7 ความสามารถด้านการจัดการและการเสริมความปลอดภัยในการพิมพ์เอกสารของ KYOCERA Net Manager

การจัดการระบบการพิมพ์เอกสารให้มีระเบียบ, ควบคุมการใช้งานได้, ติดตามปริมาณการพิมพ์เอกสารได้ และมั่นใจว่าข้อมูลจากเอกสารที่สั่งพิมพ์นั้นจะไม่รั่วไหลไปสู่พนักงานคนอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง ถือเป็นประเด็นที่มีความสำคัญไม่น้อยกับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร ในบทความนี้จะขอแนะนำ 10 ความสามารถของ KYOCERA Net Manager เพื่อให้เหล่าธุรกิจองค์กรที่กำลังพิจารณาระบบ All-in-One Printer ได้นำไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา ดังนี้

 

1. Authentication รองรับการยืนยันตัวตนก่อนเข้าถึงความสามารถต่างๆ ของ Printer

Credit: KYOCERA

 

สำหรับพื้นฐานเบื้องต้นของการบริหารจัดการการพิมพ์ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพและความปลอดภัยได้นั้น ความสามารถในการยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานหรือการ Authentication ถือเป็นหัวใจสำคัญเลยทีเดียว เนื่องจากการยืนยันตัวตนนี้จะทำให้สามารถติดตามการใช้งาน Printer ได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้นว่าผู้ใช้งานคนใดมีการพิมพ์เอกสารมากน้อยแค่ไหน, แผนกใดใช้งาน All-in-One Printer ในความสามารถใดเป็นหลัก เพื่อให้เข้าใจพฤติกรรมการทำงาน, ปริมาณเอกสารที่พิมพ์ และนำไปสู่การสร้างรายงานด้านการใช้งานได้

ในขณะเดียวกัน การยืนยันตัวตนเองนี้ก็จะเป็นความสามารถที่นำไปต่อยอดสู่การควบคุมการพิมพ์เอกสารหรือใช้งาน Printer ในรูปแบบต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดค่า Profile ของผู้ใช้งานแต่ละคนให้แตกต่างกันเพื่อให้ Printer สามารถทำงานตอบสนองต่อความต้องการที่แตกต่างกันได้, การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงความสามารถต่างๆ ของอุปกรณ์ Printer ให้แตกต่างกันออกไปสำหรับผู้ใช้งานแต่ละคน ไปจนถึงการกำหนดโควต้าในการพิมพ์ได้

นอกจากนี้ KYOCERA เองก็ได้นำการยืนยันตัวตนนี้ไปเสริมใน 3 ความสามารถหลักของ All-in-One Printer ได้แก่ Secure Copy, Secure Print และ Secure Scan เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารสำคัญต่างๆ ในธุรกิจองค์กรนั้นจะไม่เกิดการรั่วไหลผ่านทาง Printer ด้วยการออกแบบ Workflow ที่รัดกุมนั่นเอง

ทั้งนี้เพื่อให้เกิดความสะดวกและความยืดหยุ่นในการใช้งาน KYOCERA ก็ได้รองรับการยืนยันตัวตนหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การใช้ Username/Password ตามมาตรฐานปกติทั่วไป ไปจนถึงการใช้บัตร ID Card ที่อาจรวมอยู่ในบัตรประจำตัวพนักงาน ให้พนักงานสามารถทำการแตะบัตรที่เครื่อง Printer เพื่อทำการยืนยันตัวตนก็ได้เช่นกัน

 

2. Print & Follow สั่งพิมพ์เอกสารได้อย่างมั่นใจ ว่าข้อมูลจะไม่รั่วไหลไปไหน

Print & Follow คือหนึ่งใน Workflow ที่โดดเด่นของ KYOCERA ในการพิมพ์เอกสารอย่างมั่นใจว่าผู้ที่สั่งพิมพ์เท่านั้นจะเข้าถึงเอกสารกระดาษฉบับนั้นได้ โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

  • ผู้ใช้งานสั่งพิมพ์เอกสารจากอุปกรณ์ของตัวเอง
  • คำสั่งพิมพ์และไฟล์เอกสารนั้นจะถูกส่งไปยัง Printer แต่จะยังไม่ถูกพิมพ์ออกมา
  • ผู้ใช้งานเดินไปที่เครื่อง Printer และทำการยืนยันตัวตนด้วย Username/Password หรือบัตร ID Card
  • ผู้ใช้งานทำการกดยืนยันสั่งพิมพ์เอกสาร
  • เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมา ให้ผู้ใช้งานพร้อมรับเอกสารได้ทันที

Workflow ดังกล่าวนี้ถูกออกแบบมาเพื่อลดความเสี่ยงจากการพิมพ์เอกสารตามปกติ ที่เมื่อผู้ใช้งานสั่งพิมพ์เอกสารเสร็จแล้ว บุคคลอื่นที่อยู่ในบริเวณใกล้เคียง Printer นั้นอาจเข้าถึงเอกสารนั้นๆ ได้ ทำให้มีโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหลได้ในกรณีนี้

 

3. Scan-to-Me ส่งไฟล์เอกสารที่ทำการสแกนมายังอีเมล์หรือ Folder ที่ต้องการได้โดยตรง

โดยปกติแล้วการสแกนเอกสารนั้น ไฟล์เอกสารที่ได้จากการสแกนมักจะถูกบันทึกอยู่ใน Default Folder ที่กำหนดเอาไว้ตอนตั้งค่าเครื่อง Printer หรือ Print Server ทำให้ผู้ใช้งานต้องมาทำการย้ายไฟล์นั้นๆ ไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการเอง หรือบางครั้งหาก Default Folder นั้นสามารถถูกเข้าถึงได้โดยผู้ใช้งานหลายคนเนื่องจากเป็น Folder บนระบบ File Sharing ก็มีโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหลเช่นกัน

Scan-to-Me จึงเป็นอีกความสามารถหนึ่งที่ KYOCERA นำมาใช้ โดยเปิดให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดใน Profile ของตนเองได้ว่าการสแกนเอกสารนั้นๆ เอกสารจะถูกส่งไปยังที่ใด ไม่ว่าจะเป็น Folder ที่ต้องการ หรืออีเมล์ของผู้ใช้งานคนดังกล่าว เพื่อที่จะได้ไม่ต้องเสียเวลาย้ายไฟล์ และลดโอกาสที่บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องจะเข้าถึงไฟล์เอกสารนั้นๆ ได้ หรือแม้แต่จะส่งเอกสารนั้นๆ ไปยัง OCR Software เพื่อทำการแปลงไฟล์ภาพจากการสแกนออกมาเป็นตัวหนังสือเลยก็ได้เช่นกัน

 

4. Job Archiving บันทึกเอกสารที่เคยพิมพ์เอาไว้ สามารถสั่งพิมพ์ซ้ำได้ทันทีที่ต้องการ

เมื่อผู้ใช้งานทำการพิมพ์เอกสารใดๆ ระบบ KYOCERA Net Manager นั้นจะมีการบันทึกไฟล์เก็บเอาไว้ เพื่อให้ผู้ใช้งานนั้นทำการเลือกนำเอกสารเหล่านั้นมาพิมพ์ซ้ำได้ หรือแม้แต่จะทำการเลือกว่าเอกสารใดที่เคยพิมพ์มาก่อนนั้นอยู่ในหมวด Favorite เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึงในครั้งถัดไป ทำให้เหมาะกับงานที่ต้องมีการพิมพ์เอกสารรูปแบบเดิมซ้ำๆ เช่น แบบฟอร์มที่มีการใช้งานบ่อย ทำให้สะดวกต่อการทำงานมากยิ่งขึ้นไปอีก

 

5. Credit Accounting ออกแบบระบบโควต้าสำหรับการพิมพ์เอกสาร และเติมเครดิตการพิมพ์ได้

ระบบการพิมพ์เอกสารของ KYOCERA นั้นสามารถกำหนดโควต้าในการใช้งานเครื่อง Printer ได้ เพื่อจำกัดปริมาณเอกสารที่ต้องมีการพิมพ์สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนหรือแต่ละแผนก เป็นการควบคุมไม่ให้มีการพิมพ์เอกสารฟุ่มเฟือย

ความสามารถนี้ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อให้มีการจ่ายเงินเพื่อเติมโควต้าการพิมพ์ได้ เหมาะสำหรับการเปิดบริการด้านพิมพ์ให้กับพนักงานภายในหรือบุคคลภายนอกได้ เช่น Co-working Space ที่อาจเปิดให้ผู้มาเช่าพื้นที่ทำงานสามารถพิมพ์เอกสารได้ตามโควต้าที่กำหนดและเติมเงินเพื่อเพิ่มโควต้าได้ ก็ถือเป็นอีกช่องทางหนึ่งในการสร้างรายได้ให้กับ Co-working Space และเป็นอีกสวัสดิการที่ดีแก่ผู้เข้ามาใช้งานที่จะได้ไม่ต้องซื้อ Printer ของตนเองทุกราย

 

6. Reporting รายงานผลการพิมพ์เอกสาร ปรับปรุงกระบวนการการทำงานและการใช้กระดาษภายในองค์กร

ผู้ดูแลระบบสามารถทำการสร้างรายงานเกี่ยวกับการใช้งานเครื่อง Printer ได้จาก Report ที่มีให้มากกว่า 80 รูปแบบ เพื่อนำข้อมูลไปทำการวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้ใช้งาน, ปริมาณเอกสารที่พิมพ์, ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการวางแผนนโยบายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการพิมพ์เอกสารและปรับเปลี่ยนกระบวนการการทำงานของธุรกิจ เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นได้ในระยะยาว

 

7. Mobile Terminal บริหารจัดการการพิมพ์เอกสารได้ผ่านอุปกรณ์ Smartphone และ Tablet

Printer สมัยใหม่มักรองรับการสั่งพิมพ์เอกสารจากอุปกรณ์พกพาอย่าง Smartphone หรือ Tablet ได้กันหมดอยู่แล้ว แต่ KYOCERA เหนือกว่านั้นด้วยการเปิดให้ผู้ใช้งานสามารถทำการเข้าไปตรวจสอบสถานะการพิมพ์เอกสาร, ปริมาณโควต้าการพิมพ์ของตนเองที่เหลืออยู่ และอื่นๆ เพื่อให้การจัดการด้านการพิมพ์เอกสารนั้นสามารถทำได้อย่างคล่องตัวจากทุกอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน

 

เหมาะกับองค์กรใหญ่ ด้วยการคิด License ตามจำนวนอุปกรณ์

นอกเหนือจากประเด็นด้านความสามารถเชิงเทคนิคที่ทำให้ KYOCERA เหมาะสมกับการนำไปใช้ในธุรกิจองค์กรขนาดใหญ่แล้ว อีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญก็คือการคิด License ในการใช้งานความสามารถเหล่านี้ของ KYOCERA Net Manager ที่คิด License ตามอุปกรณ์ Printer ที่ใช้งานเป็นหลัก ไม่ได้คิด License ตามจำนวนผู้ใช้งานภายในองค์กร ทำให้ถึงแม้องค์กรจะมีพนักงานจำนวนมาก ค่าใช้จ่ายตรงส่วนนี้ก็จะไม่เพิ่มตาม และทำให้องค์กรที่กำลังมีการเติบโตอย่างรวดเร็วนั้นไม่ต้องกังวลถึงประเด็นด้านค่าใช้จ่ายในเชิง License เหล่านี้อีกด้วย

 

อยากใช้ KYOCERA Net Manager ต้องเริ่มต้นอย่างไร?

สำหรับองค์กรที่สนใจใช้โซลูชัน KYOCERA Net Manager นั้น มีแนวทางเริ่มต้นง่ายๆ ดังต่อไปนี้

  1. ตรวจสอบว่า KYOCERA Printer ที่ใช้งานอยู่นั้นรองรับการทำงานร่วมกับ KYOCERA Net Manager ได้หรือไม่ และต้องมีการติดตั้ง Hardware ใดๆ เพิ่ม เช่น ระบบอ่านบัตร ID Card เพื่อให้ตอบโจทย์ความต้องการหรือเปล่า
  2. ติดตั้ง KYOCERA Net Manager บน Windows Server 2008/2008 R2/2012/2012 R2 หรือ Windows® Vista/ 7/ 8/ 8.1 (KYOCERA แนะนำให้ใช้ Windows Server เพื่อความเสถียรของระบบที่สูงกว่า) พร้อมหน่วยความจำอย่างน้อย 2GB และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอย่างน้อย 300MB สำหรับให้โปรแกรม KYORCERA Net Manager ทำงาน (พืันที่จัดเก็บข้อมูลนี้ยังไม่รวมพื้นที่สำหรับรองรับเอกสารที่จะสั่งพิมพ์ ดังนั้นแนะนำให้มีพื้นที่เผื่อเอาไว้มากกว่านี้)
  3. จัดการกำหนดค่าการยืนยันตัวตนของผู้ใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถทำการยืนยันตัวตนด้วยวิธีการที่เหมาะสมได้
  4. แนะแนวทางการใช้งานเบื้องต้นให้ผู้ใช้งานแต่ละคนทราบ เพื่อให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถทำการประยุกต์ใช้โซลูชันนี้กับงานในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
  5. ศึกษาระบบ Report ว่ามีรายงานใดที่จะนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ในการตรวจสอบการใช้งานและการวางแผนบ้าง

 

ติดต่อ KYOCERA ได้ทันที

สำหรับผู้ที่สนใจโซลูชันด้านการพิมพ์เอกสารและการจัดการเอกสารของ KYOCERA สามารถติดต่อทีมงาน KYOCERA ได้โดยตรงทันทีที่โทร 02-586-0333 หรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ http://bit.ly/2nmmBsz


About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

ผู้เชี่ยวชาญเตือนมีเซิร์ฟเวอร์ Jenkins จำนวนมากยังไม่แพตช์ช่องโหว่ร้ายแรง

ผู้เชี่ยวชาญจาก CyberArk ที่ค้นพบช่องโหว่ 2 รายการบน Jenkins ได้เตือนว่ายังมีเซิร์ฟเวอร์อีกจำนวนมากที่ยังไม่ได้รับการแพทช์แก้ไขช่องโหว่ของเมื่อหลายเดือนก่อนที่ถูกจัดอยู่ในระดับร้ายแรงซึ่งทำให้แฮ็กเกอร์สามารถเข้าควบคุมเครื่องได้แบบเบ็ดเสร็จ

ถึงเวลาคิดนอกกรอบ Router แบบเดิมแล้ว

ในที่สุดผมก็ส่งกล่องขนาดใหญ่ 4 ใบที่มีซีดีเกือบ 1,000 แผ่นให้กับห้องสมุดในท้องถิ่นเสร็จเรียบร้อย และซีดีบางแผ่นมีอายุถึง 33 ปี สมัยนั้นผมใช้วิธีนี้จัดระเบียบเทปคาสเซ็ทและแผ่นไวนิลของผม ยกเว้นอัลบั้มที่ผมชอบ 2-3 อัลบั้ม เช่น อัลบั้ม Dark Side of the Moon ที่เปิดตัวครั้งแรก