TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
DocuWare ผู้เชี่ยวชาญทางด้านเทคโนโลยี Document Management ที่่มีประสบการณ์ด้านการจัดการเอกสารการเงินในธุรกิจทั่วโลกมากมาย ได้ออกมาเผยถึง 5 แนวโน้มของเทคโนโลยีที่จะมาเปลี่ยนแปลงกระบวนการด้านการเงินในธุรกิจองค์กร ดังต่อไปนี้
1. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการเงิน ด้วยการทำ Automation
การทำให้กระบวนการด้านการเงินมีประสิทธิภาพสูงขึ้นนั้นดูจะเป็นประเด็นสำคัญที่เทคโนโลยีจะเข้ามามีบทบาทต่อภาคการเงินมากที่สุดในปี 2018 โดยการทำ Automation นี้จะเข้ามาช่วยทำให้งานต่างๆ ทางด้านการจัดการเอกสารและข้อมูลทางด้านการเงินมีความง่ายดายและถูกต้องแม่นยำสูงยิ่งขึ้น
อย่างไรก็ดี ต้องเข้าใจกันก่อนว่าการทำ Automation นี้จะไม่ได้มาทดแทนตำแหน่งใดๆ ทางด้านการเงิน ทั้งในระดับปฏิบัติการขึ้นไปจนถึงระดับ CFO แต่การทำ Automation นี้จะเข้ามามีบทบาทในฐานะที่ทำให้ทุกคนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการจัดการข้อมูลซึ่งเป็นงานแรงงานที่มีความจำเจสูง ทำให้บุคลากรในฝ่ายการเงินสามารถนำเวลาไปทำงานอื่นให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้
ตัวอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดเจนคือการจัดการกับ Invoice พื้นฐานที่ไม่ได้มีความซับซ้อนใดๆ ให้ระบบ IT ทำการอ่าน Invoice นั้นๆ และดึงค่าต่างๆ ที่เกี่ยวข้องจากใบ Invoice มาทำการประมวลผลและบันทึกลงระบบ ERP พร้อมดำเนินการให้โดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่แผนกการเงินหากพบ Invoice ใดที่มีความผิดปกติ หรือระบบไม่สามารถประมวลผลได้ถูกต้อง เพื่อให้เจ้าหน้าที่เข้ามาช่วยดูแลและจัดการกรณีเหล่านี้เป็นครั้งๆ ไป เป็นต้น
นอกจากนี้การมีระบบและข้อมูลมารองรับการทำงานของแผนกการเงินเอง ก็จะทำให้ CFO สามารถวิเคราะห์สถานการณ์ทางด้านการเงินได้ดีขึ้นด้วยข้อมูลที่ครบถ้วนและโปร่งใส เข้าใจคอขวดของกระบวนการด้านการเงินที่กำลังเกิดขึ้น และแก้ไขปัญหาในกระบวนการได้ถูกจุด
2. เปลี่ยนกระบวนการการตรวจสอบย้อนหลัง ให้กลายเป็นเรื่องที่ง่ายดายยิ่งขึ้นกว่าเดิม
ที่ผ่านมาการ Audit นั้นถือเป็นงานที่เหนื่อยยากและใช้ทรัพยากรของธุรกิจค่อนข้างเยอะ แต่ก็ถือเป็นกระบวนการที่เหล่าธุรกิจจะหลีกเลี่ยงไปไม่ได้เช่นกัน การที่เอกสารด้านการเงินนั้นถูกจัดเก็บในรูป Digital นี้จะสามารถเข้ามาช่วยบรรเทาปัญหาตรงนี้ได้ด้วยการลดขั้นตอนที่ต้องใช้ในการเตรียมเอกสารและข้อมูลสรุปต่างๆ สำหรับการ Audit ในแต่ละครั้งลงไปได้อย่างมหาศาล
ในขณะเดียวกัน การทำ Internal Audit เองนั้นก็จะมีความคล่องตัวสูงยิ่งขึ้นด้วยความสามารถในการตรวจสอบข้อมูลการทำงานต่างๆ ย้อนหลังได้ตามต้องการ และการตรวจสอบข้อมูลการทำงานที่เกิดขึ้นในปัจจุบันได้แบบ Real-time เช่น ความพยายามในการเข้าถึงข้อมูลความลับขององค์กร หรือการทำธุรกรรมในรูปแบบที่ผิดปกติ เป็นต้น ทำให้ใช้เวลาในการตรวจพบกรณีผิดปกติต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับธุรกิจองค์กรให้น้อยลงได้
3. บริหารจัดการการจัดเก็บเอกสารได้อย่างถูกต้อง ตรงตามข้อกำหนดและกฎหมาย
การจัดเก็บเอกสารย้อนหลังเพื่อเหตุผลทางด้านกฎหมายและการทำตามข้อบังคับตามมาตรฐานต่างๆ นั้นถือเป็นหนึ่งในประเด็นที่ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายอย่างมหาศาลกับองค์กร การจัดเก็บเอกสารในรูป Digital นี้นอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านสถานที่ในการจัดเก็บเอกสารและการค้นหาแล้ว ก็ยังมีอีกข้อดีที่น่าจับตามองคือการตอบรับต่อกฎหมาย General Data Protection Regulation หรือ GDPR ที่ทางยุโรปจะบังคับใช้ในเดือนพฤษภาคม 2018 นี้ด้วย
GDPR นี้เป็นกฎหมายที่ว่าด้วยความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและสิทธิ์ในการควบคุมข้อมูลของเข้าใจของข้อมูล ซึ่งผู้ที่จัดเก็บข้อมูลจะต้องทำการส่งมอบ, ลบ หรือย้ายข้อมูลตามคำร้องขอของเจ้าของข้อมูลได้ และต้องทำการเปิดเผยหากมีกรณีข้อมูลรั่วเกิดขึ้นกับข้อมูลที่จัดเก็บเอาไว้ ดังนั้นเทคโนโลยีการจัดการเอกสารด้านการเงินเองนั้นก็ต้องรองรับประเด็นเหล่านี้ด้วยหากธุรกิจองค์กรนั้นมีความเกี่ยวข้องกับยุโรป ไม่ว่าจะเป็นการอยู่ภายใต้กฎหมายโดยตรง หรือการรองรับเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจก็ตาม
4. ทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์
จากเดิมที่งานด้านการเงินนั้นเป็นงานที่เจ้าหน้าที่ต้องเข้าไปจัดการเอกสารกระดาษจำนวนมากภายในองค์กร งานทั้งหมดจะเริ่มเปลี่ยนไปเป็นการเข้าถึงและจัดการข้อมูลทางด้านการเงินผ่านอุปกรณ์ต่างๆ ได้จากทุกที่ทุกเวลาบนทุกๆ อุปกรณ์แทน ทำให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานมากยิ่งขึ้น และข้อมูลทางการเงินเองก็จะถูกนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจหรือการวางแผนกลยุทธ์ต่างๆ ได้อย่างแม่นยำขึ้นด้วย
อย่างไรก็ดี ความสะดวกสบายและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในการทำงานนี้ต้องมาพร้อมกับความมั่นคงปลอดภัยและความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล ดังนั้นหากจะเลือกใช้เทคโนโลยีใดๆ เพื่อสนับสนุนกระบวนการทางด้านการเงินนี้ ก็ต้องเลือกโดยคำนึงถึงประเด็นเหล่านี้ด้วย
5. เพิ่มศักยภาพการทำงานภายในองค์กรด้วย Cloud
การย้ายไปใช้งานสถาปัตยกรรม Cloud นั้นนอกจากจะเพิ่มความคล่องตัวในการเข้าถึงข้อมูลด้านการเงินได้จากทุกที่ทุกเวลาแล้ว Cloud เองก็ยังสามารถช่วยลดรายจ่ายหรือเพิ่่มประสิทธิภาพการทำงานของแผนก IT ภายในองค์กรได้ด้วย ด้วยการลดภาระการดูแลรักษาระบบการเงินลงไปนั่นเอง
ระบบด้านการเงินนี้ถือว่าเป็นหนึ่งในระบบที่มีต้นทุนในการดูแลรักษาเองค่อนข้างสูง เพราะนอกจากจะต้องออกแบบให้สามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวกแต่ยังคงปลอดภัยแล้ว ก็ต้องออกแบบให้ระบบมีความทนทานสูง เพื่อไม่ให้ข้อมูลทางด้านการเงินเสียหายไป ในขณะที่การอัปเดตระบบเพื่อเสริมความมั่นคงปลอดภัยและอุดรูรั่วต่างๆ เองนั้นก็สำคัญ ไปจนถึงการที่บางองค์กรต้องทำ Compliance ให้กับระบบการเงินเหล่านี้เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ ทั้งหมดนี้ล้วนแต่เป็นค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น ไม่ว่าจะทางตรงหรือทางอ้อมก็ตาม
การเช่าใช้บริการ Cloud ที่มีการดูแลรักษาให้เบ็ดเสร็จพร้อมทำ Compliance ให้ในตัวด้วยนี้จะช่วยให้แผนก IT สามารถลดภาระงานตรงนี้ออกไปได้ค่อนข้างมาก ทำให้แผนก IT สามารถย้ายไปทำงานอื่นในเชิงรุกที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรสูงขึ้นได้ เช่น การร่วมเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ Digital Transformation หรืออื่นๆ เป็นต้น
DocuWare พร้อมช่วยธุรกิจองค์กรตอบโจทย์ด้านการเงินแห่งอนาคต
ในฐานะของผู้นำด้านเทคโนโลยี Document Management ทาง DocuWare เองก็ได้มีประสบการณ์ในการเป็นส่วนหนึ่งของการปรับแผนกการเงินให้ก้าวสู่การเป็นหน่วยงาน Digital ดังนี้
-
เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ Cloud ในแผนกการเงิน หรือทั้งองค์กร เพื่อให้การจัดการเอกสารทั้งหมดสามารถเกิดขึ้นได้บน Cloud และเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์
-
เปลี่ยนการจัดการเอกสารการเงินและเอกสารอื่นๆ ภายในองค์กรให้กลายเป็นแบบ Automation ให้มากที่สุด เพื่อลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับการจัดการเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานแต่ละคน
-
สามารถเข้าใจสถานการณ์ของธุรกิจองค์กรทางด้านการเงิน หรือของแผนกอื่นๆ ได้อย่างแม่นยำ จากเอกสารธุรกรรมและหลักฐานการทำงานที่เกิดขึ้นในทุกขณะอย่างแม่นยำ
ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Docuware ในบทความภาษาไทยได้ที่ https://www.techtalkthai.com/introduce-docuware-digital-document-management-by-miracle/
ติดต่อ Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทย
สำหรับผู้ที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DocuWare หรือต้องการทดสอบเทคโนโลยีต่างๆ ของ DocuWare รวมถึงต้องการคำปรึกษาด้านการปรับปรุงการจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรให้กลายเป็นแบบ Paperless อย่างเต็มรูปแบบ สามารถติดต่อทีมงาน Miracle ตัวแทนจำหน่ายของ DocuWare ในประเทศไทยได้ทันทีที่ info@miracle-th.com หรือโทร 081-3717661 และ 084-6563643 โดยสามารถเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Miracle ได้ที่ http://www.miracle-th.com/
