James Cook University กับความสัมพันธ์ของดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันและการสร้างความยั่งยืน [Guest Post]

บทความโดย พอล เพตเตอร์สัน ประธานประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก บริษัท Pexip

มหาวิทยาลัยชั้นนำอย่าง James Cook University ตัดสินใจใช้ Pexip ในการแก้ปัญหาระบบเทคโนโลยีวิดีโอรุ่นเก่าที่มีอยู่ตามห้องต่าง ๆ โดยยึดหลักผลตอบแทนจากการลงทุนที่เหมาะสม และปฏิบัติตามพันธสัญญาด้านความยั่งยืน

มีเรื่องให้ต้องขบคิดหลายประการเมื่อคุณกำลังใช้งานโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารดิจิทัลของ มหาวิทยาลัยเจมส์ คุก (James Cook University: JCU) ประเทศออสเตรเลีย ซึ่งมีวิทยาเขตอยู่ในหลาย ๆ เมือง อย่าง ทาวน์สวิลล์, แคนส์, แมคเคย์, เกาะเธอร์สเดย์ นี่ไม่ได้หมายรวมถึงวิทยาเขตที่ประเทศสิงคโปร์ และวิทยาเขตขนาดเล็กอีกหลายแห่ง

การสื่อสารด้วยวิดีโอเป็นช่องทางสำคัญในการเชื่อมต่อกับนักศึกษาราว 15,000 คน เจ้าหน้าที่อีกราว 5,000 คน ซึ่งเป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้หลักสูตรการเล่าเรียนที่นี่ที่โดดเด่นและมีชีวิตชีวา

JCU ผู้นำด้านการวิจัยและนวัตกรรมเขตร้อน

มหาวิทยาลัยเจมส์ คุก มีความโดดเด่นด้านวิชาการในหลาย ๆ สาขา โดยเฉพาะสาขาวิชาเฉพาะทางอย่างชีววิทยาทางทะเลและน้ำจืด, การอนุรักษ์ความหลากหลายทางชีวภาพ และการวิจัยสมอง เป็นมหาวิทยาลัยอันดับ 1 ของโลกด้านชีววิทยาทางทะเลและน้ำจืด และอันดับ 2 ด้านการอนุรักษ์ความหลากหลายทางชีวภาพ โดย JCU มีศูนย์และสถาบันวิจัยเฉพาะทาง 21 แห่ง วิทยาเขต 8 แห่งในออสเตรเลีย รวมถึงวิทยาเขตนานาชาติในสิงคโปร์

มหาวิทยาลัยยังให้ความสำคัญกับการขยายโอกาสเชิงรุกออกไปยังสถานที่หรือกลุ่มประชากรที่ไม่มีโอกาสในการเข้าถึงการศึกษา อาทิ ชุมชนและประชากรพื้นเมืองในท้องถิ่น ซึ่งบ่อยครั้งที่ชุมชนต่าง ๆ ไม่สามารถเข้าถึงหรือเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีของ JCU ซึ่งเปรียบเสมือนการขาดสะพานเชื่อมความเหลื่อมล้ำทางดิจิทัล โดยเฉพาะการมีส่วนร่วมของชุมชนด้วยการใช้วิดีโอ เหมือนการใช้งานขององค์กรหรือการประชุมคณะกรรมการบริหาร

คุณเควิน เลน หัวหน้าฝ่ายโซลูชันโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัล ประจำอยู่ที่วิทยาเขตทาวน์สวิลล์ของ JCU กล่าวว่า “การสื่อสารผ่านวิดีโอเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่เราทำอยู่เป็นประจำ เราคือสถาบันการศึกษา ซึ่งต้องใช้วิดีโอเพื่อการศึกษาเป็นอย่างมาก”

“หากแพลตฟอร์มวิดีโอของเราล้มเหลว และเราไม่สามารถสอนผ่านการประชุมทางวิดีโอได้ มันจะส่งผลกระทบต่อกระบวนการเรียนการสอนอย่างมาก มันยากที่จะกำหนดมูลค่าตัวเลขในทางธุรกิจ แต่จะส่งผลกระทบอย่างมาก”

มองหาโซลูชันที่ยืดหยุ่น ปรับขยายได้ และทำงานร่วมกันได้

ทีมงานของ คุณเลน เป็นผู้รับผิดชอบโครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายการสื่อสารทั้งหมดของ JCU รวมถึงระบบโทรศัพท์สำหรับกิจกรรมอื่น ๆ ของมหาวิทยาลัย, การประชุมผ่านวิดีโอ และระบบการรักษาความปลอดภัยของเครือข่าย ซึ่งคุณเลน กล่าวว่า ห้องประชุมที่สามารถสื่อสารผ่านวิดีโอได้ของมหาวิทยาลัย ซึ่งรวมถึงอุปกรณ์ประชุมทางไกลผ่านจอภาพอย่าง Tandberg รวมถึงอุปกรณ์อื่น ๆ ของ Cisco นั้นล้าสมัยจนไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้ขายอีกต่อไป

JCU ตัดสินใจว่า การอัปเดตแค่อุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอสำหรับการใช้งานในอนาคต ซึ่งเป็นยุคที่ผู้คนจำนวนมากต้องการเข้าถึงวิดีโอบนอุปกรณ์ของตนเอง เนื่องจากการใช้งานประชุมวิดีโอจะกลายเป็นรูปแบบบริการซอฟต์แวร์บนเทคโนโลยีคลาวด์ (SaaS) ผนวกด้วยเทคโนโลยีในการแปลงและบีบอัดไฟล์วิดีโอ จะกลายเป็นเรื่องปรกติของการสื่อสาร “อุปกรณ์ที่ JCU มีอยู่มันไม่ได้เป็นอย่างที่โลกกำลังมุ่งหน้าไป” คุณเลน กล่าว

“คนในมหาวิทยาลัยเริ่มปฏิเสธการใช้ระบบการประชุมทางวิดีโอที่ JCU มีอยู่ เรื่องนี้กลายเป็นปัญหา และหัวข้อสนทนาระหว่างผมและทีมงาน ที่ผมพยายามหาทางออก และพวกเขากล่าวว่า คุณเคยลองพิจารณาผู้ให้บริการโซลูชันการสื่อสารวิดีโอที่ชื่อ Pexip หรือไม่?” 

ทำไม Pexip กลายเป็นคำตอบสุดท้าย

จากการพูดคุยถึงปัญหาเรื่องการประชุมดังกล่าว เป็นจุดเริ่มต้นให้เกิดความร่วมมือระหว่าง JCU กับ Pexip เมื่อมหาวิทยาลัยตัดสินใจไม่ผูกระบบการสื่อสารวิดีโอไว้กับแพลตฟอร์มใดแพลตฟอร์มหนึ่ง อย่าง Microsoft Teams หรือ Zoom ในช่วงต้นปี 2021 JCU ได้เริ่มการพูดคุยกับ Pexip และร่วมมือกันเพื่อพัฒนาแนวคิดในการใช้บริการโซลูชันวิดีโอในรูปแบบ video conferencing as-a-service หรือการใช้งานวิดีโอแบบสมาชิก ที่อุปกรณ์แต่ละชนิดต้องมีทะเบียนอุปกรณ์และการควบคุมการโทร

แนวคิดดังกล่าวทำให้ JCU สามารถนำอุปกรณ์รุ่นเก่า ๆ ที่ใช้ในการประชุมผ่านวิดีโอกว่า 120 เครื่อง กลับมาใช้ใหม่ เช่น อุปกรณ์ของ Cisco สามารถกลับมาใช้งานสื่อสารด้วยวิดีโอกับระบบวิดีโออื่น ๆ ทั้งการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงการใช้งานร่วมกับแอปพลิเคชันอย่าง Microsoft Teams, Google, Zoom และอื่น ๆ โดยไม่ต้องมีการปรับหรือเพิ่มเติมโครงสร้างพื้นฐานการประชุมทางวิดีโอเดิมแต่อย่างใด

จุดแข็งของ Pexip คือ ความยืดหยุ่น ซึ่งเป็นตัวแปรหลักในการมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดให้ผู้ใช้งาน ความสามารถในการรองรับแพลตฟอร์มต่าง ๆ ที่ครูและนักเรียนใช้ โดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด “สิ่งสำคัญคือต้องรักษาสภาพแวดล้อมและการทำงานที่เหมือนเดิมเอาไว้ เราไม่ต้องการให้พนักงานต้องเรียนรู้ใหม่ทุกอย่าง” คุณเลน กล่าว

สิ่งที่น่าสนใจเป็นพิเศษคือความสามารถของ Pexip ในการรวมระบบที่แตกต่างจากผู้ให้บริการคนละรายเข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex, BlueJeans และโซลูชันการประชุมผ่านวิดีโออื่น ๆ

ตัวอย่างเช่น กรณีศึกษาของ Queensland Health พันธมิตรที่สำคัญของ JCU ที่ใช้ Microsoft Teams ในขณะที่วิทยาลัยแพทยศาสตร์และทันตแพทยศาสตร์ของ JCU ใช้ Zoom

“แพลตฟอร์มที่แตกต่างกันในแผนกต่าง ๆ เป็นอุปสรรคที่ทำให้เราหาทางออกหรือแก้ไขปัญหาด้วยวิธีการที่เหมาะสมได้ยาก เราพิจารณาว่า Pexip เป็นโซลูชันที่มีศักยภาพและเหมาะสมที่เข้ามายกระดับและแก้ปัญหาต่าง ๆ ในโลกของเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอ ที่มีผู้ให้บริการหลายราย นอกจากนั้น เรายังสามารถมั่นใจได้ถึงความสามารถในการควบคุมและการจัดการระบบการสื่อสารทั้งหมดในอนาคต เกิดประสบการณ์ที่น่าประทับใจกับการสนทนาทางวิดีโอที่ราบรื่น และเครือข่ายที่มั่นใจได้ถึงคุณภาพ”

คุณเลน กล่าว

อนาคตที่ก้าวไปอย่างยั่งยืน

ในอนาคตอีกไม่กี่ปีข้างหน้า JCU ต้องการที่จะยกระดับคุณภาพห้องประชุมผ่านวิดีโอประมาณ 120 ห้อง โดยแทนที่ด้วยอุปกรณ์และการออกแบบใหม่ คุณเลน กล่าวว่า สิ่งนี้จะเกิดขึ้นทั่วทั้งวิทยาเขตหลักของมหาวิทยาลัยและเครือข่ายทั้งหมดของมหาวิทยาลัย อาทิ โรงพยาบาลเกือบทุกแห่งที่นักศึกษาฝึกงานอยู่ รวมถึงหอพักนักศึกษา คุณเลน กล่าวว่า เขามีประสบการณ์ที่ดีและประทับใจในการทำงานกับ Pexip

“การเปลี่ยนจากโครงสร้างพื้นฐานเดิมมาใช้ Pexip ในสภาพแวดล้อมที่มีอยู่เดิมนั้นมีความราบรื่น ส่วนหนึ่งมาจากการวางขอบเขตของโครงการที่ครอบคลุมทั้งเครือข่ายและอุปกรณ์ ซึ่งอาศัยการมีส่วนร่วมของทีมทำงานใน JCU อาทิ คุณจอห์น ครอฟท์ สถาปนิกโครงสร้างพื้นฐานอาวุโสของเรา, คุณนิค แพตเตอร์สัน และผู้เชี่ยวชาญด้าน VAVs ซึ่งพบว่าทั้งการออกแบบและกระบวนการทดสอบไอเดียธุรกิจก่อนเริ่มโปรเจกต์ (Proof of Concept) มีความชัดเจน และด้วยการใช้งานที่ง่ายนี้ทำให้ Pexip ไม่เพียงแต่เป็นโซลูชันที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังเป็นโซลูชันที่สามารถทำงานร่วมกับทรัพยากรที่มีน้อยและสอดรับกับหลักการความยั่งยืนในด้านเทคโนโลยีด้วย” 

สำหรับความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวการใช้งานระบบวิดีโอ เป็นประเด็นที่ได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบในการวางแผนเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ ศูนย์ควบคุมของ Pexip เป็นศูนย์ที่มีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการตรวจสอบการตั้งค่าอุปกรณ์และเครือข่ายของมหาวิทยาลัย ติดตามปัญหาทางเทคนิค และให้ข้อมูลเกี่ยวกับการใช้วิดีโอได้อย่างรวดเร็ว 

“Pexip เป็นผู้ลดองค์ประกอบด้านความเสี่ยงต่าง ๆ ภายในสภาพแวดล้อมของมหาวิทยาลัย มันทำให้เรามีเวลามากขึ้นในการตัดสินใจที่ถูกต้อง เกี่ยวกับสถาปัตยกรรมการประชุมทางวิดีโอ การประชุมผ่านวิดีโอเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่เราทำ และ Pexip ทำให้เรามั่นใจว่าจะสามารถก้าวไปสู่อนาคตได้อย่างเหมาะสม”

ที่สำคัญ JCU กำลังแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการลดปริมาณขยะ ด้วยการนำเทคโนโลยีและอุปกรณ์ที่เสื่อมสภาพกลับมาใช้ใหม่ 

“การตัดสินใจในครั้งนี้ หมายความว่าเราได้ยืดอายุการใช้งานของเทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอของเรา ลดค่าใช้จ่ายจากการฝังกลบขยะเทคโนโลยี และทำให้มันกลับมาใช้ได้อีกครั้งราวกับมีชีวิตที่สอง”

คุณเลน กล่าวสรุป

ดาวน์โหลด e-book ปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานด้านการประชุมของคุณให้ทันสมัยสำหรับพนักงานในปัจจุบัน ฟรี ได้ที่นี่