Breaking News
AMR | Citrix Webinar: The Next New Normal

สรุปสิ่งที่ควรรู้ในการทำงานแบบ Remote จากประสบการณ์ตรง 5 ปีของทีมงาน TechTalkThai

เนื่องจากทีมงาน TechTalkThai เราทำงานกันแบบ Remote มาตั้งแต่วันแรกที่เปิดบริษัท ซึ่งก็เป็นเวลาประมาณ 5-6 ปีได้แล้ว ก็หวังว่าจะมีประสบการณ์บางส่วนที่น่าจะเป็นประโยชน์ให้กับทุกท่านได้นำไปใช้กันดังนี้ครับ

Credit: ShutterStock.com

ระดับส่วนบุคคล

  • เตรียมสถานที่ทำงานที่บ้านให้พร้อม ทั้งเครื่องคอม, Internet, สายชาร์จ
  • หาเวลาทดลองเชื่อมต่อเข้าระบบงานต่างๆ ของที่ทำงานจากที่บ้านให้พร้อม ส่วนบ.เล็กๆ อาจสลับไปใช้ Cloud ง่ายๆ แทนได้เลย
  • สื่อสารกับครอบครัวให้เข้าใจ ว่าการทำงานที่บ้านไม่ใช่การได้หยุดงาน เวลาทำงานอาจจะยืดหยุ่นขึ้นแต่ตอนทำงานก็คือต้องทำงาน และการรบกวนกันด้วยสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องก็อาจทำให้สมาธิในการทำงานหลุดไปได้
  • ทำใจให้ชินว่าหลังจากนี้การสื่อสารจะกลายเป็นสิ่งที่ใช้พลังเยอะขึ้น จากเมื่อก่อนแค่เดินข้ามโต๊ะไปคุย ก็จะกลายเป็นการโทรศัพท์, การสร้างห้องประชุมออนไลน์, การพิมพ์ในแชท ซึ่งเสียเวลาและพลังงานกว่าเดิมมาก และปริมาณการสื่อสารที่จะเกิดขึ้นในแต่ละวันจะเยอะขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ
  • ในทางกลับกัน ก่อนจะสื่อสารอะไรกับในทีมหรือกับลูกค้า ก็ต้องคิดหาประโยคหรือคำพูดในการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย การคุยแต่ละครั้งต้องมั่นใจว่าอีกฝ่ายเข้าใจว่าเราต้องการอะไร ผลลัพธ์แบบไหน ภายในเมื่อไหร่ ลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในการสื่อสารอันจะนำมาซึ่งความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุด
  • ถ้าหากคู่สนทนาสื่อสารไม่ดี ก็ต้องถามกลับให้ชัดเจน เพื่อให้เราทำงานได้อย่างไม่ผิดพลาดเช่นกัน
  • เลือกให้ดีว่าในการสื่อสารแต่ละครั้ง จะสื่อสารในช่องทางไหนจึงจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด อย่าใช้ช่องทางเดียวในการสื่อสารทุกเรื่อง เช่น อย่าเอาทุกอย่างไปใส่ในแชท บางทีโทรไปเลย หรือเมล์ไปหาก็อาจได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
  • ต้องพร้อมสื่อสารได้ในทุกช่องทางที่องค์กรจะใช้ ซึ่งก็จะตามมาด้วยปัญหาเชิงเทคนิคมากมาย ดังนั้นต้องเตรียมตัวให้พร้อมก่อนจะต้องสื่อสารกันจริงๆ
  • วางแผนเรื่องการทานอาหารให้ดี การทำงานจากที่บ้านจะเสียเวลากับเรื่องของกินมากขึ้นกว่าเดิมเยอะ แต่เอาเวลาเดินทางไปทำงานมาหักตรงนี้ออกก็จะพอดีๆ กัน
  • ใครเป็นหัวหน้างาน จะเหนื่อยขึ้นเยอะมากกับการติดตามงานของทุกคนในทีม ก็ต้องกันเวลาเอาไว้ช่วงหนึ่งเลย และคิด Workflow เอาไว้ด้วยว่าหากติดตามในช่องทางหลักแล้วไม่ได้ผล ควรทำอย่างไร
  • จัดการทบทวนว่ามี Contact ของทุกคนที่ต้องติดต่อในการทำงานทั้งภายในและภายนอกองค์กรครบหรือยัง ถ้ายังก็ควรต้องทำให้มีให้ได้
  • จัดการทบทวนว่ามีช่องทางในการเข้าใช้งาน Application ที่จำเป็นต่อการทำงานทั้งหมดและสามารถเข้าได้จริง รวมถึงสามารถติดต่อฝ่าย IT ให้มาช่วยแก้ไขปัญหาได้ ส่วนระบบไหนหากเข้าไม่ได้จริงๆ ต้องสื่อสารกับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องให้เข้าใจ และหาทางทำงานด้วยวิธีการอื่นๆ ทดแทนไประหว่างที่ปัญหายังไม่แก้ไข
  • อบรม Best Practice ในการใช้ Video Conference ให้กับแต่ละทีมให้ดี ให้มั่นใจว่าในแต่ละทีมจะมีคนที่ช่วยแก้ไขปัญหาเบื้องต้นในแต่ละห้องประชุมย่อยได้ และจัดการสิทธิ์เรื่องการสร้างห้องประชุมให้เรียบร้อย
  • หาทางทำ Task Management ส่วนตัวอย่างมีประสิทธิภาพ จะใช้ Task หรือ Calendar ทำก็ได้ และจะเป็นแบบ Online หรือ Offline ก็ได้ เพราะมีความเสี่ยงสูงที่เมื่อการสื่อสารมันยากขึ้นและเยอะขึ้นแล้ว เราจะหลุดงานบางอย่างไป

ระดับองค์กร

  • เลือกให้ชัดว่าในการทำงานแบบ Remote จะเป็นการทำงานแบบภายในกรอบเวลาเหมือนการทำงานตามปกติ หรือทำงานแบบยืดหยุ่นไม่ระบุเวลาตายตัว พร้อมคิด Protocol ในการสื่อสารงาน, เลือก Platform การพูดคุย และสื่อสารนโยบายเหล่านี้ให้พนักงาน
  • อธิบายให้ชัดเจนว่าจะจัดการกับค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นของพนักงานในการสื่อสารอย่างไร องค์กรมองว่าส่วนนี้คือค่าใช้จ่ายส่วนเดียวกับการเดินทางมาทำงาน หรือมองว่าคือสิ่งที่องค์กรต้องช่วยพนักงานรับผิดชอบ เพราะค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะสูงอย่างที่คิดไม่ถึงแน่นอน
  • ระบุให้ชัดว่าจะทำงานกันแบบ Synchronous คือในเวลางานถามไปต้องพร้อมตอบ หรือจะทำงานแบบ Asynchronous คือไว้ใจทุกคนให้ต่างคนต่างทำงานตามความรับผิดชอบไป และไม่ต้องตอบทันที แต่มาตอบในตอนที่สะดวกแทนได้
  • ประชุมแบบเชิญคนจำนวนมากให้น้อยลง หลายงานจริงๆ คุยกันแบบ 1-1 หรือใช้ Email ส่งหาหลายๆ คนแทนได้
  • อย่าใช้ช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายจนเกินไป ไม่อย่างนั้นจะทำงานลำบากมาก เพราะไม่มีทางรู้ได้เลยว่าจะมีใครสื่อสารมาช่องทางไหน ทางที่ดีไม่ควรมีเกิน 2-3 ช่องทาง และในช่องทางที่ฟังก์ชันซ้ำซ้อนกันอย่างเช่นแชทก็ต้องระบุให้ดีว่าจะใช้ระบบไหนในการทำอะไร
  • ถ้ามีข้อ Compliance อะไรที่ต้องระวัง ก็ต้องสื่อสารให้ชัดเจนด้วย
  • ต้องเข้าใจว่าการทำงานอาจจะเชื่องช้าลงบ้างจากการที่ทุกคนไม่ชิน และแนะนำให้เปลี่ยนวิธีการวัดผลจากความเร็วในการตอบรับ เป็นการวัดว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นตรงตาม Deadline ที่ต้องการหรือไม่แทน
  • ต้องทำใจบ้างหากสุดท้ายแล้วแต่ละทีมจะมีการใช้เครื่องมือในการทำงานที่ไม่เหมือนกันตามความถนัด ดังนั้นก็ต้องบอกหัวหน้าทีมให้ดีว่าหากต้องมีการสื่อสารข้ามทีม จะทำอย่างไรให้การสื่อสารยังลื่นไหลมีประสิทธิภาพ
  • กำหนดนโยบายเรื่องการเซ็นต์เอกสารให้ดี ใครที่มีความรับผิดชอบตรงนี้แล้วยังขาดเครื่องมืออะไร จะให้ใครทำแทน หรือจัดการอย่างไร ตรงนี้ต้องคิดให้รอบคอบ
  • ทำแผนผังให้ชัดเจนว่าการเข้าใช้ระบบงานใดจะต้องเข้าด้วยวิธีการไหน และหากพนักงานไม่สามารถเข้าได้ จะต้องติดต่อผู้ที่เกี่ยวข้องในการช่วยเหลืออย่างไร
  • ทดสอบเทคโนโลยีที่จะใช้ในการสื่อสารให้ดีก่อนประกาศใช้งานจริงเสมอ ทดลองใช้หลายๆ Scenario ไม่อย่างนั้นพอประกาศออกไปแล้วใช้งานจริงไม่ได้จะสร้างความสับสนและทำให้พนักงานขาดความเชื่อมั่นในส่วนกลาง แล้วออกไปหาเครื่องมือภายนอกมาใช้เองกันได้

การทำงานกับลูกค้า

  • ลองสื่อสารกับลูกค้าแบบ Remote ให้มากขึ้นด้วยช่องทางมาตรฐาน ซึ่งจริงๆ หลายๆ ที่ก็ไม่มีปัญหานี้อยู่แล้วเพราะทุกวันนี้ก็แชทคุยงานกันเป็นปกติแล้ว
  • เปลี่ยนกิจกรรมทางการตลาดและการขายที่เคยต้องพบปะลูกค้า มาเป็นการทำออนไลน์มากขึ้น โดยเฉพาะงาน PR, งานแถลงข่าว, งานสัมมนาที่ต้องพบปะผู้คนจำนวนมาก และมีทีมที่คอยเตรียมช่วยสนับสนุนการทดสอบระบบเหล่านี้ให้ดี
  • ทำใจบ้างถ้าลูกค้าหรือคู่ค้าจะไม่เข้าใจและต้องการพบหน้า ซึ่งตรงนี้องค์กรเองก็ต้องมีนโยบายที่ชัดว่าหากเกิดกรณีอย่างนี้ องค์กรจะตัดสินใจว่าให้งดเว้นการออกไปพบปะก่อน หรือจะยังให้ออกไปพบปะกันได้ตามเดิม

สุดท้ายนี้ก็ขอให้ทุกท่านทำงานกันได้อย่างราบรื่น ปลอดภัยจาก COVID-19 กันนะครับ



About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

สรุป Webinar ปกป้อง Multi Cloud และ Container ให้สอดคล้องกับพ.ร.บ.ด้วย Intrinsic Security โดย VMware NSX

ก่อนหน้านี้ทางทีมงาน VMware ได้มาเล่าเรื่องในหัวข้อ"ปกป้อง Multi Cloud และ Container ให้สอดคล้องกับพ.ร.บ.ด้วย Intrinsic Security โดย VMware NSX" ในงาน TechTalk Webinar ซึ่งก็ถือเป็นอีกหนึ่งหัวข้อที่ได้รับความสนใจจากผู้อ่านค่อนข้างมาก ทางทีมงาน TechTalkThai จึงขอนำเนื้อหามาสรุปเอาไว้ให้ผู้ที่อาจจะไม่มีเวลาชมคลิปเองได้อ่านกันสั้นๆ ดังนี้ครับ

สรุป Red Hat Webinar: Developer Productivity on Kubernetes with Red Hat OpenShift

หนึ่งในเรื่องที่คน IT หลายคนต้องเร่งเรียนรู้ในปีนี้ก็คือเรื่องของเทคโนโลยี Enterprise Container และในบทความนี้ทีมงาน TechTalkThai ก็จะขอสรุปเนื้อหาสั้นๆ จากงาน Red Hat Webinar: Developer Productivity on Kubernetes with Red Hat OpenShift เพื่อให้ทุกท่านได้รู้จักกับ Red Hat OpenShift กันมากขึ้นดังนี้ครับ