การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง POS กับ ARGOERP สำหรับธุรกิจค้าปลีก

ARGOERP เป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถประสานการทำงานร่วมกับระบบ POS (Point of Sale) ได้อย่างลงตัว โดยสามารถเลือกรูปแบบการ Interface ให้เข้ากับธุรกิจของลูกค้าที่มีหลายๆ สาขา เพื่อให้การทำงานสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องครบถ้วน และลดความซ้ำซ้อน ส่งผลให้ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ วางแผน ปรับกลยุทธ์ หรือกำหนดทิศทางองค์กรได้อย่างถูกต้องทันเวลาต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว

Photo: Mark OFlynn

โดยรูปแบบการ Interface ข้อมูลระหว่าง POS กับ ARGOERP แบ่งได้เป็น 2 รูปแบบหลักๆดังนี้

แบบที่ 1  การควบคุมสต็อกจะดำเนินการผ่าน POS และในส่วนของระบบ ARGOERP จะเป็นระบบหลังบ้านในการรับเข้าข้อมูลรายการซื้อ – ขายสินค้าจาก POS เพื่อบันทึกบัญชีและวิเคราะห์รายได้-ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละสาขา

แบบที่ 2  การควบคุมสต็อกจะ Control ทั้ง POS และ ARGO ERP, และ ARGO ERP จะเป็นส่วนหลังบ้านในการรับเข้าข้อมูลรายการซื้อ – ขายสินค้าจาก POS เพื่อบันทึกบัญชีวิเคราะห์รายได้-ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละสาขา 

ข้อแตกต่างของแบบที่ 2 คือ การ Control Stock ที่เกิดขึ้นทั้ง 2 ระบบต้องมีการสื่อสารสองทางระหว่าง POS และ ARGOERP ทั้งในส่วนของการรับเข้าและส่งออกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้า เพื่อให้ข้อมูลคลังสินค้าถูกต้องตรงกัน เหมาะกับลักษณะการดำเนินงานที่ต้องมีการควบคุมหรือเคลื่อนไหวคลังสินค้าทั้งจากส่วนกลางและจากทางสาขา

อย่างไรก็ตาม จากประสบการณ์ที่ บริษัท เอรีสอินเตอร์เนชันแนล (ประเทศไทย) ได้เคย Implement ระบบ ERP ให้กับลูกค้าธุรกิจขายปลีกรายใหญ่แห่งหนึ่งของประเทศไทย ซึ่งเชื่อมต่อกับระบบ POS ที่เป็นลักษณะกึ่ง ERP ทำให้รูปแบบการเชื่อมต่อแตกต่างจาก 2 รูปแบบข้างต้น กล่าวคือ ระบบ ARGOERP จะใช้เพียง Module Account Payable (AP) , Account Receivable (AR) , Fixed Asset และ General Ledger (GL) เท่านั้น ข้อมูลการซื้อขายสินค้าทั้งหมดตลอดจนการผูกรหัสบัญชีจะมาจากระบบ POS ซึ่งเป็นตัวประมวลผล 

ตัวอย่างเช่น 

กรณีขายสด ข้อมูลการขายหน้าร้านจากระบบ POS จะถูกประมวลผลและส่งเป็นรหัสบัญชี Debit, Credit interface เข้าสู่ Module GL ของระบบ ARGOERP โดยตรง 

กรณีขายเชื่อ ข้อมูลการขายและรหัสบัญชีรายได้จะ interface จาก POS เข้าสู่ Module AR ของระบบ ARGOERP เพื่อบันทึกบัญชี ตั้งหนี้จากการขาย และเข้าสู่กระบวนการรับชำระเงินต่อไป ส่วนรหัสบัญชีสินค้าและรหัสบัญชีต้นทุนจากการขายจะถูก interface เข้า Module GL เป็นต้น 

ซึ่งข้อดีคือ Transaction ใน ARGOERP จะลดน้อยลง การเรียกรายงานต่างๆ จะเร็วขึ้น เนื่องจาก ARGOERP ไม่ต้องเก็บรายละเอียดรายการสินค้าทุกรายการ ในทุกๆบิลขายและบิลซื้อ และลดความซ้ำซ้อนของการทำงานให้กับพนักงาน

จะเห็นได้ว่า ระบบ ARGOERP มีความยืดหยุ่น และสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการ Interface ได้หลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความต้องการและลักษณะการดำเนินกิจการของแต่ละบริษัท ซึ่งสามารถนำไปเป็นแนวทางในการออกแบบ หรือเลือกรูปแบบในการ Interface ระหว่าง POS กับ ERP ให้เข้ากับองค์กรและตอบโจทย์การทำงาน

วิธีการรับเข้า – ส่งออกข้อมูลระหว่าง POS กับ ARGOERP

1. การรับเข้าส่งออกแบบ Real time

– ตัวอย่างเช่น เมื่อบันทึกข้อมูลเข้า POS → Database POS  → Central Storage  Folder → Database ARGOERP

– โดยเมื่อมีข้อมูลเข้าสู่ Central Storage Folder ระบบจะกวาดข้อมูลเข้า ARGOERP ทันที

– นั่นหมายถึงว่าเมื่อบันทึกข้อมูลเข้าโปรแกรม POS จะสามารถเรียกดูข้อมูลที่ส่งจาก POS ใน ARGOERP ได้แบบ Real-time

2. การรับเข้าส่งออกแบบตั้งเวลาการรับส่ง

เมื่อข้อมูลเข้าสู่ Central Storage  Folder สามารถกำหนดเวลาในการกวาดข้อมูลเข้าโปรแกรม POS หรือ เข้าโปรแกรม ARGOERP ได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ส่งข้อมูล 2 รอบใน 1 วัน รอบเช้าเวลา 12.30 น. และ รอบเย็นเวลา 18.00 น.  หรือ ข้อมูลบันทึกในวันนี้ทั้งหมดจะรวบส่งเข้า POS หรือ ARRGOERP ใน 06.00 น. เช้าของวันถัดไป เป็นต้น

3. การรับเข้าส่งออกแบบ Manual 

เมื่อข้อมูลเข้าสู่ Central Storage  Folder ทางผู้ใช้งานจะนำไฟล์ที่อยู่ใน Central Storage Folder Import เข้า POS หรือ ARGO ERP แบบ Manual คือ กด Import ข้อมูลเข้าไปเอง 

จากที่กล่าวมาทั้งหมดข้างต้นทั้งรูปแบบการ Interface  และ วิธีการรับเข้า – ส่งออก ข้อมูลระหว่างโปรแกรม POS และ ARGOERP ทางผู้ประกอบการสามารถเลือกให้เข้ากับลักษณะการทำงาน และคำนึงถึงความพร้อมของผู้ใช้งาน ผู้ดูแลระบบ รวมถึงการจัดสรรงบประมาณเหมาะสมได้ เป็นต้น

บริษัท เอรีส อินเตอร์ เนชันแนล (ประเทศไทย) จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการวางระบบและดูแลระบบธุรกิจของท่าน ด้วยโปรแกรม ARGOERP ให้ตรงกับความต้องการจากทีมงานมืออาชีพ ซึ่งประกอบด้วยทีม Consult, Programmer, Project management, และทีม Customer Service ที่มีประสบการณ์เพื่อส่งมอบงานที่มีคุณภาพให้กับลูกค้าได้อย่างสมบูรณ์

ข้อมูลติดต่อ

1023 อาคาร MS Siam Tower ชั้น 30 ถนนพระราม 3 แขวงช่องนนทรี เขตยานนาวา กรุงเทพฯ 10120
โทร. 063-325-3640 หรือ 02-686-3000 ต่อ 3042
Email: support@aresth.co.th


Check Also

[Guest Post] Arista Cognitive Campus Workspaces Overview

เราได้เห็นการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่หลักจากเกิดการแพร่ระบาด Coivd-19 ไปทั่วโลก ทำให้วิถีชีวิตในการทำงานระหว่างบ้าน ออฟฟิศ มีความยืดหยุ่นสูงขึ้น โดย Arista ขอแนะนำอุปกรณ์ Cognitive Campus Network เพื่อเข้ามาช่วยขับเคลื่อนการทำงานภายในองค์กร ซึ่งเป็นระบบเครือข่ายแบบมีสาย (Wired) …

ผลิตภัณฑ์ระดับองค์กรของ GIGABYTE รองรับโปรเซสเซอร์ AMD Ryzen Threadripper PRO 5000WX Series

GIGABYTE Technology (TWSE: 2376) ผู้นำในอุตสาหกรรมเซิร์ฟเวอร์และเวิร์กสเตชันประสิทธิภาพสูง ประกาศสนับสนุนโปรเซสเซอร์ AMD Ryzen Threadripper PRO 5000WX Series บนเมนบอร์ด GIGABYTE MC62-G40 …