TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
การจัดการระบบการพิมพ์เอกสารให้มีระเบียบ, ควบคุมการใช้งานได้, ติดตามปริมาณการพิมพ์เอกสารได้ และมั่นใจว่าข้อมูลจากเอกสารที่สั่งพิมพ์นั้นจะไม่รั่วไหลไปสู่พนักงานคนอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง ถือเป็นประเด็นที่มีความสำคัญไม่น้อยกับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร ในบทความนี้จะขอแนะนำ 10 ความสามารถของ KYOCERA Net Manager เพื่อให้เหล่าธุรกิจองค์กรที่กำลังพิจารณาระบบ All-in-One Printer ได้นำไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา ดังนี้
1. Authentication รองรับการยืนยันตัวตนก่อนเข้าถึงความสามารถต่างๆ ของ Printer
สำหรับพื้นฐานเบื้องต้นของการบริหารจัดการการพิมพ์ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพและความปลอดภัยได้นั้น ความสามารถในการยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานหรือการ Authentication ถือเป็นหัวใจสำคัญเลยทีเดียว เนื่องจากการยืนยันตัวตนนี้จะทำให้สามารถติดตามการใช้งาน Printer ได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้นว่าผู้ใช้งานคนใดมีการพิมพ์เอกสารมากน้อยแค่ไหน, แผนกใดใช้งาน All-in-One Printer ในความสามารถใดเป็นหลัก เพื่อให้เข้าใจพฤติกรรมการทำงาน, ปริมาณเอกสารที่พิมพ์ และนำไปสู่การสร้างรายงานด้านการใช้งานได้
ในขณะเดียวกัน การยืนยันตัวตนเองนี้ก็จะเป็นความสามารถที่นำไปต่อยอดสู่การควบคุมการพิมพ์เอกสารหรือใช้งาน Printer ในรูปแบบต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดค่า Profile ของผู้ใช้งานแต่ละคนให้แตกต่างกันเพื่อให้ Printer สามารถทำงานตอบสนองต่อความต้องการที่แตกต่างกันได้, การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงความสามารถต่างๆ ของอุปกรณ์ Printer ให้แตกต่างกันออกไปสำหรับผู้ใช้งานแต่ละคน ไปจนถึงการกำหนดโควต้าในการพิมพ์ได้
นอกจากนี้ KYOCERA เองก็ได้นำการยืนยันตัวตนนี้ไปเสริมใน 3 ความสามารถหลักของ All-in-One Printer ได้แก่ Secure Copy, Secure Print และ Secure Scan เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารสำคัญต่างๆ ในธุรกิจองค์กรนั้นจะไม่เกิดการรั่วไหลผ่านทาง Printer ด้วยการออกแบบ Workflow ที่รัดกุมนั่นเอง
ทั้งนี้เพื่อให้เกิดความสะดวกและความยืดหยุ่นในการใช้งาน KYOCERA ก็ได้รองรับการยืนยันตัวตนหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การใช้ Username/Password ตามมาตรฐานปกติทั่วไป ไปจนถึงการใช้บัตร ID Card ที่อาจรวมอยู่ในบัตรประจำตัวพนักงาน ให้พนักงานสามารถทำการแตะบัตรที่เครื่อง Printer เพื่อทำการยืนยันตัวตนก็ได้เช่นกัน
2. Print & Follow สั่งพิมพ์เอกสารได้อย่างมั่นใจ ว่าข้อมูลจะไม่รั่วไหลไปไหน
Print & Follow คือหนึ่งใน Workflow ที่โดดเด่นของ KYOCERA ในการพิมพ์เอกสารอย่างมั่นใจว่าผู้ที่สั่งพิมพ์เท่านั้นจะเข้าถึงเอกสารกระดาษฉบับนั้นได้ โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้
- ผู้ใช้งานสั่งพิมพ์เอกสารจากอุปกรณ์ของตัวเอง
- คำสั่งพิมพ์และไฟล์เอกสารนั้นจะถูกส่งไปยัง Printer แต่จะยังไม่ถูกพิมพ์ออกมา
- ผู้ใช้งานเดินไปที่เครื่อง Printer และทำการยืนยันตัวตนด้วย Username/Password หรือบัตร ID Card
- ผู้ใช้งานทำการกดยืนยันสั่งพิมพ์เอกสาร
- เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมา ให้ผู้ใช้งานพร้อมรับเอกสารได้ทันที
Workflow ดังกล่าวนี้ถูกออกแบบมาเพื่อลดความเสี่ยงจากการพิมพ์เอกสารตามปกติ ที่เมื่อผู้ใช้งานสั่งพิมพ์เอกสารเสร็จแล้ว บุคคลอื่นที่อยู่ในบริเวณใกล้เคียง Printer นั้นอาจเข้าถึงเอกสารนั้นๆ ได้ ทำให้มีโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหลได้ในกรณีนี้
3. Scan-to-Me ส่งไฟล์เอกสารที่ทำการสแกนมายังอีเมล์หรือ Folder ที่ต้องการได้โดยตรง
โดยปกติแล้วการสแกนเอกสารนั้น ไฟล์เอกสารที่ได้จากการสแกนมักจะถูกบันทึกอยู่ใน Default Folder ที่กำหนดเอาไว้ตอนตั้งค่าเครื่อง Printer หรือ Print Server ทำให้ผู้ใช้งานต้องมาทำการย้ายไฟล์นั้นๆ ไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการเอง หรือบางครั้งหาก Default Folder นั้นสามารถถูกเข้าถึงได้โดยผู้ใช้งานหลายคนเนื่องจากเป็น Folder บนระบบ File Sharing ก็มีโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหลเช่นกัน
Scan-to-Me จึงเป็นอีกความสามารถหนึ่งที่ KYOCERA นำมาใช้ โดยเปิดให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดใน Profile ของตนเองได้ว่าการสแกนเอกสารนั้นๆ เอกสารจะถูกส่งไปยังที่ใด ไม่ว่าจะเป็น Folder ที่ต้องการ หรืออีเมล์ของผู้ใช้งานคนดังกล่าว เพื่อที่จะได้ไม่ต้องเสียเวลาย้ายไฟล์ และลดโอกาสที่บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องจะเข้าถึงไฟล์เอกสารนั้นๆ ได้ หรือแม้แต่จะส่งเอกสารนั้นๆ ไปยัง OCR Software เพื่อทำการแปลงไฟล์ภาพจากการสแกนออกมาเป็นตัวหนังสือเลยก็ได้เช่นกัน
4. Job Archiving บันทึกเอกสารที่เคยพิมพ์เอาไว้ สามารถสั่งพิมพ์ซ้ำได้ทันทีที่ต้องการ
เมื่อผู้ใช้งานทำการพิมพ์เอกสารใดๆ ระบบ KYOCERA Net Manager นั้นจะมีการบันทึกไฟล์เก็บเอาไว้ เพื่อให้ผู้ใช้งานนั้นทำการเลือกนำเอกสารเหล่านั้นมาพิมพ์ซ้ำได้ หรือแม้แต่จะทำการเลือกว่าเอกสารใดที่เคยพิมพ์มาก่อนนั้นอยู่ในหมวด Favorite เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึงในครั้งถัดไป ทำให้เหมาะกับงานที่ต้องมีการพิมพ์เอกสารรูปแบบเดิมซ้ำๆ เช่น แบบฟอร์มที่มีการใช้งานบ่อย ทำให้สะดวกต่อการทำงานมากยิ่งขึ้นไปอีก
5. Credit Accounting ออกแบบระบบโควต้าสำหรับการพิมพ์เอกสาร และเติมเครดิตการพิมพ์ได้
ระบบการพิมพ์เอกสารของ KYOCERA นั้นสามารถกำหนดโควต้าในการใช้งานเครื่อง Printer ได้ เพื่อจำกัดปริมาณเอกสารที่ต้องมีการพิมพ์สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนหรือแต่ละแผนก เป็นการควบคุมไม่ให้มีการพิมพ์เอกสารฟุ่มเฟือย
ความสามารถนี้ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อให้มีการจ่ายเงินเพื่อเติมโควต้าการพิมพ์ได้ เหมาะสำหรับการเปิดบริการด้านพิมพ์ให้กับพนักงานภายในหรือบุคคลภายนอกได้ เช่น Co-working Space ที่อาจเปิดให้ผู้มาเช่าพื้นที่ทำงานสามารถพิมพ์เอกสารได้ตามโควต้าที่กำหนดและเติมเงินเพื่อเพิ่มโควต้าได้ ก็ถือเป็นอีกช่องทางหนึ่งในการสร้างรายได้ให้กับ Co-working Space และเป็นอีกสวัสดิการที่ดีแก่ผู้เข้ามาใช้งานที่จะได้ไม่ต้องซื้อ Printer ของตนเองทุกราย
6. Reporting รายงานผลการพิมพ์เอกสาร ปรับปรุงกระบวนการการทำงานและการใช้กระดาษภายในองค์กร
ผู้ดูแลระบบสามารถทำการสร้างรายงานเกี่ยวกับการใช้งานเครื่อง Printer ได้จาก Report ที่มีให้มากกว่า 80 รูปแบบ เพื่อนำข้อมูลไปทำการวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้ใช้งาน, ปริมาณเอกสารที่พิมพ์, ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการวางแผนนโยบายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการพิมพ์เอกสารและปรับเปลี่ยนกระบวนการการทำงานของธุรกิจ เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นได้ในระยะยาว
7. Mobile Terminal บริหารจัดการการพิมพ์เอกสารได้ผ่านอุปกรณ์ Smartphone และ Tablet
Printer สมัยใหม่มักรองรับการสั่งพิมพ์เอกสารจากอุปกรณ์พกพาอย่าง Smartphone หรือ Tablet ได้กันหมดอยู่แล้ว แต่ KYOCERA เหนือกว่านั้นด้วยการเปิดให้ผู้ใช้งานสามารถทำการเข้าไปตรวจสอบสถานะการพิมพ์เอกสาร, ปริมาณโควต้าการพิมพ์ของตนเองที่เหลืออยู่ และอื่นๆ เพื่อให้การจัดการด้านการพิมพ์เอกสารนั้นสามารถทำได้อย่างคล่องตัวจากทุกอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน
เหมาะกับองค์กรใหญ่ ด้วยการคิด License ตามจำนวนอุปกรณ์
นอกเหนือจากประเด็นด้านความสามารถเชิงเทคนิคที่ทำให้ KYOCERA เหมาะสมกับการนำไปใช้ในธุรกิจองค์กรขนาดใหญ่แล้ว อีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญก็คือการคิด License ในการใช้งานความสามารถเหล่านี้ของ KYOCERA Net Manager ที่คิด License ตามอุปกรณ์ Printer ที่ใช้งานเป็นหลัก ไม่ได้คิด License ตามจำนวนผู้ใช้งานภายในองค์กร ทำให้ถึงแม้องค์กรจะมีพนักงานจำนวนมาก ค่าใช้จ่ายตรงส่วนนี้ก็จะไม่เพิ่มตาม และทำให้องค์กรที่กำลังมีการเติบโตอย่างรวดเร็วนั้นไม่ต้องกังวลถึงประเด็นด้านค่าใช้จ่ายในเชิง License เหล่านี้อีกด้วย
อยากใช้ KYOCERA Net Manager ต้องเริ่มต้นอย่างไร?
สำหรับองค์กรที่สนใจใช้โซลูชัน KYOCERA Net Manager นั้น มีแนวทางเริ่มต้นง่ายๆ ดังต่อไปนี้
- ตรวจสอบว่า KYOCERA Printer ที่ใช้งานอยู่นั้นรองรับการทำงานร่วมกับ KYOCERA Net Manager ได้หรือไม่ และต้องมีการติดตั้ง Hardware ใดๆ เพิ่ม เช่น ระบบอ่านบัตร ID Card เพื่อให้ตอบโจทย์ความต้องการหรือเปล่า
- ติดตั้ง KYOCERA Net Manager บน Windows Server 2008/2008 R2/2012/2012 R2 หรือ Windows® Vista/ 7/ 8/ 8.1 (KYOCERA แนะนำให้ใช้ Windows Server เพื่อความเสถียรของระบบที่สูงกว่า) พร้อมหน่วยความจำอย่างน้อย 2GB และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอย่างน้อย 300MB สำหรับให้โปรแกรม KYORCERA Net Manager ทำงาน (พืันที่จัดเก็บข้อมูลนี้ยังไม่รวมพื้นที่สำหรับรองรับเอกสารที่จะสั่งพิมพ์ ดังนั้นแนะนำให้มีพื้นที่เผื่อเอาไว้มากกว่านี้)
- จัดการกำหนดค่าการยืนยันตัวตนของผู้ใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถทำการยืนยันตัวตนด้วยวิธีการที่เหมาะสมได้
- แนะแนวทางการใช้งานเบื้องต้นให้ผู้ใช้งานแต่ละคนทราบ เพื่อให้ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถทำการประยุกต์ใช้โซลูชันนี้กับงานในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- ศึกษาระบบ Report ว่ามีรายงานใดที่จะนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ในการตรวจสอบการใช้งานและการวางแผนบ้าง
ติดต่อ KYOCERA ได้ทันที
สำหรับผู้ที่สนใจโซลูชันด้านการพิมพ์เอกสารและการจัดการเอกสารของ KYOCERA สามารถติดต่อทีมงาน KYOCERA ได้โดยตรงทันทีที่โทร 02-586-0333 หรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ http://bit.ly/2nmmBsz
