TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
เมื่อวันที่ 4 เมษายน 2560 ที่ผ่านมา ทาง Stream I.T. Consulting ได้จัดงาน Stream Innovation Day ขึ้น ณ โรงแรม Sofitel Bangkok Sukhumvit เพื่อแบ่งปันความรู้เรื่องการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับตอบโจทย์ด้านภาษีที่ถูกต้องตามระเบียบของกรมสรรพากร พร้อมนำเสนอโซลูชันระบบ Digital Report Center (DRC) ที่ทาง Stream I.T. Consulting พัฒนาขึ้นมาและเปิดให้เหล่าองค์กรเช่าใช้ได้ในราคาคุ้มค่าสำหรับการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ ทางทีมงาน TechTalkThai จึงขอนำเนื้อหาต่างๆ มาสรุปเอาไว้ให้ทุกท่านได้อ่านกันดังนี้
ระบบภาษีแบบ Digital 100%: ก้าวหนึ่งที่สำคัญสู่ Thailand 4.0
ปัจจุบันนี้หนึ่งในกระบวนการที่ยังทำให้หลายๆ องค์กรต้องมีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและใช้เวลาค่อนข้างมากในการจัดการ โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจองค์กรขนาดใหญ่นั้นก็คือประเด็นการจัดการทางด้านภาษี ที่นอกจากจะมีระเบียบต่างๆ เป็นจำนวนมากแล้ว ก็ยังมีข้อบังคับในแง่ของการที่องค์กรต้องส่งเอกสารในรูปแบบของกระดาษให้กับคู่ค้าหรือลูกค้าอยู่บ้าง ทำให้ที่ผ่านมาความพยายามในการก้าวไปสู่ระบบบัญชีและการเงินแบบ Paperless อย่างสมบูรณ์นั้นเป็นไปได้ยาก
อย่างไรก็ดี เดิมทีตามระเบียบของทางภาครัฐนั้น ได้มีกฎหมายรับรองการนำระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้อยู่แล้วตั้งแต่ปี 2545 ซึ่งเมื่อต่อยอดจากระเบียบชุดนี้ไปในอนาคต ปี 2562 ทางภาครัฐก็จะเริ่มบังคับให้ธุรกิจที่มีขนาดเกินกว่า 500 ล้านบาทต้องเริ่มใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบ 100% ในการยื่นภาษีกับทางภาครัฐแล้ว ดังนั้นเหล่าองค์กรธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ก็จึงต้องเริ่มศึกษากฎระเบียบและเทคโนโลยีเหล่านี้ เพื่อนำไปปรับใช้ให้ทันเวลาที่ภาครัฐบังคับ อีกทั้งยังเป็นการลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารกระดาษระยะยาวสำหรับธุรกิจไปด้วยในตัว เรียกได้ว่าเป็นขั้นตอนที่ทั้งภาครัฐและเอกชนจะได้ประโยชน์ร่วมกันนั่นเอง
4 หัวใจหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ภายในงานได้มีการสรุปถึง 4 หัวใจหลักที่ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องทำให้ได้ ในแบบฉบับที่อธิบายให้คนทั่วไปนอกสาย IT และนอกวงการบัญชีและภาษีฟังเข้าใจไปพร้อมๆ กันดังนี้
- สร้าง – สร้างเอกสารในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ก็คือการบันทึกข้อมูลแต่ละครั้งลงไปนั่นเอง ซึ่งการบันทึกข้อมูลเหล่านี้ก็ต้องมีการติดตามข้อมูลพื้นฐานได้ว่าใครเป็นผู้บันทึก บันทึกเมื่อไหร่ สิ่งที่บันทึกไว้คืออะไร
- ส่ง – ส่งเอกสารที่สร้างขึ้นมาไปจัดเก็บยังระบบกลาง
- รับ – ระบบกลางทำการบันทึกข้อมูลที่สร้างขึ้นมาเอาไว้อย่างปลอดภัยและทนทาน
- เก็บรักษา/ประมวลผล – จัดเก็บข้อมูลเอกสารเหล่านี้เอาไว้ไม่ให้สูญหาย, ไม่ให้ถูกแก้ไข และนำไปประมวลผลวิเคราะห์ต่างๆ รวมถึงเมื่อมีการเรียกนำมาใช้ ข้อมูลจะต้องถูกต้องตรงกับที่เคยสร้าง ส่ง รับเอาไว้อย่างครบถ้วน
และสำหรับการเซ็นต์เอกสารเหล่านี้ แน่นอนว่าท้ายที่สุดแล้วเทคโนโลยีการทำ Digital Signature ที่ใช้ Public Key และ Private Key เป็นหลักก็จะเข้ามามีบทบาทและเป็นที่ยอมรับในทางกฎหมายในยุคของ Thailand 4.0 ทำให้เอกสารทางการบัญชีและภาษีสามารถดำเนินการได้ในแบบ Digital ทั้งหมด
ส่วนในปัจจุบันก่อนที่ประเทศไทยจะก้าวเข้าสู่ยุคของ Thailand 4.0 อย่างเต็มตัว การเก็บข้อมูลเอกสารที่เป็นกระดาษควบคู่ไปกับเอกสารในรูปแบบ Digital เพื่อให้ง่ายต่อการสืบเสาะ ค้นหา ตรวจสอบ และนำมาใช้งานนั้นก็ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ได้รับความนิยมสูงและองค์กรต่างๆ ก็ควรเริ่มต้นที่จุดนี้ก่อน เพื่อให้การก้าวไปสู่โลกของ Digital แบบ 100% นั้นไม่กลายเป็นก้าวที่ใหญ่จนเกินไป
ทั้งนี้องค์กรใดที่ประสงค์จะยื่นเอกสารต่างๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นก็ไม่จำเป็นจะต้องขอใบอนุญาตแต่อย่างใด เพียงแค่ยื่นแบบจดแจ้งเท่านั้นก็ถือว่าถูกต้องแล้ว
Digital Report Center (DRC): โซลูชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาโดย Stream I.T. Consulting
เพื่อตอบรับต่อโจทย์ความต้องการในการจัดเก็บเอกสารรายงานต่างๆ ในรูป Digital ให้ง่ายต่อการนำมาใช้งานและค้นหา ซึ่งถือว่าเป็นงานที่ท้าทายเพราะการสร้างเอกสารในรูปแบบ Digital จากระบบงานต่างๆ นั้นก็สามารถมี Output ออกมาได้ในหลากหลาย Format จัดเก็บในไฟล์หลากหลายนามสกุล รวมถึงเอกสาร Digital ที่มาจากคู่ค้าหรือลูกค้าซึ่งองค์กรสามารถควบคุมรูปแบบได้ยากนั้น ก็ทำให้ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ต้องถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่องอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้การนำข้อมูลภายในเอกสารเหล่านั้นสามารถนำมาใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างที่เห็นภาพได้ชัด เช่น ข้อมูลรายงานการซื้อขายสินค้าในแต่ละวันที่ถูกส่งมาในรูปแบบของ PDF ซึ่งยากต่อทั้งการนำมาค้นหา, ใช้งาน, วิเคราะห์ เพราะแม้แต่การจะ Copy ข้อมูลเพื่อนำมาวิเคราะห์ต่อนั้นยังทำได้ยากกว่าข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ Excel หรือ .csv เป็นอย่างมาก อีกทั้ง PDF แต่ละไฟล์ก็ยังมีรูปแบบการจัดหน้าที่แตกต่างกัน ซึ่งถึงแม้จะง่ายต่อการที่มนุษย์จะเปิดอ่าน แต่ก็ยากต่อการที่จะนำมาวิเคราะห์ต่อในระบบ Digital นั่นเอง และนี่ก็เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของความซับซ้อนที่เกิดขึ้นในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
ระบบ Digital Report Center (DRC) ของ Stream I.T. Consulting นี้ จึงเป็นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถพัฒนาให้ระบบทำความเข้าใจในเอกสารที่ถูกจัดเรียงหน้ามาแต่ละรูปแบบเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาและดึงข้อมูลเหล่านั้นออกมาใช้งานได้ และทีมงานของ Stream I.T. Consulting ก็พร้อมที่จะช่วยพัฒนาให้ระบบรองรับกับเอกสารรูปแบบใหม่ๆ ที่องค์กรได้รับมาได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้ในระยะยาวแล้ว เอกสารในรูปแบบ Digital ทั้งหมดนั้นก็จะสามารถถูกจัดเก็บ, ค้นหา, เรียกใช้งาน และนำมาวิเคราะห์ประมวลผลได้ โดยที่องค์กรไม่ต้องลงทุนกับทีมพัฒนา Software ของตนเองเพิ่มเติม
ทั้งนี้ DRC ก็ยังรองรับต่อความต้องการในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อตอบโจทย์ของกรมสรรพากรแล้ว ทำให้การตรวจสอบบัญชีนั้นสามารถทำได้บนระบบ Digital โดยสมบูรณ์ ถูกต้องตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ ในประเทศไทย เพื่อให้องค์กรต่างๆ ที่ทำธุรกิจในประเทศไทยสามารถนำระบบ DRC ไปใช้งานได้ทันที
ผู้ที่สนใจระบบ DRC สามารถติดต่อทีมงาน Stream I.T. Consulting ได้โดยตรง
สำหรับองค์กรที่สนใจอยากทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ DRC นั้น สามารถติดต่อทีมงาน Stream I.T. Consulting ได้ที่อีเมล marketing@stream.co.th หรือ โทร. 0-2679-2233 รวมถึงสามารถติดตามข่าวสารผ่านทางเว็บไซต์ www.stream.co.th และ Facebook fan page: www.fb.com/streamitconsulting เพื่อขอรายละเอียดหรือสอบถามเกี่ยวกับการทำบัญชีและภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที
