เปลี่ยนการทำงานของธุรกิจองค์กรให้เป็นแบบ Paperless และ Online ได้ง่ายๆ พร้อมใช้งานได้ทันที ด้วย K2 SmartOffice

ท่ามกลางวิกฤตโรคระบาดในปี 2020 นี้ หลายธุรกิจองค์กรเองก็ได้เริ่มปรับตัวไปสู่การนำบริการ Cloud และระบบ Business Application หลากหลายเข้ามาใช้เพื่อดำเนินธุรกิจ เปลี่ยนการทำงานและประสานงานผ่านกระดาษมาสู่เทคโนโลยีดิจิทัลแทนอย่างเต็มตัวกันมากขึ้น

Nintex ในฐานะของผู้นำทางด้านระบบ Digital Process Automation ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเปลี่ยนกระบวนการการทำงานแบบเดิม ๆ มาสู่การทำงานแบบ Paperless บนระบบออนไลน์ที่มีการจัดการและดำเนินการให้แบบอัตโนมัติ ก็ต้องการที่จะช่วยให้ธุรกิจองค์กรไทยสามารถปรับตัวสู่โลกของดิจิทัลได้อย่างสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น จึงได้ทำการพัฒนาระบบ K2 SmartOffice ที่เป็นระบบ Paperless สำเร็จรูปตั้งต้นที่มีแบบฟอร์มธุรกิจพื้นฐานให้พร้อมใช้งานได้ทันที 25 ฟอร์มที่รองรับการทำงานถึง 5 แผนก พร้อมเปิดให้มีการพัฒนาแบบฟอร์มใหม่ๆ สำหรับใช้งานในธุรกิจเพิ่มเติมได้ในภายหลังอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

มีระบบ ERP แล้ว ทำไมยังต้องมีระบบ Form หรือ Workflow แยกอีก?

โดยทั่วไปแล้วหลายธุรกิจเองก็อาจมีการใช้ Enterprise Resource Planning หรือ ERP ในการบริหารจัดการธุรกิจอยู่แล้ว ซึ่งธุรกิจที่ใช้ระบบ ERP ก็มักพบกับความท้าทายหรือปัญหาในรูปแบบที่คล้ายคลึงกัน ได้แก่

  1. ระบบมีความซับซ้อน ปรับแต่งแก้ไขได้ยาก ต้องอาศัยบุคลากรผู้เชี่ยวชาญภายนอกมาปรับแต่งให้ ซึ่งก็มักใช้เวลานาน และมีค่าใช้จ่ายที่สูง
  2. ธุรกิจเองยังไม่มีโจทย์ที่ชัดเจนในการวางแผนส่วนนี้ และต้องการค่อยๆ จัดการวางระบบทีละส่วนต่อยอดเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ
  3. ด้วยความเปลี่ยนแปลงอันรวดเร็วที่เกิดขึ้นกับธุรกิจทั่วโลก ทำให้กระบวนการทำงานต้องมีการปรับเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา และธุรกิจต้องการเครื่องมือที่สามารถปรับแต่งตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปได้อย่างยืดหยุ่น

ด้วยเหตุนี้เอง แนวทางหนึ่งที่หลายธุรกิจองค์กรเลือกใช้ ก็คือการวางระบบ ERP ให้ครอบคลุมกับความต้องการหลักๆ ของธุรกิจ และนำระบบเสริมอื่น ๆ มาต่อยอดในความต้องการส่วนที่เหลือ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการปรับธุรกิจสู่ดิจิทัล และทำให้ค่าใช้จ่ายในการลงทุนพัฒนาระบบ ERP นั้นไม่สูงจนเกินไป

K2 Platform คือระบบ Digital Process Automation ที่เปิดให้ผู้ใช้งานซึ่งไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญทางด้านเทคโนโลยีนั้น สามารถเข้ามาทำการสร้างแบบฟอร์มและ Workflow ต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานที่ต้องการได้ เช่น การสร้างแบบฟอร์มให้มีการบันทึกข้อมูลได้ตามต้องการ, การวางระบบให้มีการอนุมัติตามลำดับสายงาน, การจัดเก็บบันทึกวิเคราะห์ข้อมูล, การนำข้อมูลจากแบบฟอร์มหนึ่งๆ ไปดำเนินการอัตโนมัติต่อในกระบวนการอื่น ๆ หรือส่งต่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง และอื่น ๆ อีกมากมาย เพื่อเติมเต็มกระบวนการปลีกย่อยที่ระบบ ERP อาจไม่ได้รองรับมาก่อน และสามารถทำการรับส่งข้อมูลระหว่างระบบ ERP กับ K2 Platform ได้ เพื่อให้สามารถผสานระบบและข้อมูลร่วมกันได้นั่นเอง

หลายธุรกิจนั้นเลือกใช้ K2 Platform จาก Nintex มาเป็นส่วนเสริมให้กับระบบ ERP ที่มีอยู่ โดยการพัฒนาแบบฟอร์มสำหรับรองรับ Process ที่ต้องการ และส่งข้อมูลผลลัพธ์หลังจากผ่านการอนุมัติหรือการดำเนินการไปแล้วเพื่อไปบันทึกหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลบนระบบ ERP โดยใช้ทีมงานในฝ่ายธุรกิจเป็นผู้พัฒนาแบบฟอร์มด้วยตนเอง ทำให้ธุรกิจยังคงสามารถพัฒนาระบบบริหารจัดการธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง โดยที่ไม่ต้องจ้างทีมผู้เชี่ยวชาญด้าน ERP และไม่ต้องเสียเวลากับการทำความเข้าใจ Requirement ของฝ่ายธุรกิจ รวมถึงยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ นอกเหนือจาก ERP เช่นระบบ CRM, HRM และอื่น ๆ อีกมากมายได้

K2 SmartOffice ระบบบริหารจัดการการทำงานแบบ Paperless กว่า 25 แบบฟอร์ม ที่พร้อมเชื่อมต่อระบบ ERP หรือระบบบัญชี/การเงินที่มีอยู่ได้ทันที

ถึงแม้ K2 Platform นั้นจะเปิดให้ธุรกิจสามารถพัฒนาแบบฟอร์มและ Process ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของตนเองได้อย่างอิสระ แต่หลายธุรกิจในช่วงแรกเริ่มนั้นถึงแม้จะมีความรู้ด้านการพัฒนาระบบบน K2 แล้ว ก็อาจต้องใช้เวลาเริ่มต้นไปกับการลองผิดลองถูกพัฒนาระบบขึ้นมาบ้างอยู่เช่นกัน

ทีมงาน Nintex ในประเทศไทยนั้นเข้าใจในประเด็นปัญหาตรงนี้เป็นอย่างดี และอยากช่วยให้ธุรกิจไทยสามารถปรับตัวสู่การทำงานแบบ Paperless ได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น จึงได้ทำการพัฒนา K2 SmartOffice ที่ได้รวมเอา 25 แบบฟอร์มที่พร้อมใช้งานได้เลยมาให้ธุรกิจองค์กรเริ่มใช้เป็นจุดตั้งต้น ก่อนที่จะต่อยอดระบบในรูปแบบที่ตนเองต้องการ ด้วยความสามารถโดดเด่น 4 ประการ ดังนี้

1) 25 แบบฟอร์มพร้อมใช้งานสำหรับ 5 แผนกในทุกธุรกิจ ปรับแต่งได้ตามใจ รองรับภาษาไทย

ในระบบเริ่มต้นนี้จะมาพร้อมกับแบบฟอร์มด้วยกันถึง 25 แบบฟอร์ม ครอบคลุมการใช้งานในแผนก HR, IT, Operations, Finance และ Management Office โดยครอบคลุมกระบวนการหลักๆ ดังนี้

  • HR: ระบบจัดการพนักงานเข้าใหม่, ระบบสอบถามข้อมูลทางด้าน HR สำหรับพนักงาน, ระบบลางาน, ระบบขอรับการฝึกอบรม, ระบบขอชุดพนักงาน, ระบบขอหนังสือรับรองสำหรับพนักงาน,ระบบจัดการพนักงานลาออก, 
  • IT: ระบบขออุปกรณ์ทางด้าน IT สำหรับพนักงาน, ระบบขอรับบริการทาง IT, ระบบขอเข้าใช้ระบบต่าง ๆ ภายในบริษัท, ระบบขอเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลบริษัท
  • Operations: ระบบประกาศข่าวสารบริษัท, ระบบบันทึกเวลาทำงาน, ระบบตรวจสอบเอกสารทั่วไป, ระบบจัดการการประชุม, ระบบจองห้อง, ระบบแจกจ่ายงานให้กับพนักงานในสังกัด,ระบบบันทึกผู้ติดต่อ, ระบบขอทำงานนอกสถานที่, ระบบขออนุญาตทำงานล่วงเวลา
  • Finance: ระบบเบิกเงินทดรองล่วงหน้า, ระบบเบิกค่าใช้จ่าย
  • Management Office: ระบบบันทึกและออกเลขเอกสารขาเข้า, ระบบบันทึกและออกเลขเอกสารขาออก, ระบบจองยานพาหนะ

จะเห็นได้ว่าหลายระบบในนี้เป็นระบบที่ ERP ทั่วไปอาจจะไม่มีให้ใช้งาน แต่การมีระบบเหล่านี้จะทำให้การทำงานในแผนกต่าง ๆ นั้นมีความสะดวกและเป็นระบบระเบียบมากขึ้น พร้อมมีข้อมูลในการทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น และช่วยให้การสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์กรมีความเป็นระบบ มีข้อมูลครบถ้วน ช่วยให้การทำงานโดยรวมมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง

ทั้งนี้ในแต่ละระบบย่อยนี้ K2 Platform ก็จะมีระบบสถิติข้อมูลภาพรวมให้ เพื่อให้แต่ละแผนกสามารถเห็นถึงปริมาณงานที่เกิดขึ้นและแนวโน้มที่น่าสนใจในการทำงานจริงได้ ในขณะที่พนักงานแต่ละคนเองก็จะมีหน้าสรุปรวมว่าตนเองนั้นเคยส่งแบบฟอร์มใดไปบ้าง และมีความคืบหน้ากับแบบฟอร์มนั้นอย่างไร รวมถึงหัวหน้าฝ่าย ผู้จัดการ หรือผู้บริหารเองก็จะได้รับแบบฟอร์มต่าง ๆ เพื่อทำการอนุมัติได้ในระบบทันที

ตัวระบบเองสามารถทำการกำหนด Logic ในการประมวลผลข้อมูลแบบฟอร์มให้แตกต่างกันไปตามเงื่อนไขที่กำหนดได้ เช่น ถ้าหากเป็นการขอทดรองจ่ายในงบประมาณที่ไม่สูงนัก ก็อาจให้พนักงานคนใดก็ได้ในฝ่ายการเงินอนุมัติ แต่ถ้าหากมีการร้องขอทดรองจ่ายงบประมาณหลักหมื่นหรือหลักแสน ก็อาจต้องให้หัวหน้าแผนกหรือผู้บริหารในฝ่ายการเงินตรวจสอบและอนุมัติด้วยตนเอง เป็นต้น

2) เข้าถึงฟอร์มได้จากทุกที่ทุกเวลาบนทุกอุปกรณ์อย่างมั่นคงปลอดภัย

ระบบแบบฟอร์มที่สร้างขึ้นบน K2 Platform นี้จะสามารถถูกเปิดได้บนทั้ง PC, Tablet และ Smartphone ได้อย่างสมบูรณ์ ทำให้สามารถทำงานได้จากทุกที่ทุกเวลาบนทุกอุปกรณ์ ซึ่งผู้ใช้งานนั้นต้องทำการ Login เข้าระบบก่อนใช้งาน และผู้ใช้งานแต่ละคนจะสามารถเข้าถึงฟอร์มหรือหน้าจอต่าง ๆ ได้เฉพาะเท่าที่ตนเองได้รับสิทธิ์เท่านั้น

3) เชื่อมต่อระบบ ERP และ Business Application ได้ตามต้องการ

การใช้งาน K2 SmartOffice นี้สามารถใช้งานแบบ Standalone เดี่ยว ๆ ไม่ยุ่งเกี่ยวกับระบบใด ๆ ก็ได้ หรือจะมีการผสานระบบเข้ากับระบบ ERP เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันก็ได้เช่นกัน โดยสำหรับการใช้งานโดยไม่มีการเชื่อมต่อระบบ ERP นั้นจะสามารถติดตั้งใช้งานสำเร็จได้ภายในเวลาเพียงหนึ่งสัปดาห์ แต่ถ้าหากต้องการผสานระบบ ERP ด้วยก็อาจใช้เวลามากกว่านั้นไม่นาน ดังนั้นธุรกิจจึงสามารถเริ่มต้นใช้งานระบบของ K2 Platform ก่อนได้เลย ก่อนที่จะค่อยๆ ผสานระบบเข้ากับ ERP ในภายหลัง

4) ต่อยอดสู่การทำ Paperless อย่างเต็มตัวกับ Low-Code Platform จาก K2 Platform

หลังจากที่ใช้งาน K2 SmartOffice จนเริ่มคุ้นชินแล้ว ธุรกิจองค์กรเองก็อาจมีแผนพัฒนาแบบฟอร์มใหม่ๆ เพื่อรองรับกระบวนการทำงานอื่นๆ เพิ่มเติมในภายหลัง ซึ่งระบบของ K2 เองก็รองรับการพัฒนา Application เหล่านี้ขึ้นมาได้โดยไม่ต้องมี Software Developer เข้ามาเกี่ยวข้องแต่อย่างใด หรือหากมี Software Developer ระบบก็อาจพัฒนาได้เร็วขึ้นและสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ด้วยคุณสมบัติดังนี้

  • สามารถสร้างหน้าจอของระบบได้ในแบบ Drag & Drop โดยสามารถเปิดใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์
  • สามารถกำหนด Logic การทำงานของ Application ได้ในแบบ Flowchart
  • ภายในระบบมีฐานข้อมูลของตนเอง และยังสามารถเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูลที่หลากหลายได้ตามต้องการ
  • สามารถเชื่อมต่อ API กับระบบภายนอกได้

ที่ผ่านมา ธุรกิจทั่วโลกและธุรกิจองค์กรไทยหลายแห่งนั้นได้มีการใช้งาน K2 Platform มาเป็นเวลานานหลายสิบปีแล้ว และจุดเด่นด้านการเปิดให้ผู้ใช้งานทั่วไปสามารถพัฒนาระบบ Application หรือแบบฟอร์มขึ้นมาได้เองนี้ ก็ทำให้ธุรกิจมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น และปรับตัวสู่การทำ Digital Transformation ได้อย่างรวดเร็ว

ทดลองใช้งาน K2 SmartOffice ได้ทันที ไม่มีค่าใช้จ่าย

ผู้ที่สนใจสามารถทำการลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งาน K2 SmartOffice ได้ทันทีที่ Link นี้ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ และสามารถทดสอบระบบได้นานถึง 30 วันครบทั้ง 25 แบบฟอร์ม

ติดต่อทีมงาน Nintex  ได้ทันที

ผู้ที่สนใจสามารถติดต่อทีมงาน Nintex ได้ทันทีที่อีเมล์ sumana.khuarattanachai@nintex.com โทร 086-898-1177


Check Also

เชิญร่วมงานสัมมนา The Future of IoT Home Innovation | 28 ต.ค. 11:00 น.

TP-Link ขอเชิญผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานด้าน IT เข้าร่วมงานสัมมนาออนไลน์ “The Future of IoT Home Innovation” เพื่อเรียนรู้แนวทางการเปลี่ยนบ้านของคุณให้กลายเป็น Smart Home พร้อมอัปเดตสินค้า IoT …

Teachme Biz – ดูคู่มือการทำงานในปี 2021 แพลตฟอร์ม Visual SOP Management ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วให้กับธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ

ในการเรียนรู้ที่จะทำสิ่งใดสักอย่างนั้น คู่มือคืออุปกรณ์พื้นฐานในการเริ่มต้น และในยุคดิจิทัลนี้ Teachme Biz เสนอแพลตฟอร์มที่เข้ามาช่วยให้ธุรกิจสามารถประยุกต์คู่มือไปได้ไกลกว่านั้น ให้นอกจากการเริ่มต้นเรียนรู้งานแล้ว ยังสามารถใช้ในการทบทวน อ้างอิง อัพเดทความรู้ และอื่นๆอีกหลากหลายรูปแบบ หลักการทำงานของคู่มือบน Teachme Biz คือการใช้รูปภาพ/วิดีโอเพื่อช่วยในการเรียนรู้ขั้นตอนดำเนินธุรกิจ …