เป็นที่ทราบกันดีว่า ในการทำงานทุกองค์กรจะต้องมีประเภทงานที่ต้องทำซ้ำเป็นกิจวัตร ในปริมาณมาก และมีคุณค่าน้อย (High-volume, low-value) ซึ่งจะแทรกตัวอยู่ทั้งที่เป็นงานหน้าบ้าน และงานหลังบ้าน
โดยที่งานเหล่านี้ ไม่จำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ หรือกลยุทธ์ในการงานของมนุษย์แม้แต่น้อย ทางเลือกที่ดีที่สุด คือ การนำระบบอัตโนมัติ (Automation) ให้เข้ามาเสริมและเติมเต็มประสิทธิภาพของการทำงานให้ดีขึ้นได้ ด้วยคุณสมบัติเด่น ทั้งที่เป็นการเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล (Accuracy) เพิ่มผลผลิต (Productivity) และสร้างมาตรฐานการทำงาน (Compliance)
จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีหุ่นยนต์ดิจิทัลมาทำงานอัตโนมัติ ด้วยโซลูชัน Robotic Process Automation หรือ RPA ได้เข้ามามีบทบาทและช่วยแปลงเวลาอันมีค่าที่มนุษย์เราต้องสูญเสียไปกับงานซ้ำๆ ให้มาสร้างสรรค์งานอื่นที่จะช่วยพัฒนาศักยภาพของทั้งตัวเองและการทำงาน
เมื่อ “ข้อมูล” ยังเป็น “ปัญหา“
จากประสบการณ์ของ I AM Consulting ในการพัฒนาระบบ RPA เมื่อองค์กรได้ตัดสินใจเริ่มต้นทำงานแบบ automation ก็มักจะพบปัญหาว่า เมื่อเอ่ยถึงยุคดิจิทัล เราจะเข้าใจว่าข้อมูลทุกอย่างสามารถหยิบจับมาใช้งานได้ทันที แต่ความเป็นจริง ชีวิตการทำงานเรายังต้องเกี่ยวข้องกับ Unstructured Data ที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ รูปภาพ หรือ ไฟล์เอกสารต่างๆ เป็นต้น เช่น ใบกำกับภาษี ใบสั่งซื้อ สัญญา แบบฟอร์มประกัน แบบฟอร์มต่างๆ เป็นต้น สุดท้ายก็ยังไม่พ้นพนักงานที่จะต้องมาเกี่ยวข้องกับงานเอกสารอยู่ดี
เปลี่ยนทุกอย่างให้เป็นดิจิทัล Intelligent Document Processing by OCR
Optical Character Recognition (OCR) คือ เทคโนโลยีที่ช่วยอ่านตัวหนังสือในเอกสาร และนำเอาเนื้อหาที่เราต้องการใช้งานออกมา โดยใช้กระบวนการต่างๆ แทนที่การป้อนข้อมูลด้วยมนุษย์ การทำงานเช่นนี้มีเป้าหมายเพื่อทำมนุษย์ไม่ต้องเกี่ยวข้องเลย โดยสามารถวัดออกมาเป็นตัวเลขจากค่า Straight-Through Processing (STP) ถ้าเท่ากับ 100% แปลว่ากระบวนการไม่ต้องมีมนุษย์ร่วมด้วยเลย
องค์ประกอบของเทคโนโลยี OCR ที่ดี
- Recognize ผ่าน Cognitive Technology หรือ Computer Vision เพื่อดึงเนื้อหาออกมาเป็นตัวอักษร
- Understand ด้วยเทคโนโลยี Natural Language Processing (NLP) เพื่อวิเคราะห์เนื้อหาจากบริบทภายในเอกสาร
- Enrich มีอัลกอริทึมในการตรวจสอบ เปรียบเทียบข้อมูล ก่อนนำข้อมูลที่ได้ไปใช้งาน
- Improve ด้วย Machine Learning จะเรียนรู้และปรับปรุงความถูกต้องได้ตลอดเวลา
แม้ระบบ OCR จะถูกออกแบบมาดีแค่ไหน แต่ก็ยังมีอุปสรรคที่ทำให้ STP ไม่ถึงเป้าหมาย นั่นคือ ความหลากหลายของเอกสาร เช่น ใบกำกับภาษีจากผู้ขาย (Vendor Invoice) ที่มีหน้าตาแตกต่างกันไปตามแต่ละองค์กร อาจจะมีผู้ขายรายใหญ่ที่สามารถส่งข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านทาง EDI หรือ e-Tax Invoice /e-Receipt ซึ่งมีปริมาณเพียง 20% ของเอกสารทั้งหมด ทำให้อีก 80% ที่เหลือจะต้องพนักงานในการทำงานเหล่านี้
Intelligent OCR ในการทำงานจริง
บริษัทจำหน่ายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์แห่งหนึ่ง ได้จัดตั้งหน่วยงาน Shared Service ส่วนกลาง สำหรับทำงานเอกสารบัญชี หนึ่งในนั้น ได้แก่ ใบกำกับภาษี (Vendor Invoice) ซึ่งผู้ขายส่วนใหญ่ยังคงส่งมาในรูปแบบกระดาษ ที่มีความหลากหลาย ไม่ว่าจะส่งมาทางไปรษณีย์ หรืออีเมล์ เมื่อบริษัทได้นำเทคโนโลยี OCR มาใช้ โดยช่วงแรกที่เริ่มใช้งาน ค่า STP มากถึง 40% จากนั้นระบบ Machine Learning ค่อยๆ เรียนรู้และพัฒนา จนในที่สุดก็สามารถเพิ่มค่า STP เป็น 70% นั่นหมายความว่า ลดการทำงานที่เกี่ยวข้องกับคนไปถึง 70% นั่นเอง
Integrating Task Automation with Intelligent OCR
เห็นได้ว่าการทำงานเอกสารที่ซ้ำๆ สามารถข้ามขีดจำกัดเดิมๆ สู่การทำงานแบบอัตโนมัติได้ ส่งผลกระทบมหาศาลทั้งองค์กร ในแง่ของบริษัท ประโยชน์จากการทำให้แรงงานที่มีคุณค่าสามารถใช้เวลาไปสร้างสรรค์งานเพิ่มคุณค่าอื่นๆ ให้แก่องค์กร ในส่วนของพนักงาน ก็ช่วยให้พนักงานสามารถ reskill หรือ upskill เพิ่มทักษะแก่ตัวเองได้และยังได้ใช้เวลาในการทำงานอื่นได้
ด้วยการทำงานร่วมกันระหว่างเครื่องมือการทำงานหุ่นยนต์อัตโนมัติ (Robotic Process Automation – RPA) กับเทคโนโลยี Optional Character Recognition – OCR ในการดึงเนื้อหาที่ต้องการจากเอกสารไปใช้ในการทำงานช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั้งในแง่ของบุคลากร และลดการใช้ทรัพยากรด้านต่างๆ โดยนี่เป็นอีกตัวช่วยหนึ่งที่ขับเคลื่อนองค์กรสู่ Digital Transformation ได้
สนใจรายละเอียดเพิ่มเติม สอบถามได้ที่ บริษัท ไอแอม คอนซัลติ้ง จำกัด Website www.iamconsulting.co.th หรือ 02 690 3663
One comment
Pingback: เริ่มต้นการทำงานอัตโนมัติด้วยการเชื่อมต่อระบบ OCR | | อัพเดทเครื่องใช้ไฟฟ้าและอุปกรณ์ไอทีรุ