TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
สำหรับบทความนี้ทางทีมงาน TechTalkThai ก็จะขอแนะนำให้รู้จักกับระบบ Digital Document Management Solution ของบริษัท Stream I.T. Consulting ซึ่งก็ถือเป็นอีกหนึ่งระบบที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจระดับองค์กรในทุกๆ วันนี้เป็นอย่างมาก ดังนี้ครับ
บทสรุปผู้บริหาร
ด้วยประสบการณ์ในวงการ IT มาเกือบ 20 ปีในประเทศไทย Stream I.T. Consulting ได้เป็นเบื้องหลังที่ช่วยผลักดันองค์กรขนาดใหญ่ในหลายกลุ่มอุตสาหกรรม เพื่อให้การจัดการ Workflow ทางด้านงานเอกสารธุรกรรมและรายงานต่างๆ ที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ ถูกเปลี่ยนมาอยู่ในรูปแบบของ Digital ได้สำเร็จทั้งการจัดการและการจัดเก็บเอกสาร ตอบสนองต่อการเติบโตของธุรกิจต่างๆ ได้อย่างทันท่วงที
Digital Document Management Solution เป็นระบบที่พัฒนาต่อยอดมาจากพื้นฐานของเทคโนโลยี IBM Content Manager OnDemand และทำงานอยู่บนเทคโนโลยีทางด้าน IT Infrastructure ชั้นนำอย่าง IBM DB2, IBM WebSphere, IBM AIX, IBM Power Systems, IBM Storwize, IBM DS Series และรองรับ Open Platform อื่นๆ อีกมากมาย พร้อมทีมบริการจาก Stream I.T. Consulting ที่จะช่วยเหลือทั้งในแง่ของการให้คำปรึกษาทางด้านกระบวนการการจัดการเอกสาร และการปรับแต่งระบบ Software จาก IBM รวมถึงการพัฒนา Module เสริมเพื่อตอบโจทย์แต่ละองค์กรได้ตามต้ตองการ ทำให้การจัดการและจัดเก็บเอกสารทุกรูปแบบขององค์กรสามารถเป็นไปได้ตาม Workflow ที่ต้องการอย่างมั่นใจ
และด้วยวิสัยทัศน์อันกว้างไกลของทีมบริหารจาก Stream I.T. Consulting ระบบจัดการและจัดเก็บเอกสารบน Cloud ก็จะกลายเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในอนาคตสำหรับทุกองค์กรในการเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน, การลดต้นทุน และการจัดเก็บเอกสารให้ถูกต้องตามกฎหมายและข้อกำหนดทั้งหมดได้อย่างง่ายดายอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน
Challenge: เมื่อการจัดการและการจัดเก็บเอกสารกลายเป็นต้นทุนในทุกแผนกของทุกองค์กร
ในการทำธุรกรรมและการดำเนินธุรกิจประจำวันของทุกๆ องค์กรนั้น เอกสารได้กลายเป็นหัวใจหลักในการใช้สื่อสารระหว่างหน่วยงาน ร่วมถึงเก็บไว้เป็นหลักฐานสำหรับการตรวจสอบทั้งภายในองค์กรและการตรวจสอบตามกฎหมาย และเมื่อองค์กรมีการเติบโตมากยิ่งขึ้น ปริมาณเอกสารที่เกิดขึ้นก็เพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว และความซับซ้อนในการจัดการเอกสารต่างๆ เหล่านั้นก็จะยิ่งทวีคูณขึ้นไปอีก ดังเช่นตัวอย่างต่อไปนี้
- การพิมพ์เอกสารปริมาณมากให้ทันต่อความต้องการขององค์กร ก็ต้องมีการใช้ Printer, หมึกพิมพ์ และกระดาษเป็นจำนวนมาก รวมถึงยังต้องมีพนักงานเพื่อคอยจัดการกับเอกสารที่พิมพ์เสร็จออกมาแล้วอีกด้วย
- การจัดส่งเอกสารจำนวนมากไปยังผู้รับ หรือการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากไปยัง Warehouse ก็ต้องมีค่าใช้จ่ายทางด้านการขนส่ง และความเสี่ยงที่อาจะเกิดขึ้นระหว่างการขนส่ง
- การจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ ก็มีค่าใช้จ่ายทางด้าน Warehouse ที่เกิดขึ้น และมีความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายหากเกิดอะไรขึ้นกับ Warehouse
- การแบ่งแยกและจัดกลุ่มของเอกสาร ก็ต้องอาศัยทั้งการวางแผนและพื้นที่จัดเก็บ รวมถึงเมื่อความต้องการทางธุรกิจเปลี่ยนไป ก็ต้องมีการแบ่งแยกและจัดกลุ่มกันใหม่อีก
- การใช้งานและการค้นหาเอกสารนั้นก็ต้องใช้เวลาของพนักงาน และส่งผลกระทบให้กระบกวนการการทำงานต่างๆ มีความล่าช้า
- การทำตามข้อกำหนดของกฎหมายในการจัดเก็บและแสดงเอกสารต่างๆ ก็ทำให้เกิดความวุ่นวายในการทำงานทุกครั้งที่มีการตรวจสอบ
- ความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสารข้อมูลหรือการลักลอบนำข้อมูลความลับต่างๆ ขององค์กรออกไปนั้นก็สามารถทำได้ยาก เพราะตรวจสอบได้ยากมากว่าใครนำเอกสารอะไรออกไปหรือคัดลอกเอกสารชุดใดออกไปบ้าง
- การควบคุมปริมาณการทำสำเนาเอกสารต่างๆ ที่เกิดขึ้นนั้นไม่สามารถทำได้เลย
- การจัดเก็บเอกสารตามระยะเวลาที่กฎหมายหรือข้อบังคับต่างๆ กำหนด ก็ทำให้องค์กรต้องเก็บเอกสารย้อนหลังเป็นเวลาหลายปี และมีค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเป็นจำนวนมาก
- การทำลายเอกสารปริมาณมหาศาลนี้ก็มีค่าใช้จ่ายที่มหาศาลตามไปด้วย ทั้งการขนส่ง การรับประกันว่าเอกสารจะถูกทำลายและไม่มีข้อมูลรั่วไหล
- การตรวจสอบภายในองค์กรกันเองผ่านเอกสารหลักฐานต่างๆ ก็ไม่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้เวลานาน และใช้พนักงานจำนวนมาก
ด้วยประเด็นปัญหาต่างๆ เหล่านี้ การจัดการและการจัดเก็บเอกสารได้กลายเป็นตัวฉุดรั้งการเติบโตของธุรกิจในทุกๆ แง่มุม ทั้งประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในองค์กรที่ลดลง, ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากการพิมพ์ การรับส่ง และการจัดเก็บเอกสาร รวมไปถึงความยุ่งยากในการค้นหาข้อมูลเอกสารต่างๆ เพื่อนำมาใช้งาน
ปัญหาทั้งหมดเหล่านี้ได้เริ่มคลี่คลายลง ด้วยความร่วมมือกันระหว่าง Stream I.T. Consulting และ IBM ที่มาตอบโจทย์นี้ขององค์กร ในช่วงต้นปี 2000 นี้เอง
Solution: เปลี่ยนทุกเอกสารให้กลายเป็น Digital พร้อม Workflow การทำธุรกิจแบบใหม่ที่คล่องตัวยิ่งขึ้น
ด้วยการบุกเบิกเทคโนโลยีในการเปลี่ยนแปลงเอกสารต่างๆ ในรูปแบบ Analog ให้กลายเป็น Digital โดย Stream I.T. Consulting และ IBM ร่วมกันจนเกิดเป็น Digital Document Management Solution นั้น ถือเป็นคลื่นลูกใหม่ของวงการธุรกิจในช่วงปี 2000 ที่ไม่เพียงแต่จะเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดเก็บเอกสารเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยน Workflow การทำงานกับเอกสารและการจัดการเอกสารทั้งหมดอย่างสิ้นเชิง และ Digital Document Management Solution ที่เป็นการผสานกันระหว่างเทคโนโลยีและ Workflow นี้ก็ยังคงเป็น Solution ที่มีความต้องการในทุกๆ องค์กรที่กำลังเติบโตต่อไปจวบจนถึงปัจจุบันและอนาคต
จากการเริ่มต้นประเมินประโยชน์และความคุ้มค่าในการลงทุนเพื่อแปลงเอกสารกระดาษมาเป็น Digital ทั้งหมด, การให้บริการ Business Consulting เพื่อปรับเปลี่ยน Workflow การทำงานต่างๆ, การออกแบบระบบ IT Infrastructure ทั้งในส่วนของ Application ที่เหมาะสมกับการใช้งานพร้อมการปรับแต่ง Application ให้เข้ากับ Workflow ของแต่ละองค์กร, การออกแบบระบบ Data Center ให้รองรับการเติบโตของปริมาณข้อมูลเอกสาร Digital, การออกแบบระบบเครือข่ายให้องค์กรสามารถเชื่อมถึงข้อมูลเอกสาร Digital ทั้งหมดได้ตลอดเวลา และการออกแบบระบบรักษาความปลอดภัยเครือข่ายเพื่อให้ข้อมูลความลับต่างๆ ไม่ถูกขโมยหรือรั่วไหลออกไป ก็ทำให้ Stream I.T. Consulting ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าองค์กรในหลากหลายอุตสาหกรรมอย่างต่อเนื่องมาเป็นระยะเวลากว่า 10 ปีที่ผ่านมา
ระบบ Digital Document Management Solution นี้จะช่วยให้ทุกองค์กรสามารถทำการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ Digital เอาไว้ภายใน Data Center ได้อย่างปลอดภัยโดยไม่มีวันถูกเปลี่ยนแปลง พร้อมให้เก็บเอกสารย้อนหลังได้นานตามต้งอการ และรองรับการสำรองข้อมูลทั้งหมดด้วยการทำ Disaster Recovery ทำให้สามารถลดค่าใช้จ่ายการลงทุนทางด้าน Warehouse ลงได้เป็นอย่างมาก
ในขณะเดียวกัน เอกสารต่างๆ ที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจนั้นก็จะถูกสร้างขึ้นมาอย่างต่อเนื่องทั้งแบบ Manual โดยเจ้าหน้าที่ตำแหน่งต่างๆ เช่น เอกสารจัดซื้อหรือใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น และแบบ Automated ด้วยการดึงข้อมูลจากระบบงานอื่นๆ มาประมวลผลเพื่อสร้างเป็นเอกสารที่ต้องการ เช่น รายงานการเงิน แล้วทำการจัดเก็บภายในระบบ Digital Document Management Solution เพื่อให้เอกสารเหล่านี้สามารถเข้าถึงโดยพนักงานภายในองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ตรวจสอบจากภาครัฐภายนอกได้ตามสิทธิ์ที่กำหนดของแต่ละคน พร้อมหน้าจอสำหรับทำการค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลที่ต้องการ ทำให้สามารถลดเวลาในการทำงานของพนักงานทุกคนลงได้อย่างมหาศาล และลดปริมาณเอกสารที่ต้องพิมพ์ออกมาในรูปแบบกระดาษลงไปได้เป็นอย่างมาก
สำหรับการรับส่งเอกสารนั้นก็สามารถทำการส่งผ่านระบบเครือข่ายได้ทันที ในขณะที่การพิมพ์เอกสารนั้นก็ลดลงเหลือเพียงการพิมพ์เอกสารบางส่วนให้กับลูกค้าภายนอกองค์กร และเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็นต้องพิมพ์จริงๆ เท่านั้น อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบและควบคุมการพิมพ์เอกสารชุดเดิมซ้ำๆ เพื่อลดโอกาสการทำทุจริตลงได้อีกด้วย
ไม่เพียงเท่านั้น เนื่องจากเอกสารและข้อมูลต่างๆ ในการดำเนินธุรกิจขององค์กรถูกจัดเก็บอยู่ภายในระบบ Digital Document Management อย่างครบถ้วน Stream I.T. Consulting ที่มีวิสัยทัศน์ก้าวไกลจึงได้ทำการต่อยอดพัฒนาระบบ Data Analytics และ Business Analytics ขึ้น เพื่อให้แผนกต่างๆ ขององค์กรสามารถทำการค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลจากเอกสารต่างๆ ที่ถูกจัดเก็บอยู่ภายในรูปแบบ Digital เพื่อประกอบการตัดสินใจเชิงธุรกิจต่างๆ ของแต่ละองค์กรได้ตามต้องการ เป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่ธุรกิจและสร้างโอกาสใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
และเพื่อให้ตอบโจทย์การใช้งานของลูกค้าองค์กรในกลุ่มธุรกิจที่แตกต่างกันหลากหลาย Stream I.T. Consulting ก็ได้พัฒนา Module เสริมเพื่อให้เข้ากับธุรกิจในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น ระบบจัดการใบเสร็จสำหรับธุรกิจค้าปลีกที่ต้องมีการตรวจสอบใบเสร็จ ณ จุดขายให้ตรงกับข้อมูลที่จัดเก็บในส่วนกลางอย่างสม่ำเสมอ, ระบบยกเลิกเอกสารสำหรับการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่เคยออกไปแล้วให้ยังคงติดตามการเปลี่ยนแปลงย้อนหลังได้, ระบบพิมพ์ใบเสร็จซ้ำสำหรับธุรกิจที่ต้องมีการออกใบเสร็จซ้ำให้แก่ลูกค้า ทีรองรับการทำ Fraud Detection ได้ รวมถึงระบบอื่นๆ อีกมากมายที่ Stream I.T. Consulting พร้อมจะพัฒนาต่อยอดต่อไปอีกในอนาคตเพื่อให้องค์กรต่างๆ สามารถดำเนินธุรกิจไปได้อย่างคล่องตัวสูงสุด พร้อมรับกับการเติบโตอย่างก้าวกระโดดไปด้วยกัน
Result: ธุรกิจสามารถตอบโจทย์ลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น ด้วยต้นทุนที่ลดลง
ด้วยความคล่องตัวในการจัดการเอกสารผ่านระบบ Digital Document Management Solution ก็ทำให้องค์กรต่างๆ สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเดินเรื่องต่างๆ, การออกเอกสาร, การปรับแต่งและแก้ไขเอกสาร, การออกเอกสารซ้ำ หรือแม้แต่การปรับเปลี่ยน Workflow ในการจัดการเอกสารเพื่อให้สามารถให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น ในขณะที่การมาของระบบเอกสารแบบ Digital เองนี้ก็ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในหลากหลายแง่มุม ทั้งค่าจัดเก็บเอกสาร, ค่าขนส่ง, ค่ารักษาความปลอดภัย และอื่นๆ อีกมากมาย ไปจนถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และการเพิ่มความสุขในการทำงานของพนักงานที่มีภาระทางด้านการจัดการเอกสารน้อยลงเป็นอย่างมาก
Future: Cloud สำหรับทุกๆ เอกสารในองค์กร
Stream I.T. Consulting ยังได้พัฒนาต่อยอดระบบ Digital Document Management Solution อย่างไม่หยุดยั้งด้วยการนำเทคโนโลยี Cloud Computing เข้ามาตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรที่หลากหลาย เพื่อให้องค์กรต่างๆ สามารถเริ่มต้นลงทุนในระบบ Digital Document Management Solution ได้อย่างรวดเร็วและคุ้มค่ายิ่งกว่าก่อน พร้อมทางเลือกสำหรับเทคโนโลยี Cloud ที่เพียบพร้อมไปด้วย Private Cloud, Public Cloud และ Hybrid Cloud
และนอกจากการให้บริการ Cloud ด้วย IBM SoftLayer และ IBM Bluemix แล้ว Stream I.T. Consulting เองก็ยังมีความเข้าใจในกลุ่มลูกค้าองค์กรไทยเป็นอย่างดี จึงได้มีการลงทุนสร้าง Cloud Data Center ขึ้นมาภายในประเทศไทย เพื่อให้บริการลูกค้าองค์กรไทยโดยเฉพาะได้อย่างมั่นใจอีกด้วย
เกี่ยวกับ Stream I.T. Consulting
ปรัชญา Digital First ที่มุ่งเน้นให้บริการในทุกแง่มุมเพื่อให้ลูกค้าองค์กรของ Stream I.T. Consulting สามารถแข่งขันในระดับโลกได้ด้วยการทำ Digital Transformation อย่างเต็มตัว ก็ทำให้พนักงานของ Stream I.T. Consulting กว่า 240 คนมุ่งมั่นที่จะให้บริการอย่างเต็มที่ทั้งทางด้าน Business และ IT ระดับมืออาชีพ ให้แก่กลุ่มลูกค้าจากทุกธุรกิจ ทั้งการเงิน, ประกันภัย, โทรคมนาคม, ค้าปลีก, สาธารณสุข, ราชการ และการศึกษา ด้วยเทคโนโลยี Data Center, Networking, Endpoint Computing, Security และ Software Development ที่ครอบคลุมพร้อมให้องค์กรต่างๆ ได้เลือกใช้งานทั้งแบบ On-premises, Private Cloud, Public Cloud และ Hybrid Cloud ได้อย่างครบถ้วน
