TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
เนื่องจากทีมงาน TechTalkThai เราทำงานกันแบบ Remote มาตั้งแต่วันแรกที่เปิดบริษัท ซึ่งก็เป็นเวลาประมาณ 5-6 ปีได้แล้ว ก็หวังว่าจะมีประสบการณ์บางส่วนที่น่าจะเป็นประโยชน์ให้กับทุกท่านได้นำไปใช้กันดังนี้ครับ
ระดับส่วนบุคคล
- เตรียมสถานที่ทำงานที่บ้านให้พร้อม ทั้งเครื่องคอม, Internet, สายชาร์จ
- หาเวลาทดลองเชื่อมต่อเข้าระบบงานต่างๆ ของที่ทำงานจากที่บ้านให้พร้อม ส่วนบ.เล็กๆ อาจสลับไปใช้ Cloud ง่ายๆ แทนได้เลย
- สื่อสารกับครอบครัวให้เข้าใจ ว่าการทำงานที่บ้านไม่ใช่การได้หยุดงาน เวลาทำงานอาจจะยืดหยุ่นขึ้นแต่ตอนทำงานก็คือต้องทำงาน และการรบกวนกันด้วยสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องก็อาจทำให้สมาธิในการทำงานหลุดไปได้
- ทำใจให้ชินว่าหลังจากนี้การสื่อสารจะกลายเป็นสิ่งที่ใช้พลังเยอะขึ้น จากเมื่อก่อนแค่เดินข้ามโต๊ะไปคุย ก็จะกลายเป็นการโทรศัพท์, การสร้างห้องประชุมออนไลน์, การพิมพ์ในแชท ซึ่งเสียเวลาและพลังงานกว่าเดิมมาก และปริมาณการสื่อสารที่จะเกิดขึ้นในแต่ละวันจะเยอะขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ
- ในทางกลับกัน ก่อนจะสื่อสารอะไรกับในทีมหรือกับลูกค้า ก็ต้องคิดหาประโยคหรือคำพูดในการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย การคุยแต่ละครั้งต้องมั่นใจว่าอีกฝ่ายเข้าใจว่าเราต้องการอะไร ผลลัพธ์แบบไหน ภายในเมื่อไหร่ ลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในการสื่อสารอันจะนำมาซึ่งความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุด
- ถ้าหากคู่สนทนาสื่อสารไม่ดี ก็ต้องถามกลับให้ชัดเจน เพื่อให้เราทำงานได้อย่างไม่ผิดพลาดเช่นกัน
- เลือกให้ดีว่าในการสื่อสารแต่ละครั้ง จะสื่อสารในช่องทางไหนจึงจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด อย่าใช้ช่องทางเดียวในการสื่อสารทุกเรื่อง เช่น อย่าเอาทุกอย่างไปใส่ในแชท บางทีโทรไปเลย หรือเมล์ไปหาก็อาจได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
- ต้องพร้อมสื่อสารได้ในทุกช่องทางที่องค์กรจะใช้ ซึ่งก็จะตามมาด้วยปัญหาเชิงเทคนิคมากมาย ดังนั้นต้องเตรียมตัวให้พร้อมก่อนจะต้องสื่อสารกันจริงๆ
- วางแผนเรื่องการทานอาหารให้ดี การทำงานจากที่บ้านจะเสียเวลากับเรื่องของกินมากขึ้นกว่าเดิมเยอะ แต่เอาเวลาเดินทางไปทำงานมาหักตรงนี้ออกก็จะพอดีๆ กัน
- ใครเป็นหัวหน้างาน จะเหนื่อยขึ้นเยอะมากกับการติดตามงานของทุกคนในทีม ก็ต้องกันเวลาเอาไว้ช่วงหนึ่งเลย และคิด Workflow เอาไว้ด้วยว่าหากติดตามในช่องทางหลักแล้วไม่ได้ผล ควรทำอย่างไร
- จัดการทบทวนว่ามี Contact ของทุกคนที่ต้องติดต่อในการทำงานทั้งภายในและภายนอกองค์กรครบหรือยัง ถ้ายังก็ควรต้องทำให้มีให้ได้
- จัดการทบทวนว่ามีช่องทางในการเข้าใช้งาน Application ที่จำเป็นต่อการทำงานทั้งหมดและสามารถเข้าได้จริง รวมถึงสามารถติดต่อฝ่าย IT ให้มาช่วยแก้ไขปัญหาได้ ส่วนระบบไหนหากเข้าไม่ได้จริงๆ ต้องสื่อสารกับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องให้เข้าใจ และหาทางทำงานด้วยวิธีการอื่นๆ ทดแทนไประหว่างที่ปัญหายังไม่แก้ไข
- อบรม Best Practice ในการใช้ Video Conference ให้กับแต่ละทีมให้ดี ให้มั่นใจว่าในแต่ละทีมจะมีคนที่ช่วยแก้ไขปัญหาเบื้องต้นในแต่ละห้องประชุมย่อยได้ และจัดการสิทธิ์เรื่องการสร้างห้องประชุมให้เรียบร้อย
- หาทางทำ Task Management ส่วนตัวอย่างมีประสิทธิภาพ จะใช้ Task หรือ Calendar ทำก็ได้ และจะเป็นแบบ Online หรือ Offline ก็ได้ เพราะมีความเสี่ยงสูงที่เมื่อการสื่อสารมันยากขึ้นและเยอะขึ้นแล้ว เราจะหลุดงานบางอย่างไป
ระดับองค์กร
- เลือกให้ชัดว่าในการทำงานแบบ Remote จะเป็นการทำงานแบบภายในกรอบเวลาเหมือนการทำงานตามปกติ หรือทำงานแบบยืดหยุ่นไม่ระบุเวลาตายตัว พร้อมคิด Protocol ในการสื่อสารงาน, เลือก Platform การพูดคุย และสื่อสารนโยบายเหล่านี้ให้พนักงาน
- อธิบายให้ชัดเจนว่าจะจัดการกับค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นของพนักงานในการสื่อสารอย่างไร องค์กรมองว่าส่วนนี้คือค่าใช้จ่ายส่วนเดียวกับการเดินทางมาทำงาน หรือมองว่าคือสิ่งที่องค์กรต้องช่วยพนักงานรับผิดชอบ เพราะค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะสูงอย่างที่คิดไม่ถึงแน่นอน
- ระบุให้ชัดว่าจะทำงานกันแบบ Synchronous คือในเวลางานถามไปต้องพร้อมตอบ หรือจะทำงานแบบ Asynchronous คือไว้ใจทุกคนให้ต่างคนต่างทำงานตามความรับผิดชอบไป และไม่ต้องตอบทันที แต่มาตอบในตอนที่สะดวกแทนได้
- ประชุมแบบเชิญคนจำนวนมากให้น้อยลง หลายงานจริงๆ คุยกันแบบ 1-1 หรือใช้ Email ส่งหาหลายๆ คนแทนได้
- อย่าใช้ช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายจนเกินไป ไม่อย่างนั้นจะทำงานลำบากมาก เพราะไม่มีทางรู้ได้เลยว่าจะมีใครสื่อสารมาช่องทางไหน ทางที่ดีไม่ควรมีเกิน 2-3 ช่องทาง และในช่องทางที่ฟังก์ชันซ้ำซ้อนกันอย่างเช่นแชทก็ต้องระบุให้ดีว่าจะใช้ระบบไหนในการทำอะไร
- ถ้ามีข้อ Compliance อะไรที่ต้องระวัง ก็ต้องสื่อสารให้ชัดเจนด้วย
- ต้องเข้าใจว่าการทำงานอาจจะเชื่องช้าลงบ้างจากการที่ทุกคนไม่ชิน และแนะนำให้เปลี่ยนวิธีการวัดผลจากความเร็วในการตอบรับ เป็นการวัดว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นตรงตาม Deadline ที่ต้องการหรือไม่แทน
- ต้องทำใจบ้างหากสุดท้ายแล้วแต่ละทีมจะมีการใช้เครื่องมือในการทำงานที่ไม่เหมือนกันตามความถนัด ดังนั้นก็ต้องบอกหัวหน้าทีมให้ดีว่าหากต้องมีการสื่อสารข้ามทีม จะทำอย่างไรให้การสื่อสารยังลื่นไหลมีประสิทธิภาพ
- กำหนดนโยบายเรื่องการเซ็นต์เอกสารให้ดี ใครที่มีความรับผิดชอบตรงนี้แล้วยังขาดเครื่องมืออะไร จะให้ใครทำแทน หรือจัดการอย่างไร ตรงนี้ต้องคิดให้รอบคอบ
- ทำแผนผังให้ชัดเจนว่าการเข้าใช้ระบบงานใดจะต้องเข้าด้วยวิธีการไหน และหากพนักงานไม่สามารถเข้าได้ จะต้องติดต่อผู้ที่เกี่ยวข้องในการช่วยเหลืออย่างไร
- ทดสอบเทคโนโลยีที่จะใช้ในการสื่อสารให้ดีก่อนประกาศใช้งานจริงเสมอ ทดลองใช้หลายๆ Scenario ไม่อย่างนั้นพอประกาศออกไปแล้วใช้งานจริงไม่ได้จะสร้างความสับสนและทำให้พนักงานขาดความเชื่อมั่นในส่วนกลาง แล้วออกไปหาเครื่องมือภายนอกมาใช้เองกันได้
การทำงานกับลูกค้า
- ลองสื่อสารกับลูกค้าแบบ Remote ให้มากขึ้นด้วยช่องทางมาตรฐาน ซึ่งจริงๆ หลายๆ ที่ก็ไม่มีปัญหานี้อยู่แล้วเพราะทุกวันนี้ก็แชทคุยงานกันเป็นปกติแล้ว
- เปลี่ยนกิจกรรมทางการตลาดและการขายที่เคยต้องพบปะลูกค้า มาเป็นการทำออนไลน์มากขึ้น โดยเฉพาะงาน PR, งานแถลงข่าว, งานสัมมนาที่ต้องพบปะผู้คนจำนวนมาก และมีทีมที่คอยเตรียมช่วยสนับสนุนการทดสอบระบบเหล่านี้ให้ดี
- ทำใจบ้างถ้าลูกค้าหรือคู่ค้าจะไม่เข้าใจและต้องการพบหน้า ซึ่งตรงนี้องค์กรเองก็ต้องมีนโยบายที่ชัดว่าหากเกิดกรณีอย่างนี้ องค์กรจะตัดสินใจว่าให้งดเว้นการออกไปพบปะก่อน หรือจะยังให้ออกไปพบปะกันได้ตามเดิม
สุดท้ายนี้ก็ขอให้ทุกท่านทำงานกันได้อย่างราบรื่น ปลอดภัยจาก COVID-19 กันนะครับ
