องค์กรของคุณควบคุมค่าใช้จ่ายคลาวด์แล้วหรือยัง เริ่มต้นวันนี้ด้วยเครื่องมือ FinOps จาก VMware Aria

รายจ่ายเป็นเรื่องใหญ่เสมอสำหรับทุกองค์กร และมักเป็นคำถามสำคัญในทุกการประชุมจากเหล่าผู้บริหารว่าวันนี้ทีมของคุณจัดการค่าใช้จ่ายได้ดีเพียงใด เหมาะสมแล้วหรือไม่ คุ้มค่าหรือยัง อย่างไรก็ดีองค์กรที่ไม่ได้มีการเตรียมพร้อมมักยากที่จะตอบคำถามนี้ได้ โดยเฉพาะการใช้งาน Multi-cloud ที่มีความซับซ้อนสูง เพราะคลาวด์ได้เปลี่ยนพฤติกรรมการใช้จ่ายขององค์กรให้ติดตามได้ยาก จึงนำไปสู่แนวคิดใหม่ของหน้าที่ที่เรียกว่า FinOps

ในบทความนี้ท่านจะได้เรียนรู้กับหน้าที่ของ FinOps และแนวทางปฏิบัติที่จะทำให้แนวคิดนี้ประสบความสำเร็จ รวมถึงผลประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับหากมีการจัดการต้นทุนของคลาวด์ที่ดี อนึ่ง FinOps ยังต้องพึ่งพาเทคโนโลยีที่ทันสมัยและช่วยให้องค์กรเห็นภาพรายจ่ายได้อย่างละเอียดเช่นกัน จึงเป็นที่มาของ VMware Aria โดยผู้สนใจสามารถติดตามได้เต็มๆที่งาน VMware Aria Connect in Bangkok 2023 ซึ่งจะจัดขึ้น 30 มีนาคม 2566 สามารถลงทะเบียนได้ที่ https://www.vmware.com/learn/1887005_REG.html

เหตุใดองค์กรต้องหันกลับมาคิดเรื่องค่าใช้จ่ายคลาวด์

คลาวด์เป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรพัฒนานวัตกรรมได้อย่างรวดเร็ว ใช้จ่ายได้อย่างคล่องตัวและยืดหยุ่นตอบโจทย์ทางธุรกิจที่ผันผวนได้ อีกทั้งมีเครื่องมือและลดงาน Infrastructure ให้แก่นักพัฒนาได้อย่างมีนัยสำคัญ แต่คำถามสำคัญในวันนี้ก็คือองค์กรของคุณสามารถจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากคลาวด์และควบคุมให้ทุกอย่างอยู่ในแผนทางบัญชีแล้วหรือยัง ฟังดูเป็นคำถามง่ายๆแต่ลึกลงไปแล้วมีเหตุปัจจัยซ่อนอยู่ไม่น้อยหากจะตอบคำถามนี้ได้อย่างเป็นรูปธรรม

คลาวด์ได้เปลี่ยนแนวคิดการใช้จ่ายขององค์กรไปโดยสิ้นเชิง จากเดิมระบบ On-premise ทีมไอที บัญชี ความมั่นคงปลอดภัย และจัดซื้อต่างอยู่ในพื้นที่ของตนไม่ข้องเกี่ยวกันมากนัก ผู้จัดการฝ่ายไอทีวางแผนร้องขอจัดซื้อจ่ายเงินจบงาน การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้ช้าประกอบกับต้นทุนคงที่ ซึ่งทุกอย่างดูง่ายและปลอดภัย กลับกันในมุมของคลาวด์ความต้องการมักเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ค่าใช้จ่ายดูเหมือนน้อยแต่เกิดขึ้นเรื่อยๆ ทีมนักพัฒนาและไอทีต้องการความรวดเร็วทันที โดยอ้างความจำเป็นทางนวัตกรรมแต่ไม่ได้คำนึงถึงค่าใช้จ่ายมากนัก ยิ่งประกอบกับการใช้งาน Multi-cloud สุดท้ายแล้วเมื่อถึงฤดูกาลปิดงบอาจจะทำไม่ได้ และพบว่าค่าใช้จ่ายคลาวด์มหาศาลกว่าที่คิด

ด้วยเหตุนี้เองจึงนำไปสู่กลยุทธ์การใช้งานคลาวด์หรือ Cloud Center of Excellence (CCoE) ที่เรื่องค่าใช้จ่ายเป็นหนึ่งใน 3 เสาหลักสำคัญ ซึ่งเราจะกล่าวถึงกันในหัวข้อถัดไป แต่โดยภาพรวมก็คือหน้าที่ในวัตถุประสงค์เหล่านั้น ต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจเพื่อสร้างวัฒนธรรมที่กระตุ้นให้เกิดความรับผิดชอบจากทุกฝ่ายทั้ง ไอที บัญชี จัดซื้อ ทีมงานด้านความมั่นคงปลอดภัย ตลอดจนผู้บริหารระดับสูงที่ต้องเข้าใจภาพรวมด้วยเช่นกัน

ก้าวสู่ CCoE

CCoE หรือกลยุทธ์ด้านคลาวด์เป็นการรวมตัวกันของกลุ่มคนฝ่ายต่างๆ เพื่อกำหนดการใช้งานคลาวด์ให้องค์กรตาม Best Practice โดยหน้าที่ความรับผิดชอบของกลุ่มคือ

1.) บังคับใช้กลยุทธ์คลาวด์

ปกติแล้วกลยุทธ์มักถูกตั้งคำถามจากเบื้องบนมาก่อนเช่น Workload หรือหน่วยธุรกิจใดมีความจำเป็นใช้คลาวด์ แล้วองค์กรจะต้องเปลี่ยนอะไรบ้างทำได้เร็วแค่ไหน ตลอดจนคลาวด์เจ้าใดที่ตอบโจทย์ทางธุรกิจ แต่เรื่องเหล่านี้เป็นเพียงแค่กรอบกว้างๆให้ปฏิบัติการของ CCoE เท่านั้น โดยทีม CCoE ต้องช่วยกันตีโจทย์ว่าในทางปฏิบัติจะลงมือทำได้อย่างไร ต้องกำหนดและบังคับใช้อะไรบ้าง

2.) สร้างความร่วมมือระหว่างทุกฝ่ายและ Best Practice

อันดับแรกสุดองค์กรต้องระบุให้ได้ว่าใครคือผู้เกี่ยวข้องและมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร เช่น ดูแลเรื่องเงิน ปฏิบัติการ ความมั่นคงปลอดภัย ทีมพัฒนาแอป หรือผู้ดูแลโครงสร้างองค์กร ในบางธุรกิจท่านอาจจะต้องนับรวมผู้ถือหุ้นเข้ามาด้วย หลังจากได้ทีมงานแล้วถึงจะสามารถพูดคุยกันเพื่อสร้าง Best Practice, Workflow หรือสร้างการแจ้งเตือนและตอบสนองในฟังก์ชันต่างๆ

3.) พิจารณานำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเหลือธุรกิจ

การที่องค์กรจะสามารถบริหารจัดการกลยุทธ์ด้านคลาวด์ให้ได้นั้น สุดท้ายแล้วองค์กรจะต้องมีโซลูชันช่วยเหลือที่ดีที่สามารถรองรับการ โยกย้าย บริหารจัดการ รักษาความปลอดภัย ปกครองการใช้งานโดยรวมของแต่ละคลาวด์ได้ ซึ่ง VMware Aria เป็นเครื่องมือที่ถูกออกแบบมาเพื่อการนั้น

ในส่วนของ CCoE สมาชิกแต่ละคนจะต้องมองบทบาทของตัวเองเป็นผู้ที่ให้คำปรึกษา เพื่อร่วมกันสร้าง Best Practice มาตรฐานและสถาปัตยกรรม กล่าวคือสามารถอธิบายชี้แจงให้ฝ่ายอื่นในองค์กรเข้าใจได้ โดยต้องครอบคลุมผลเลิศใน 3 ด้านคือ การปฏิบัติการด้านคลาวด์ (Operation & Automation) การดูแลด้านความมั่นคงปลอดภัย (Security & Compliance) และ การบริหารจัดการต้นทุนค่าใช้จ่าย หรือก็คือ Cloud Financial Management(CFM) ซึ่งส่วนนี้มีความสำคัญอย่างไร มาติดตามกันในหัวข้อถัดไป

วางกลยุทธ์ค่าใช้จ่ายคลาวด์ด้วย FinOps

หากองค์กรไม่ได้มีการจัดตั้งความร่วมมือเฉพาะกิจสำหรับดูแลค่าใช้จ่ายคลาวด์อย่างจริงจังแล้ว ท้ายที่สุดท่านจะต้องเผชิญปัญหาที่ไม่สามารถตอบคำถามทางการเงินได้ว่าอะไรถูกใช้อยู่ มีประโยชน์อย่างไร อีกทั้งค่าใช้จ่ายที่บานปลายตัดรอนผลกำไรที่ได้มา ซึ่งนำไปสู่ปัญหาการที่บัญชีไม่สามารถปิดงบได้ ด้วยเหตุนี้เองจึงเกิดตำแหน่งหน้าที่ใหม่ขึ้นที่เรียกว่า CFM โดยเป็นหนึ่งในแกนหลักของกลยุทธ์ด้านคลาวด์ที่องค์กรต้องมี

CFM อาจมีหลายชื่อเรียกเช่น Cloud Economist, FinOps Professional, Cloud Financial Manager, Business Analyst หรือที่เห็นได้บ่อยก็คือ FinOps นั่นเอง ทั้งนี้ทุกชื่อเรียกอยู่ภายใต้พันธกิจเดียวกันคือ

• ผลักดันให้เกิดความรับผิดชอบด้านการเงินต่อทุกฝ่ายในองค์กร
• สร้างความเข้าใจว่าองค์ประกอบทั้งหมดในคลาวด์ที่ใช้สำคัญต่อ TCO ขององค์กรอย่างไร
• ทำให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้ด้วย ROI ที่ถูกประเมินมาอย่างแม่นยำสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
• หา Best Practice สร้างขอบเขตการใช้งาน และบังคับใช้ทั่วทั้งองค์กร

แม้จะฟังดูชัดเจนในหน้าที่ แต่อันที่จริงแล้ว FinOps มีความท้าทายอยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว เพราะผู้รับผิดชอบตรงนี้จะต้องสามารถสื่อสารให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน ทำงานร่วมกับหลายฝ่ายทั้งผู้ใช้งาน Vendor และมองเชิงกลยุทธ์ทางการเงินควบคู่กับเทคโนโลยี อนึ่งกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้ผู้ใช้งานรู้จักใช้จ่ายอย่างมีความรับผิดชอบ โดยท่านอาจจะใช้การแข่งขันเพื่อคิดค้นวิธีลดการใช้จ่ายของคลาวด์ หรือติดประกาศการใช้งานคลาวด์ของแต่ละแผนกให้รู้ทั่วกัน แม้กระทั่งการใช้ยาแรงอย่างการตัดงบบางส่วนกับทีมที่ใช้มากเกินไป

ขั้นตอนในการดำเนินงานของ FinOps สามารถสรุปได้ 4 ช่วง โดยจะต้องทำอย่างเป็นลำดับต่อกันดังนี้

1.) Visibility

องค์กรไม่สามารถทำอะไรได้กับสิ่งที่มองไม่เห็น ซึ่งความท้าทายใหญ่ ณ จุดนี้แบ่งเป็น 2 ประเด็น เรื่องแรกคือองค์กรไม่ทราบว่าจะย้าย Workload อะไรไปบนคลาวด์ด้วยค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ หรือแม้แต่องค์กรที่ใช้คลาวด์อยู่แล้วยังไม่รู้ว่าตนใช้อะไรบ้างสร้างผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายแค่ไหน ทั้งหมดนี้เพราะขาดการวางแผนด้านค่าใช้จ่ายและมองไม่เห็นการใช้งานโดยรวม จึงไม่สามารถประเมินต้นทุนที่แม่นยำ

วิธีแก้ปัญหาก็คือต้องตั้งงบตามเกณฑ์อย่างเหมาะสม มี Policy หรือเครื่องมือที่ช่วยแจ้งเตือนการใช้งานที่เกินขอบเขต ซึ่งก่อนอื่นต้องช่วยเรื่องการมองเห็น Workload ให้ได้ก่อน ตลอดจนทึมงานต้องมีวัฒนธรรมที่ดี มองภาพและวัดผลด้วย KPI เดียวกัน ไม่เพียงเท่านั้น FinOps ต้องสามารถเทียบเคียงผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นกับธุรกิจในอุตสาหกรรมเดียวกันได้เช่นกัน ท้ายที่สุดเมื่อมองเห็นจึง เข้าใจ นำไปสู่การใช้จ่ายที่จะค่อยๆลดลงหรือต้นทุนมีความคุ้มค่ามากขึ้น

2.) Optimization

FinOps จะต้องหาทางเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่ Infrastructure ด้วย โดยต้องมองหาช่องทางปรับปรุงการใช้งาน ว่ามีส่วนใดปรับได้หรือไม่ควรทำ นอกจากนี้ยังต้องจัดทำเอกสารที่สร้างประโยชน์เพื่อแชร์ให้ฝ่ายอื่นเช่น สคิร์ปต์สำหรับลบทรัพยากรคลาวด์ที่ไม่ได้ใช้งาน หรือปัจจัยที่ใช้วิเคราะห์ทรัพยากร เป็นต้น ยกตัวอย่างเช่นมีบางบริษัทกำหนดการพุ่งสูงของการใช้คลาวด์เป็น incident ดังนั้นจึงสามารถจัดการปัญหาได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ดีการลดค่าใช้จ่ายของคลาวด์ทำได้หลายแนวทางดังนี้

• ทำสัญญาจ่ายล่วงหน้า – ผู้ให้บริการคลาวด์รายหลักมักมีแผนส่วนลดให้แก่ลูกค้าที่สามารถทำสัญญาเช่นล่วงหน้าได้ โดยอาจจะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 80% เทียบกับการทำไปใช้ไป
• กำจัดทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้ – หลายองค์กรอาจเปิดการใช้งานบางอย่างเพื่อให้บริการชั่วคราวแต่เมื่อจบงานแล้วเครื่องยังรันต่อไป ซึ่งท่านต้องค้นหาปิดการใช้งานเหล่านี้ได้
• ปรับขนาดให้เหมาะสม – ปรับปรุงการเปิดใช้งานทรัพยากรให้พอเหมาะสอดคล้องกับการใช้งาน
• หันไปใช้บริการชั่วคราว – ในบริการคลาวด์มีทรัพยากรที่ราคาถูกแต่อาจไม่การันตีคุณภาพ ซึ่งองค์กรที่เข้าใจและประเมินการทำงานได้ดีอาจออกแบบให้ใช้ทรัพยากรเหล่านี้แทนได้ 

3.) Policy & Governance

หนึ่งในหน้าที่ต่อมาหลังจากทราบแล้วว่ามีส่วนไหนที่ปรับลดได้ ก็คือการวางบรรทัดฐานกรอบการทำงานให้แก่องค์กร โดย FinOps ต้องติดตามงบประมาณที่แต่ละแผนกหรือทีมพึงได้รับ อย่างไรก็ดีต้องกำหนดด้วยว่าค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นแบบใดรับได้หรือรับไม่ได้ Infrastructure ส่วนไหนควรจ่ายตามจริง (On-demand ควรมีสัดส่วนน้อยที่สุด เพราะจะได้คาดการณ์งบได้แม่นยำ) หรือส่วนไหนคาดการณ์เพื่อจ่ายได้ล่วงหน้า และสุดท้ายคือการสร้าง Policy เพื่อประยุกต์เข้าสู่ความเป็นอัตโนมัติ เช่น Policy การวัดผลเครื่องที่ทิ้งร้างด้วย CPU ที่มีอัตราการใช้งานน้อยกว่า 5% เป็นระยะเวลา 30 วัน หรือเครื่องที่ไม่ใช่ Production จะสามารถรันได้แค่อาทิตย์ละไม่เกินจำนวนชั่วโมงที่กำหนด หรือแม้แต่การปิดเครื่องที่ไม่จำเป็นวันเสาร์อาทิตย์ และลบ Snapshot เก่าออก เป็นต้น

4.) Collaboration

เมื่องานเชิงกระบวนการบนคลาวด์เรียบร้อยดีแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการผลักการปฏิบัติออกไปสู่กระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ต้องพึ่งพาเรื่องวัฒนธรรมองค์กรเป็นอย่างมาก โดยท่านอาจจะตั้งการวัดผลด้วยต้นทุนเพื่อจูงใจการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม มีหน้า Dashboard คอยรายงานความเคลื่อนไหว รวมถึงสื่อสารให้ทุกฝ่ายได้เข้าใจผลกระทบต่อธุรกิจ เช่น ราคาค่าใช้จ่ายต่อแคมเปญ หรือปัจจัยเปรียบเทียบเพื่อชี้วัดอื่น

บทส่งท้าย

โดยสรุปแล้ว FinOps ก็คือแนวคิดการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับคลาวด์ที่ในโลกความเป็นจริงเริ่มซับซ้อนมากขึ้นทุกที ด้วยความหลากหลายของคลาวด์ และเทคโนโลยีปลีกย่อยภายใน อนึ่งจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดก็คือการมีโซลูชันที่ช่วยในการปฏิบัติการย้าย Workload ได้อย่างคล่องตัวตามการใช้งานหรืองบประมาณ รวมถึงรักษาสเถียรภาพของความมั่นคงปลอดภัยและตอบโจทย์ด้าน Governance โดยในส่วนนี้ VMware Aria ได้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยบริหารจัดการและควบคุมการทำงานของ Multi-cloud โดยเฉพาะ ไม่เพียงเท่านั้นด้วยเทคโนโลยี Graph Datastore จาก Aria Graphs ยังทำให้องค์กรสามารถมองเห็นองค์ประกอบและความสัมพันธ์ใน Multi-cloud ได้อย่างแท้จริง

อย่างไรก็ดีนอกจากเชิงเทคนิคแล้ว VMware Aria ยังนำเสนอการบริหารจัดการต้นทุนของคลาวด์ได้ผ่านเครื่องมือ VMware Aria Cost หรือ CloudHealth อีกด้วย ซึ่งจะทำให้ท่านมองเห็นค่าใช้จ่ายของตนเองในหลายมิติ เช่น คลาวด์ภายใต้การใช้งานของแต่ละทีมหรือแต่ละโปรเจ็คมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่อย่างไร จึงนำไปสู่การปรับลด และวางแผนกรอบการใช้งานอย่างเหมาะสมได้

ท่านใดสนใจเรื่องราวการบริหารจัดการต้นทุนขององค์กรแบบเต็มๆ สามารถเข้าร่วมสัมมนาในงาน ‘VMware Aria Connect in Bangkok’ ซึ่งจะจัดขึ้นในวันที่พฤหัสบดีที่ 30 มีนาคม 2566 โดยลงทะเบียนได้ที่นี่