PwC ออสเตรเลีย สร้างประสบการณ์การสื่อสารผ่านวิดีโอให้พนักงานและลูกค้าทั่วโลก อย่างไร้รอยต่อและปลอดภัยได้อย่างไร [Guest Post]

บทความโดย พอล เพตเตอร์สัน ประธานประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก บริษัท Pexip

“เพราะการสนับสนุนให้พนักงานของ PwC ออสเตรเลียได้ทำงานอย่างยืดหยุ่นนั้น เป็นมากกว่าแค่การจัดหาโต๊ะทำงานให้” 

บทความนี้ขอพาทุกท่านไปร่วมเรียนรู้ว่าแพลตฟอร์มการสื่อสารรูปแบบวิดีโอของ Pexip ช่วยให้ PwC ออสเตรเลีย เชื่อมต่อกับพนักงานและลูกค้าทั่วโลกอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการวางอนาคตสำหรับการประชุมครั้งต่อไปให้เกิดขึ้นทุกที่ได้อย่างไร 

ทุกวันนี้ PwC ออสเตรเลีย มีพนักงานประมาณ 9,500 คน ที่รับผิดชอบงานให้บริการระดับ Professional Services ซึ่งกระจายอยู่ในสำนักงาน 9 แห่งตามเมืองต่าง ๆ ทั่วออสเตรเลีย ข้อเท็จจริงที่พบคือ การประชุมทางไกลผ่านวิดีโอที่มีคุณภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นระหว่างพนักงานในองค์กร หรือระหว่าง 156 ประเทศทั่วโลก

คุณลิซ่า ฟิลลิปส์ หนึ่งในทีมบริการด้านเทคโนโลยีดิจิทัลของ PwC ออสเตรเลีย กล่าวว่า

 “เป็นเรื่องที่น่ายินดีจริง ๆ ที่เราสามารถทำให้ประสบการณ์ในการเชื่อมต่อกับลูกค้านั้นดีขึ้น”

“เราสามารถเห็นความแตกต่างได้อย่างชัดเจนเมื่อคุณกำลังสนทนาผ่านวิดีโอ ซึ่งมันแตกต่างจากการพูดคุย หรือสื่อสารด้วยเสียงเพียงอย่างเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อคุณไม่ได้ประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน การคุยผ่านวิดีโอจะมีประโยชน์มากจริง ๆ”

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือ อย่างน้อยเรื่องนี้ก็สามารถช่วยเรื่องการประหยัดพลังงานและสิ่งแวดล้อม นั่นคือการลดความจำเป็นของผู้บริหารที่จะต้องเดินทางรอบโลก

“เป็นเรื่องที่น่ายินดีจริง ๆ ที่เราสามารถทำให้ประสบการณ์ในการเชื่อมต่อกับลูกค้านั้นดีขึ้น”

ความท้าทายในการจัดการแพลตฟอร์มต่าง ๆ

ตลอดระยะเวลาประมาณ 10 ปี การประชุมทางไกลด้วยวิดีโอเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานที่ PwC ออสเตรเลีย พนักงานหลายคนเริ่มจากการใช้วิดีโอโฟนของ Cisco ที่โต๊ะทำงาน แต่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เครื่องมือที่ใช้ในการประชุมได้เปลี่ยนไปเป็นการใช้แล็ปท็อปและสมาร์ตโฟนบนแอปพลิเคชัน Cisco Webex และ Google รวมถึงยังมีการใช้งานวิดีโอในห้องประชุมด้วย Google Chromebox เพื่อพูดคุยกับลูกค้า

แต่ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยครั้งคือ เมื่อถึงเวลาการประชุม ระบบการประชุมทางไกลด้วยวิดีโอแต่ละครั้งนั้นไม่สามารถใช้งานได้ ด้วยปัญหาความแตกต่างของระบบ อุปกรณ์ หรือแอปพลิเคชันของคู่สนทนา 

บทบาทของ คุณลิซ่า ฟิลลิปส์ ในฐานะผู้บริหารด้านระบบการสื่อสารภาพและเสียง คือการสนับสนุนให้พนักงานของ PwC ออสเตรเลียทั่วประเทศ สามารถสื่อสารผ่านวิดีโอได้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งภายในและภายนอกองค์กร

 “เราควรมีแพลตฟอร์มที่สามารถทำงานร่วมกันได้ ไม่ว่าเรากำลังเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มใดก็ตาม พนักงานทุกคนต้องสามารถเข้าร่วมการประชุมได้” 

มองหาตัวเลือกที่ตอบโจทย์

“ด้วยปัญหาที่เราเผชิญอยู่จึงได้ติดต่อ Pexip เพื่อเข้ามาแก้ไขสิ่งที่เกิดขึ้น ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้บนเทคโนโลยีที่แตกต่างกันภายในสภาพแวดล้อมขององค์กร” 

“เราต้องการปรับปรุงกระบวนการทำงานสำหรับพนักงานและลูกค้า รวมถึงการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพในสำนักงานอย่างเต็มที่ ซึ่งกำลังอยู่ในช่วงค้นหาแพลตฟอร์มที่สามารถผนวกการใช้งานแพลตฟอร์มต่าง ๆ เข้าด้วยกัน” — ฟิลลิปส์ อธิบาย

โซลูชันที่ออกแบบมาอย่างรอบคอบและลงตัวกับ PwC ออสเตรเลีย

ในปี 2018 หรือก่อนหน้านี้ 5 ปี PwC ออสเตรเลีย ได้ตัดสินใจเลือกใช้แพลตฟอร์มการประชุมผ่านวิดีโอของ Pexip โดยตลอดระยะที่ผ่านมา หลังจากการลงทุนครั้งนั้น บริษัทฯ ได้ทำการศึกษา วิจัย จากข้อมูลทั่วโลกเพื่อสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอ และพบว่าสำนักงานในออสเตรเลียประสบความสำเร็จ เป็นผู้นำในเรื่องการประชุมผ่านวิดีโออย่างแท้จริง

ฟิลลิปส์ อธิบายว่า “Pexip ได้รับการพิจารณาว่าเป็น โซลูชันที่มีประสิทธิภาพและคุ้มค่าที่สุด สำหรับความท้าทายในการทำงานร่วมกันของ PwC ออสเตรเลีย โดย Pexip ได้การยอมรับอย่างมากในฐานะผู้นำตลาดที่สามารถผนวกเอาเทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอของ Cisco และเทคโนโลยีของ Google เข้าด้วยกัน ซึ่งสอดคล้องกับบริบทสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยีและการทำงานของเรา”

หลังจากวิเคราะห์ประโยชน์และโอกาสอย่างรอบคอบแล้ว PwC ออสเตรเลีย เลือกที่จะลงทุนในโซลูชันสำหรับการประชุมผ่านวิดีโอบนเทคโนโลยีคลาวด์ที่ใช้โครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กร (On-premises) แทนการใช้โครงสร้างพื้นฐานคลาวด์แบบเต็มรูปแบบของ Pexip โดยทีมงานของ Pexip ในออสเตรเลีย เป็นผู้ออกแบบในการติดตั้งและทดสอบการใช้งานระบบทั้งหมด

“เราสามารถสร้างโซลูชันการประชุมผ่านวิดีโอในสภาพแวดล้อมคลาวด์ของเราเอง โดยสามารถเข้าถึงการรายงานและการติดตามตรวจสอบที่มากขึ้น” ฟิลลิปส์ กล่าว

“การดำเนินธุรกิจของเรามีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่เข้มงวด เช่นเดียวกับในหลาย ๆ อุตสาหกรรม ดังนั้นการเลือกโซลูชันต้องมีความละเอียดรอบคอบ สามารถดำเนินธุรกิจได้ตรงตามเงื่อนไขและลดความท้าทายต่าง ๆ ซึ่งในท้ายที่สุดเราก็สามารถแก้ไขได้”

ผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจ 

หลังจากการติดตั้งโซลูชันของ Pexip ส่งผลให้ PwC ออสเตรเลีย สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเดิมที่มีอยู่ได้ดียิ่งขึ้น พนักงานได้รับประสบการณ์การประชุมที่ราบรื่นไร้ปัญหาบนอุปกรณ์ทุกชนิด ถึงแม้ว่าพนักงานจะยังคงใช้แพลตฟอร์มของ Cisco หรือ Google Meet นอกจากนั้นพนักงานในสำนักงานบางแห่งของ PwC ออสเตรเลียที่ใช้เทคโนโลยีรุ่นเก่าก็สามารถเข้าร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดาย

เมื่อไม่นานมานี้ทาง PwC ออสเตรเลีย ได้ย้ายระบบการประชุมทางไกลผ่านวิดีโอจากห้องประชุมไปใช้งานโซลูชันของ Pexip ซึ่งเหนืออื่นใดนั้น มันเป็นการตัดสินใจลงทุนที่ช่วยให้ระบบไอทีใช้ได้ง่ายขึ้น

โดยปรกติสำนักงาน PwC ออสเตรเลีย มีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่อยู่แล้ว ในช่วงที่เกิดสถานการณ์โรคระบาดก็สามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม นับเป็นเรื่องที่สร้างความพึงพอใจอย่างมากที่ความสามารถด้านวิดีโอได้ก้าวหน้าและมีการใช้งานมากขึ้นสามารถรองรับความต้องการที่ไม่เคยทำได้มาก่อน โดยเฉพาะปัญหาหลัก ๆ ที่พนักงานต้องเผชิญคือ ความแออัดของผู้ให้บริการเครือข่าย​โทรศัพท์มือถือและอินเทอร์เน็ตในออสเตรเลียอย่าง Optus และ Telstra 

วางแผนอนาคตสร้างประสบการณ์การเชื่อมต่อที่ราบรื่น 

ฟิลลิปส์ มีความมุ่งมั่นที่จะปรับปรุงการทำงานข้ามแพลตฟอร์มต่าง ๆ ต่อไป เนื่องจากความต้องการการทำงานในรูปแบบไฮบริดได้รับความนิยมมากขึ้น เธอกล่าวว่าเป้าหมายคือ “การยกระดับประสบการณ์ใช้งาน” เพื่อให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้รับประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่ดีด้วยคุณภาพที่เท่ากัน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม

PwC ออสเตรเลีย ได้กำหนดวิสัยทัศน์สำหรับการประชุมทางวิดีโอในอนาคตว่าเป็นเรื่องของ “ประสบการณ์การเชื่อมต่อที่ราบรื่น” ที่ซึ่งผู้คนสามารถเข้าร่วมพูดคุยผ่านวิดีโอได้อย่างสะดวกสบาย ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้าน ร้านกาแฟ บนรถไฟ หรือในรถยนต์ได้อย่างปลอดภัย

หนึ่งในฟีเจอร์ที่สร้างประสบการณ์การเชื่อมต่อที่ราบรื่นคือ แอปพลิเคชันการจัดการปฏิทินนัดหมาย ที่สร้างความอัจฉริยะด้วย AI ที่ได้รับการพัฒนาให้สามารถกำหนดตารางการประชุมและเชิญผู้เข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติ รวมถึงการจองห้องประชุมในกรณีที่จำเป็น

“ดิฉันสนใจในความหลากหลายของแพลตฟอร์มทางเทคโนโลยีที่ต่างกัน ที่สามารถมอบประสบการณ์ที่สมจริงได้” ฟิลลิปส์ กล่าว “การติดตามองค์ความรู้ทางเทคโนโลยีต่าง ๆ ทำให้สามารถวิเคราะห์เกี่ยวกับเทรนด์ทางเทคโนโลยีการประชุม และสามารถตัดสินใจอย่างได้อย่างถูกต้อง เกี่ยวกับข้อกำหนดด้านเทคโนโลยีของเราที่ใช้งานอยู่”

“ที่ PwC ออสเตรเลีย เราให้พนักงานทำงานจากที่บ้านและเข้าร่วมการประชุมทางไกลมาเป็นเวลาหลายปี ถึงเวลาแล้วที่จะนำผู้เข้าร่วมเหล่านั้นสู่ประสบการณ์ในสภาพแวดล้อมที่รู้สึกเหมือนทุกคนอยู่ในห้องประชุมเดียวกันอย่างแท้จริง” 

ดาวน์โหลด e-book ปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานด้านการประชุมของคุณให้ทันสมัยสำหรับพนักงานในปัจจุบัน ฟรี ได้ที่นี่