Breaking News

รู้จัก KYOCERA Net Manager: ควบคุมการพิมพ์เอกสารให้ทั้งประหยัดและปลอดภัย

ด้วยความสำคัญของข้อมูลในธุรกิจที่สูงขึ้น กับแนวโน้มการตื่นตัวด้านการป้องกันเหตุข้อมูลรั่วไหล ทาง KYOCERA ซึ่งเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยีการพิมพ์เองก็เล็งเห็นความสำคัญในส่วนนี้เป็นอย่างดี จึงได้ทำการพัฒนา KYOCERA Net Manager โซลูชันการจัดการการพิมพ์และสแกนเอกสารกระดาษให้มีความมั่นคงปลอดภัย, มีความเป็นส่วนตัวสูง เพื่อลดความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญทางธุรกิจจะรั่วไหลจากคนภายในองค์กร และช่วยองค์กรควบคุมค่าใช้จ่ายไปด้วยในตัว

 

ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการจัดการเอกสาร อาจสูงถึง 3% ของรายรับทั้งหมดในองค์กร

หากอ้างอิงจากข้อมูลของ Gartner นั้น จะพบว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการจัดการเอกสารกระดาษนั้นอาจสูงถึง 3% ของรายรับทั้งปีในแต่ละองค์กร ซึ่งค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ก็เกิดจากทั้งการพิมพ์เอกสาร, การบริหารจัดการเอกสาร และค่าใช้จ่ายจากการจัดเก็บเอกสาร

การควบคุมเอกสารเหล่านี้ทั้งในแง่ของการลดปริมาณการพิมพ์ที่ไม่จำเป็นลง, การติดตามการพิมพ์เอกสารของพนักงานแต่ละคนเพื่อให้สามารถทำการปรับปรุงค่าใช้จ่ายและกระบวนการการทำงานได้ รวมถึงการแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปของ Digital ให้มากที่สุดเพื่อให้ลดค่าใช้จ่ายกับองค์กรในระยะยาวได้ก็ถือเป็นแนวทางที่น่าสนใจไม่น้อยทีเดียว

 

ข้อมูลจากเอกสารที่พิมพ์: ช่องทางการรั่วไหลของข้อมูลภายในองค์กร

อีกประเด็นหนึ่งที่น่าสนใจก็คือการที่เอกสารสำคัญทางธุรกิจ, การเงิน หรือกฎหมายจำนวนมากนั้นยังต้องมีการพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารกระดาษอยู่ รวมถึงยังมีกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การสแกน หรือการถ่ายสำเนา เป็นต้น ขั้นตอนเหล่านี้ล้วนมีโอกาสที่จะทำให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหลไปยังพนักงานคนอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องได้ทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการสั่งพิมพ์เอกสาร จนกระทั่งเอกสารออกมาที่เครื่องพิมพ์ และมีพนักงานคนอื่นไปเห็นเข้าพอดี หรือการสแกนเอกสารเอาไว้ใน File Sharing Folder ที่ทำให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เป็นต้น

 

ใช้ KYOCERA Net Manager ควบคุมการพิมพ์เอกสารขององค์กรให้ประหยัดและปลอดภัย

 

Credit: Kyocera

 

KYOCERA นั้นเห็นว่าประเด็นทั้งสองนี้ถือเป็นประเด็นสำคัญสำหรับเหล่าธุรกิจองค์กร ดังนั้นทาง KYOCERA เองจึงได้พัฒนาโซลูชันขึ้นมาเพื่อทำงานร่วมกับ Printer สำหรับองค์กรของ KYOCERA เพื่อตอบโจทย์ทั้งประเด็นด้านความประหยัดและความปลอดภัยในการใช้งาน Printer มากขึ้น ดังต่อไปนี้

 

ระบบยืนยันตัวตนก่อนพิมพ์หรือแสกนเอกสาร

ความสามารถในการยืนยันตัวตนก่อนการพิมพ์หรือการสแกนเอกสารนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญหนึ่งของโซลูชัน KYOCERA Net Manager เพื่อให้ Printer สามารถทราบถึงตัวตนของผู้ใช้งานได้ โดยผู้ใช้งานสามารถทำการยืนยันตัวเองได้ด้วย Username, Password, PIN หรือแม้แต่จะใช้ ID Card ก็ได้เช่นกัน ทำให้ Printer สามารถทำการกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจนว่าจะสามารถใช้งานความสามารถใดได้บ้าง และยังสามารถจัดเก็บข้อมูลสถิติการใช้งานของผู้ใช้งาน และควบคุมโควต้าการพิมพ์ของผู้ใช้งานแต่ละคนได้

นอกจากนี้ การที่ Printer ทราบถึงตัวตนของผู้ใช้งานเองก็ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อลดความเสี่ยงในการที่ข้อมูลจะรั่วไหลได้ ด้วยการกำหนดให้ผู้ใช้งานที่สั่งพิมพ์เอกสารไปยังเครื่อง Printer ใดๆ ต้องไปทำการยืนยันตัวตนที่หน้าเครื่องก่อนที่เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมา ลดโอกาสที่เอกสารเหล่านั้นจะถูกเข้าถึงหรืออ่านได้โดยพนักงานคนอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย ความสามารถนี้เรียกว่า Print & Follow

สำหรับตัว ID Card ที่นำมาใช้ในการยืนยันตัวตนนี้ องค์กรเองก็สามารถปรับให้บัตรประจำตัวพนักงาน หรือบัตรนักศึกษาที่รองรับเครื่องอ่านบัตรอยู่แล้วนั้นสามารถใช้งานได้ในฐานะ ID Card ทำให้การออกแบบระบบต่อยอดเพื่อควบคุมการพิมพ์เอกสารหรือการใช้งานเครื่อง Printer นั้นสามารถทำได้อย่างชาญฉลาดและง่ายดายต่อผู้ใช้งาน โดยตัว Printer ของ KYOCERA นั้นสามารถทำการติดตั้งอุปกรณ์ Card Reader เพื่ออ่านบัตรของพนักงานหรือนักศึกษาเพิ่มเติมได้ผ่านทางช่อง USB นั่นเอง ทำให้ห

 

จัดการการพิมพ์อย่างปลอดภัย

ในการสั่งพิมพ์เอกสารไปยังเครื่อง Printer ของ KYOCERA นั้น ตัว Printer จะทำหน้าที่เหมือนเป็นปราการด่านสุดท้ายก่อนที่เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมาจริงๆ ดังนั้นผู้ใช้งานจึงสามารถเข้าไปทำการบริหารจัดการเอกสารที่จะถูกพิมพ์ได้ที่ตัว Printer โดยตรงหลังจากทำการยืนยันตัวตน ไม่ว่าจะเป็นการสั่ง Confirm หรือ Cancel งานพิมพ์ เพื่อป้องกันกรณีถูกแอบพิมพ์เอกสารจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคน หรือการสั่งเก็บงานพิมพ์เอาไว้ในรายชื่อ Favorite เพื่อให้ในอนาคตผู้ใช้งานจะได้สามารถสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆ ซ้ำได้ ไม่ต้องไปสั่งพิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเช่น เอกสารแบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้งานบ่อย ทำให้สะดวกรวดเร็วต่อการใช้งาน

 

จัดการการสแกนเอกสารอย่างปลอดภัย

สำหรับการสแกนเอกสารนั้น ปัญหาที่มักพบเจอก็คือการที่เอกสารจะรั่วไหลหลังจากการสแกนและถูกส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโฟลเดอร์ใดๆ ที่คนอื่นสามารถเข้าถึงได้ ทาง KYOCERA จึงได้เพิ่มความสามารถในการให้ผู้ใช้งานแต่ละคนเลือกได้ว่าหลังจากสแกนเอกสารแล้ว จะให้ทำการบันทึกเอกสารนั้นๆ ลงไปยังโฟลเดอร์หรือส่งไปยัง Email ที่ต้องการ และผู้ดูแลระบบเองก็สามารถตั้งค่า Default ได้ว่าเอกสารที่ถูกสแกนนั้นจะส่งไปยัง Email ของผู้สแกนโดยตรง ซึ่งแนวทางเหล่านี้ก็จะช่วยลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในการสแกนเอกสารและจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นได้

 

พิมพ์เอกสารผ่านโทรศัพท์มือถือได้

โซลูชันของ KYOCERA นี้จะทำให้โทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์พกพาต่างๆ สามารถทำการพิมพ์เอกสารได้โดยไม่ต้องทำการติดตั้ง Application หรือเชื่อมต่อกับ Printer แต่อย่างใด เพียงแค่ใช้ Email ขององค์กรทำการส่งไฟล์ที่ต้องการพิมพ์ไปยัง Server ของ KYOCERA เท่านั้น และทำการยืนยันตัวตนที่หน้าเครื่อง Printer เพื่อสั่งพิมพ์เอกสาร ซึ่งก็ถือเป็นแนวทางที่สะดวกไม่น้อยเพราะในมุมของผู้ใช้งานนั้น องค์กรไม่ต้องทำการยุ่งเกี่ยวหรือแก้ไขการตั้งค่าใดๆ ในโทรศัพท์ของผู้ใช้งานเลย

 

มีรายงานการพิมพ์เอกสาร พร้อมกำหนดโควต้าการพิมพ์ของผู้ใช้งานแต่ละคนได้

เพื่อให้มีข้อมูลสำหรับใช้ในการปรับปรุงกระบวนการการจัดการด้านเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น KYOCERA สามารถทำการจัดเก็บข้อมูลสถิติการสั่งพิมพ์งาน, สำเนาเอกสาร และการสแกนเอกสารของผู้ใช้งานรายบุคคล, รายแผนก หรือรูปแบบอื่นๆ ได้ อีกทั้งยังสามารถทำการกำหนดโควต้าในการพิมพ์ได้ตามรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานในขณะที่ยังคงควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบโควต้าในการพิมพ์เอกสารนี้ สามารถกำหนดได้ทั้งในลักษณะของโควต้าล่วงหน้า หรือใช้ระบบแบบจ่ายเงินเติมเครดิตในการพิมพ์เอกสารก็ได้ ซึ่งความสามารถนี้ก็จะเหมาะกับองค์กรที่ต้องการเปิดบริการด้านการพิมพ์ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น มหาวิทยาลัยอาจจะเปิดบริการด้านการพิมพ์ให้กับนิสิตนักศึกษา หรือองค์กรอาจจะเปิดให้พนักงานภายในสามารถพิมพ์เอกสารส่วนตัวได้ เป็นต้น

 

พบกับโซลูชันด้านการพิมพ์และการจัดการเอกสารอื่นๆ อีกมากมายจาก KYOCERA

 

Credit: Kyocera

 

KYOCERA Net Manager นี้เป็นเพียงแค่โซลูชันหนึ่งในหมวด Cost Control & Security ของ KYOCERA เท่านั้น ซึ่งทาง KYOCERA เองยังมีโซลูชันอื่นๆ ทางด้านการพิมพ์และการจัดการเอกสารอีกมากมาย เช่น

  • KYOCERA Mobile & Cloud Solutions สามารถทำการสั่งพิมพ์เอกสารจากโทรศัพท์ Smartphone, สั่งพิมพ์เอกสารระยะไกลผ่านระบบ Cloud ให้การพิมพ์งานตอบรับต่อความต้องการในยุคของ Mobile และ Cloud ได้อย่างเต็มตัว
  • KYOCERA Capture & Distribution Solutions สามารถทำการแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปของ Digital และนำเอกสารนั้นๆ ไปดำเนินการต่อตาม Workflow ที่กำหนดเอาไว้ เช่น ตั้งชื่อไฟล์โดยอัตโนมัติและบันทึกลง Folder ที่ต้องการ, เชื่อมต่อกับระบบ Digital Imaging, ทำการสแกนเอกสารกระดาษคำตอบและตรวจข้อสอบ เป็นเต้น
  • KYOCERA Network Device Management โซลูชันสำหรับการตรวจสอบการทำงานและบริหารจัดการอุปกรณ์ Printer ทั้งหมดในระบบเครือข่ายได้จากศูนย์กลาง

ทั้งนี้แต่ละโซลูชันเองก็มีเทคโนโลยีอยู่ภายในแตกต่างกันไป ดังนั้นหากสนใจในโซลูชันไหนหรือมีคำถามใดๆ ก็สามารถติดต่อสอบถามไปยังทีมงานของ KYOCERA ได้ทันทีโดยตรง

 

ECOSYS: เทคโนโลยีระบบ Laser Printer จาก KYOCERA ที่ช่วยเพิ่มความทนทานและประหยัดมากยิ่งขึ้นให้กับการพิมพ์

แน่นอนว่าโซลูชันด้านการพิมพ์ใดๆ ก็ต้องใช้งานร่วมกับ Printer ที่ดี และ KYOCERA เองก็มีเทคโนโลยี ECOSYS ซึ่งเป็นเทคโนโลยีสำหรับ Laer Printer ที่ไม่ได้ใช้ Toner Cartridge แต่ทำการแยกส่วนประกอบย่อยๆ ภายใน Toner Cartridge ออกจากกันทั้งหมด ทำให้เกิดวัสดุสิ้นเปลืองที่น้อยลงมาก เหลือเพียงแต่ตัวผงหมึกเท่านั้น ทำให้การพิมพ์นั้นมีความทนทานมากกว่าทั่วไป

 

Credit: Kyocera

 

Laser Printer ที่ใช้เทคโนโลยี ECOSYS นี้มีรุ่นที่หลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งรุ่นในกลุ่ม Multifunction ที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในเหล่าธุรกิจองค์กร เนื่องจากความสะดวกในการใช้งานฟังก์ชันที่ครบถ้วนครอบคลุมทุกความต้องการนั่นเอง

 

ติดต่อ KYOCERA ได้ทันที

สำหรับผู้ที่สนใจโซลูชันด้านการพิมพ์เอกสารและการจัดการเอกสารของ KYOCERA สามารถติดต่อทีมงาน KYOCERA ได้โดยตรงทันทีที่โทร 02-586-0333 หรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ http://www.kyoceradocumentsolutions.co.th




About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

Webinar Replay: รู้จักกับ Rubrik ระบบ Data Protection สำหรับ Hyperconverged & Cloud Era โดย Rubrik

สำหรับผู้ที่พลาดไม่ได้เข้าชม TechTalk Webinar: รู้จักกับ Rubrik ระบบ Data Protection สำหรับ Hyperconverged & Cloud Era โดย Rubrik …

AWS เตรียมลงทุน 32,000 ล้านบาทในอินโดนีเซีย ขยายฐานรุกตลาดเอเชียตะวันออกเฉียงใต้

The Straits Times ได้ออกมารายงานถึงแผนการลงทุนในอินโดนีเซียของ AWS ที่จะมีมูลค่าสูงถึง 1,000 ล้านเหรียญหรือราวๆ 32,000 ล้านบาท เพื่อตอบสนองต่อความต้องการในการเติบโตของตลาดอินโดนีเซียที่ถือว่ามีความรวดเร็วโดดเด่นในภูมิภาคเดียวกัน และยังเป็นการเร่งรุกให้ตลาดเอเชียตะวันออกเฉียงใต้เติบโตไปด้วย