TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
สิ่งหนึ่งที่เข้ามากำลังดิสรัปต์การทำงานในองค์กร ที่หลายคนอาจจะมองข้ามไป นั่นคือ “การเปลี่ยนระบบจัดการข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กร”
การวางระบบการจัดการข้อมูลขององค์กรที่ดี จะช่วย “เท” ความยุ่งยากในการจัดเก็บเอกสารกระดาษ เปลี่ยนมาเป็น paperless ด้วยการนำข้อมูลทั้งหมดมาจัดเก็บในระบบออนไลน์มากขึ้น
ไม่สามารถปฏิเสธได้เลยว่าเอกสารของระบบภาษีในองค์กรนั้นเต็มไปด้วยกระดาษจำนวนมาก การเข้ามาของ “e-Tax invoice & e-Receipt” ได้ทดแทนระบบการจัดเก็บเอกสารทางด้านภาษีแบบกระดาษที่ก่อนหน้านี้เป็น Pain Point ขององค์กรต่างๆกับการที่ต้องประสบความยุ่งยากในการจัดเก็บเอกสารกระดาษเป็นจำนวนมากและยังใช้ระยะเวลานานในการค้นหาข้อมูลเมื่อเทียบกับระบบการจัดเก็บเอกสารแบบออนไลน์
e-Tax invoice & e-Receipt หรือ “ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์” คือระบบที่ให้ธุรกิจสามารถออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเก็บข้อมูลในรูปแบบออนไลน์โดยที่ไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป
เมื่ออนาคตกำลังไล่ล่าเรา ไม่ช้าไม่เร็วองค์กรจะต้องเร่งปรับตัวให้เข้ากับโลกในระบบออนไลน์ เพราะสิ่งที่ได้รับ คือ ความคุ้มค่า การออกใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเก็บข้อมูลในรูปแบบออนไลน์ทำให้ห้างร้าน หรือบริษัท คล่องตัวเป็นอย่างมากในการจัดการระบบการจัดเก็บข้อมูลภาษีในองค์กรเพื่อส่งข้อมูลไปยังสรรพากรและลูกค้า
แล้วจะเริ่มต้นติดตั้งระบบ e-Tax invoice & e-Receipt ได้อย่างไร?
การใช้บริการ e-Tax จากบริษัทที่ปรึกษาการจัดทำแพลตฟอร์มระบบภาษีออนไลน์คือ หนึ่งในทางเลือกที่น่าสนใจ ในการทำ Digital Transformation ให้กับองค์กรต่าง ๆ ทำให้การจัดการระบบเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น เปลี่ยนจากเอกสารที่เป็นกระดาษมาเป็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยทำให้เงื่อนไขถูกต้องสอดคล้องกับกรมสรรพากร เอาใบกำกับภาษีไปจัดเก็บเป็นเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ ง่ายต่อการสืบค้น ง่ายต่อการนำไปใช้ ง่ายต่อการจัดส่งต่อ โดยระบบมีการทำ workflow อัตโนมัติตั้งแต่ต้นทางไปจนถึงปลายทาง จนถึงส่งกรมสรรพากร หรือการส่งข้อมูลให้ลูกค้าโดยตรง
จิตริน วิโรจน์สายลี Manager ผู้พัฒนาระบบ EZTax by I AM Consulting กล่าวถึง ประโยชน์ที่ได้จากการใช้โซลูชันของ EZTax ได้แก่ ความสะดวกในการใช้ระบบ e-Tax invoice & e-Receipt จะเข้ามาช่วยในการลดความซ้ำซ้อน ลดค่าใช้จ่ายและลดระยะเวลาการทำงานในการจัดการระบบภาษีในองค์กร
“EZTax จะช่วยลดงานซ้ำซ้อนจากการจัดเก็บ จัดส่งใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ โดยทำให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง และเราเป็น Service Provider ที่ได้รับการรับรองจาก ETDA หรือ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) ทำให้เราสามารถช่วยจัดส่งทุกสิ่งไปถึงทั้งสรรพากร ทั้งผู้ที่เราอยากจัดส่งเอกสารไปให้อย่างเช่นลูกค้า”
การทำงานเอกสารภาษีง่ายขึ้นกว่าเดิม
ตัวอย่างการทำงานของ EZTax เมื่อเกิดการซื้อขาย บริษัทต้องออกเอกสารฉบับหนึ่ง เช่น ใบกำกับภาษีส่งไปให้ทางผู้ซื้อ ระบบจะส่ง interface เข้ามา EZTax จะทำการจัดเก็บ พร้อมกับส่งเอกสารไปยังลูกค้าปลายทางให้ด้วย ซึ่งจะลดการทำงานซ้ำซ้อนได้เป็นอย่างดี หรือในอีกกรณี ผ่านไป 3 เดือน ลูกค้าต้องการเอกสารสำเนา ในแบบเดิม เอกสารจะออกเป็นกระดาษ แล้วปั๊มว่าเป็นสำเนา กรณีนี้ EZTax จะช่วยให้เร็วขึ้น เพียงแค่เข้าไปที่เว็บไซต์ที่ให้บริการ แล้วค้นหาเอกสาร จากนั้นก็สามารถส่งอีเมลให้ลูกค้าที่ปลายทางได้ทันที
ด้วยประสบการณ์ของทีมงาน I AM Consulting ซึ่งมีความเชี่ยวชาญในการจัดวางระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ให้กับองค์กรเอนเทอร์ไพรส์มากกว่า 16 ปี จึงมีความเข้าใจกระบวนการในภาพรวมทั้งองค์กร (Business Process) จนถึงกระบวนการของการทำเอกสาร ทำบัญชี ทีมที่ปรึกษาจึงสามารถให้คำแนะนำได้
ระบบที่พร้อมใช้งาน
“EZTax Package สามารถพัฒนาในเวลาอันรวดเร็ว อีกทั้งยังมี template และ report ที่ออกแบบมาสำหรับลูกค้า ทำให้สามารถขึ้นระบบได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังได้ผ่านการรับรอง ISO/IEC27001 ในเรื่องความปลอดภัยเพื่อปิดช่องโหว่ต่าง ๆ เราจึงมั่นใจในเรื่องของความปลอดภัย รวมถึงเราให้บริการทางคลาวด์ จากต่างประเทศก็คือ Amazon เป็น Global Brand ระบบเขาข้อมูลไม่สูญหาย ระบบไม่ล่ม การันตี 99.99% ลูกค้ามั่นใจได้ในการจัดเก็บรวมไปถึงกระบวนการในการจัดส่งข้อมูล”
Special Features
EZTax ได้เพิ่มบริการเอกสารที่ไม่ใช่ภาษี (Non-Tax Service) ที่ไม่ต้องส่งกรมสรรพากร หากทางผู้ขายอยากจะจัดส่งเอกสารเหล่านี้ให้กับทางลูกค้า ระบบก็สามารถใช้บริการนำส่งให้ลูกค้าได้เช่นกัน เพียงแค่สร้างเอกสารที่ต้นทาง ส่งเข้ามา ระบบจะจัดส่งให้ลูกค้าปลายทางได้ทันที นอกจากนี้ ยังได้มีการจัดส่งด้วยอีเมล และ SMS ในรูปแบบของลิงก์ URL ไปให้กับลูกค้าปลายทาง สามารถกดเข้าไปดาวน์โหลดได้ทันที
สำหรับลูกค้าเอนเทอร์ไพรส์ที่ใช้งานระบบ SAP ก็มีการออกแบบฟีเจอร์ เพื่อติดตั้งบนระบบ SAP ของลูกค้า แล้วการดึงไฟล์ที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์เข้าไปยังระบบ EZTax จากนั้นระบบจะส่งให้กรมสรรพากร ช่วยลดเวลาการพัฒนาระบบใหม่ของฝั่ง SAP หรือถ้าหากใช้ระบบ ERP อื่นๆ เช่น Microsoft หรือ Oracle ก็สามารถรับข้อมูลได้เช่นกัน เนื่องจากได้ออกแบบ template กลางสำหรับการส่งข้อมูลออกมาเป็นที่เรียบร้อย
หากคิดจะ “เท” ความยุ่งยากของงานเอกสารจากระบบ Tax Invoice และ Receipt EZTax by I AM Consulting จะช่วยตอบโจทย์ขององค์กรให้ง่าย และสะดวกขึ้นตั้งแต่ต้นจนจบ สอบถามเพิ่มเติมที่ I AM Consulting หรือ https://bit.ly/3kI4nxI
