื่น
• Intelligence – ตัวโซลูชัน Workspace ONE ยังสามารถใช้ข้อมูลจากแอปพลิเคชันในเชิงลึกได้ โดย VMware มีการเผยแพร่ SDK ให้ท่านสามารถนำไปปรับใช้ร่วมกับแอปพลิเคชันของตนได้ ทั้งนี้จึงทำให้มองเห็นข้อมูลการใช้งานของแอปพลิเคชันมือถือ ที่ปกติแล้วเรามักไม่ทราบต้นตอของปัญหา แต่ SDK ดังกล่าวทำให้ไอทีสามารถมองเห็นปัญหาได้เช่น แอปพลิเคชันช้าจากจุดหรือขั้นตอนใดของแอป การร้องข้อมูล หรือเครือข่าย ข้อมูลที่ไหลผ่านเข้า/ออก มีคุณภาพอย่างไร แม้กระทั่งภาพรวมว่าแอปนี้เกิดข้อผิดพลาดจากผู้ใช้งานคนใด อุปกรณ์ประเภทอะไร เกิดขึ้นบ่อยครั้งแค่ไหน ทั้งหมดนี้จะทำให้ไอที ทำงานได้ง่ายกว่าที่เคยเป็น
• Application Approval – กรณีที่แอปพลิเคชันที่มีลักษณะของ License ฟังก์ชันนี้จะช่วยให้เกิดการร้องขอ เพื่อติดตั้งเป็นรายแอปพลิเคชัน ให้สามารถคัดกรองได้ก่อนว่า พนักงานรายนั้นเกี่ยวข้องจำเป็นหรือไม่

ในมุมของวงจรการการทำงานของพนักงาน โซลูชัน Workspace ONE นับได้ว่าเป็นการยกระดับ User Experience ได้อย่างแท้จริง โดยจากภาพมีการนำเสนอวงจรการทำงานเป็น 4 ส่วนคือ

• Day 0 เมื่อพนักงานเซ็นสัญญาแล้ว แต่ยังไม่เริ่มงาน องค์กรที่ใช้งาน Workspace ONE สามารถ Proactive ด้วยการแจ้งเตือนผ่านระบบอีเมลของโซลูชันเพื่อเข้าถึงทรัพยากรต่างๆ เพื่อเตรียมตัวได้
• Day 1 ณ วันแรกของการทำงาน ไอทีเพียงแค่ส่งอุปกรณ์ตรงสู่มือพนักงานใหม่ ซึ่งด้วยความสามารถของโซลูชันพนักงานทั่วไปก็สามารถ Setup อุปกรณ์ของตัวเองได้อย่างง่ายดายตาม Workflow ที่ IT กำหนดไว้
• Day 2+ เมื่อปฏิบัติงานจริงแล้ว มีการใช้งานอุปกรณ์ใหม่ๆหรือต่างแพลตฟอร์ม ประสบการณ์ของผู้ใช้ก็ยังคงเหมือนเดิมด้วย Intelligence Hub นอกจากนี้ยังมีระบบสำหรับการ Request สิทธิ์ต่างๆ สู่ผู้ดูแลระบบหรือขอความช่วยเหลือผ่าน Tunnel Assist (Remote Troubleshooting) ก็สามารถทำได้เช่นกัน
• Offboarding เมื่อพนักงานลาออก หรืออุปกรณ์อาจจะสูญหาย ระบบสามารถสั่งลบข้อมูลขององค์กรได้ ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล และไม่ต้องพึ่งพาไอทีมากอย่างที่เคยเป็นมา

จะเห็นได้ว่าโซลูชันของ Workspace ONE ที่ปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งภายใต้ Anywhere Workspace นี้ ได้ถูกออกแบบมาให้การทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเป็นไปได้อย่างอัตโนมัติ เข้าถึงได้ง่ายไม่ซับซ้อน ตอบโจทย์ทั้งเรื่อง Security และ Compliance ทั้งยังช่วยให้ไอทีปฏิบัติงานได้ง่ายมีเครื่องมือที่เหมาะสมกับการปฏิบัติงานนั่นเอง และนี่คือมุมหนึ่งในด้าน User Experience ที่ VMware Anywhere Workspace ช่วยให้องค์กรทำงานจากที่ใดก็ได้

ฟีเจอร์ใหม่ๆ ของ Workspace ONE ที่กำลังจะออกสู่ตลาดในปีนี้

1. Template Workflow – คือการที่ผู้ดูแลสามารถกำหนด Workflow ต้นแบบได้ว่าผู้ใช้งานจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง เพื่อความรวดเร็วและครอบคลุมในการทำงาน
2. Time-based Access Control – เป็นการจัดการสิทธิ์เพื่อเข้าถึงแอปพลิเคชันตามช่วงเวลาที่กำหนด
3. Intelligence Hub with Windows 10 – การรองรับ Windows 10 มีความสามารถรอบด้านมากขึ้นทั้ง SSO, Remote Support, Full-Device VPN หรือการทำงานตามแอปพลิเคชัน ซึ่งทำได้เฉพาะบน Windows 10 เท่านั้น (ณ เวลานี้) รวมถึงยังมี Dashboard ที่ช่วยให้เห็นภาพข้อมูลของผู้ใช้งานหรือที่เรียกว่า Digital Employee Experience Management
4. Partnership with Lenovo & HPE – สำหรับผู้ใช้องค์กรใดที่ใช้งาน Lenovo และ HPE จะสามารถสั่ง Pre-installed แอปพลิเคชัน Intelligence Hub เข้ามาได้ตั้งแต่โรงงาน ดังนั้นไมว่าพนักงานจะอยู่ที่ใด เพียงแค่เปิดเครื่องก็เริ่มงานได้ทันที
5. Freestyle Orchestrator – เป็นความสามารถใหม่ที่จะสร้างความแตกต่างให้แก่ VMware ด้วยการเปิดให้ผู้ดูแลองค์กรสามารถกำหนดลำดับการทำงานใน Workflow ได้ในลักษณะของ Low Code ในกรณีของความต้องการที่ซับซ้อนสูงสามารถใส่สคิร์ปต์เพื่อช่วยเหลือได้ โดยฟีเจอร์นี้จะทำให้การทำงานผิดพลาดน้อยลงในหลายกรณี เช่น จำเป็นต้องลง Application A ก่อนที่จะติดตั้งส่วนประกอบเสริมหรือแอปพลิเคชันอื่นที่ต้องมีทำงานต่อยอดกัน นอกจากนี้ภายในยังมีลักษณะของ Design State หรือกำหนดสถานะที่ต้องการเช่น ผู้ใช้งานบางรายต้องมีแอปเฉพาะ ซึ่งหากถูกลบออกไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด แอปก็จะถูกติดตั้งลงมาใหม่เสมอตามสถานะที่ไอทีวางเอาไว้ เป็นต้น

ศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชัน VMware Workspace ONE ได้ที่

1. https://www.techtalkthai.com/how-vmware-workspace-one-can-control-apple-device-in-enterprise/
2. https://www.techtalkthai.com/vmware-webinar-wfh-with-vmware-workspace-one-and-dell-unified-workspace-2/
3. https://www.techtalkthai.com/summary-webinar-enable-a-remote-workforce-with-vmware-workspace-one-tunnel-and-assist/
4. https://www.techtalkthai.com/summary-webinar-integrate-vmware-workspace-one-with-servicenow/