รู้จัก KYOCERA Net Manager: ควบคุมการพิมพ์เอกสารให้ทั้งประหยัดและปลอดภัย

ด้วยความสำคัญของข้อมูลในธุรกิจที่สูงขึ้น กับแนวโน้มการตื่นตัวด้านการป้องกันเหตุข้อมูลรั่วไหล ทาง KYOCERA ซึ่งเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยีการพิมพ์เองก็เล็งเห็นความสำคัญในส่วนนี้เป็นอย่างดี จึงได้ทำการพัฒนา KYOCERA Net Manager โซลูชันการจัดการการพิมพ์และสแกนเอกสารกระดาษให้มีความมั่นคงปลอดภัย, มีความเป็นส่วนตัวสูง เพื่อลดความเสี่ยงที่ข้อมูลสำคัญทางธุรกิจจะรั่วไหลจากคนภายในองค์กร และช่วยองค์กรควบคุมค่าใช้จ่ายไปด้วยในตัว

ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการจัดการเอกสาร อาจสูงถึง 3% ของรายรับทั้งหมดในองค์กร

หากอ้างอิงจากข้อมูลของ Gartner นั้น จะพบว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการจัดการเอกสารกระดาษนั้นอาจสูงถึง 3% ของรายรับทั้งปีในแต่ละองค์กร ซึ่งค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ก็เกิดจากทั้งการพิมพ์เอกสาร, การบริหารจัดการเอกสาร และค่าใช้จ่ายจากการจัดเก็บเอกสาร

การควบคุมเอกสารเหล่านี้ทั้งในแง่ของการลดปริมาณการพิมพ์ที่ไม่จำเป็นลง, การติดตามการพิมพ์เอกสารของพนักงานแต่ละคนเพื่อให้สามารถทำการปรับปรุงค่าใช้จ่ายและกระบวนการการทำงานได้ รวมถึงการแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปของ Digital ให้มากที่สุดเพื่อให้ลดค่าใช้จ่ายกับองค์กรในระยะยาวได้ก็ถือเป็นแนวทางที่น่าสนใจไม่น้อยทีเดียว

ข้อมูลจากเอกสารที่พิมพ์: ช่องทางการรั่วไหลของข้อมูลภายในองค์กร

อีกประเด็นหนึ่งที่น่าสนใจก็คือการที่เอกสารสำคัญทางธุรกิจ, การเงิน หรือกฎหมายจำนวนมากนั้นยังต้องมีการพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารกระดาษอยู่ รวมถึงยังมีกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การสแกน หรือการถ่ายสำเนา เป็นต้น ขั้นตอนเหล่านี้ล้วนมีโอกาสที่จะทำให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหลไปยังพนักงานคนอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องได้ทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการสั่งพิมพ์เอกสาร จนกระทั่งเอกสารออกมาที่เครื่องพิมพ์ และมีพนักงานคนอื่นไปเห็นเข้าพอดี หรือการสแกนเอกสารเอาไว้ใน File Sharing Folder ที่ทำให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เป็นต้น

ใช้ KYOCERA Net Manager ควบคุมการพิมพ์เอกสารขององค์กรให้ประหยัดและปลอดภัย

KYOCERA นั้นเห็นว่าประเด็นทั้งสองนี้ถือเป็นประเด็นสำคัญสำหรับเหล่าธุรกิจองค์กร ดังนั้นทาง KYOCERA เองจึงได้พัฒนาโซลูชันขึ้นมาเพื่อทำงานร่วมกับ Printer สำหรับองค์กรของ KYOCERA เพื่อตอบโจทย์ทั้งประเด็นด้านความประหยัดและความปลอดภัยในการใช้งาน Printer มากขึ้น ดังต่อไปนี้

ระบบยืนยันตัวตนก่อนพิมพ์หรือแสกนเอกสาร

ความสามารถในการยืนยันตัวตนก่อนการพิมพ์หรือการสแกนเอกสารนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญหนึ่งของโซลูชัน KYOCERA Net Manager เพื่อให้ Printer สามารถทราบถึงตัวตนของผู้ใช้งานได้ โดยผู้ใช้งานสามารถทำการยืนยันตัวเองได้ด้วย Username, Password, PIN หรือแม้แต่จะใช้ ID Card ก็ได้เช่นกัน ทำให้ Printer สามารถทำการกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจนว่าจะสามารถใช้งานความสามารถใดได้บ้าง และยังสามารถจัดเก็บข้อมูลสถิติการใช้งานของผู้ใช้งาน และควบคุมโควต้าการพิมพ์ของผู้ใช้งานแต่ละคนได้

นอกจากนี้ การที่ Printer ทราบถึงตัวตนของผู้ใช้งานเองก็ยังสามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อลดความเสี่ยงในการที่ข้อมูลจะรั่วไหลได้ ด้วยการกำหนดให้ผู้ใช้งานที่สั่งพิมพ์เอกสารไปยังเครื่อง Printer ใดๆ ต้องไปทำการยืนยันตัวตนที่หน้าเครื่องก่อนที่เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมา ลดโอกาสที่เอกสารเหล่านั้นจะถูกเข้าถึงหรืออ่านได้โดยพนักงานคนอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย ความสามารถนี้เรียกว่า Print & Follow

สำหรับตัว ID Card ที่นำมาใช้ในการยืนยันตัวตนนี้ องค์กรเองก็สามารถปรับให้บัตรประจำตัวพนักงาน หรือบัตรนักศึกษาที่รองรับเครื่องอ่านบัตรอยู่แล้วนั้นสามารถใช้งานได้ในฐานะ ID Card ทำให้การออกแบบระบบต่อยอดเพื่อควบคุมการพิมพ์เอกสารหรือการใช้งานเครื่อง Printer นั้นสามารถทำได้อย่างชาญฉลาดและง่ายดายต่อผู้ใช้งาน โดยตัว Printer ของ KYOCERA นั้นสามารถทำการติดตั้งอุปกรณ์ Card Reader เพื่ออ่านบัตรของพนักงานหรือนักศึกษาเพิ่มเติมได้ผ่านทางช่อง USB นั่นเอง ทำให้ห

จัดการการพิมพ์อย่างปลอดภัย

ในการสั่งพิมพ์เอกสารไปยังเครื่อง Printer ของ KYOCERA นั้น ตัว Printer จะทำหน้าที่เหมือนเป็นปราการด่านสุดท้ายก่อนที่เอกสารจะถูกพิมพ์ออกมาจริงๆ ดังนั้นผู้ใช้งานจึงสามารถเข้าไปทำการบริหารจัดการเอกสารที่จะถูกพิมพ์ได้ที่ตัว Printer โดยตรงหลังจากทำการยืนยันตัวตน ไม่ว่าจะเป็นการสั่ง Confirm หรือ Cancel งานพิมพ์ เพื่อป้องกันกรณีถูกแอบพิมพ์เอกสารจากเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคน หรือการสั่งเก็บงานพิมพ์เอาไว้ในรายชื่อ Favorite เพื่อให้ในอนาคตผู้ใช้งานจะได้สามารถสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆ ซ้ำได้ ไม่ต้องไปสั่งพิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเช่น เอกสารแบบฟอร์มต่างๆ ที่ใช้งานบ่อย ทำให้สะดวกรวดเร็วต่อการใช้งาน

จัดการการสแกนเอกสารอย่างปลอดภัย

สำหรับการสแกนเอกสารนั้น ปัญหาที่มักพบเจอก็คือการที่เอกสารจะรั่วไหลหลังจากการสแกนและถูกส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์หรือโฟลเดอร์ใดๆ ที่คนอื่นสามารถเข้าถึงได้ ทาง KYOCERA จึงได้เพิ่มความสามารถในการให้ผู้ใช้งานแต่ละคนเลือกได้ว่าหลังจากสแกนเอกสารแล้ว จะให้ทำการบันทึกเอกสารนั้นๆ ลงไปยังโฟลเดอร์หรือส่งไปยัง Email ที่ต้องการ และผู้ดูแลระบบเองก็สามารถตั้งค่า Default ได้ว่าเอกสารที่ถูกสแกนนั้นจะส่งไปยัง Email ของผู้สแกนโดยตรง ซึ่งแนวทางเหล่านี้ก็จะช่วยลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในการสแกนเอกสารและจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นได้

พิมพ์เอกสารผ่านโทรศัพท์มือถือได้

โซลูชันของ KYOCERA นี้จะทำให้โทรศัพท์มือถือหรืออุปกรณ์พกพาต่างๆ สามารถทำการพิมพ์เอกสารได้โดยไม่ต้องทำการติดตั้ง Application หรือเชื่อมต่อกับ Printer แต่อย่างใด เพียงแค่ใช้ Email ขององค์กรทำการส่งไฟล์ที่ต้องการพิมพ์ไปยัง Server ของ KYOCERA เท่านั้น และทำการยืนยันตัวตนที่หน้าเครื่อง Printer เพื่อสั่งพิมพ์เอกสาร ซึ่งก็ถือเป็นแนวทางที่สะดวกไม่น้อยเพราะในมุมของผู้ใช้งานนั้น องค์กรไม่ต้องทำการยุ่งเกี่ยวหรือแก้ไขการตั้งค่าใดๆ ในโทรศัพท์ของผู้ใช้งานเลย

มีรายงานการพิมพ์เอกสาร พร้อมกำหนดโควต้าการพิมพ์ของผู้ใช้งานแต่ละคนได้

เพื่อให้มีข้อมูลสำหรับใช้ในการปรับปรุงกระบวนการการจัดการด้านเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น KYOCERA สามารถทำการจัดเก็บข้อมูลสถิติการสั่งพิมพ์งาน, สำเนาเอกสาร และการสแกนเอกสารของผู้ใช้งานรายบุคคล, รายแผนก หรือรูปแบบอื่นๆ ได้ อีกทั้งยังสามารถทำการกำหนดโควต้าในการพิมพ์ได้ตามรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานในขณะที่ยังคงควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบโควต้าในการพิมพ์เอกสารนี้ สามารถกำหนดได้ทั้งในลักษณะของโควต้าล่วงหน้า หรือใช้ระบบแบบจ่ายเงินเติมเครดิตในการพิมพ์เอกสารก็ได้ ซึ่งความสามารถนี้ก็จะเหมาะกับองค์กรที่ต้องการเปิดบริการด้านการพิมพ์ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น มหาวิทยาลัยอาจจะเปิดบริการด้านการพิมพ์ให้กับนิสิตนักศึกษา หรือองค์กรอาจจะเปิดให้พนักงานภายในสามารถพิมพ์เอกสารส่วนตัวได้ เป็นต้น

พบกับโซลูชันด้านการพิมพ์และการจัดการเอกสารอื่นๆ อีกมากมายจาก KYOCERA

KYOCERA Net Manager นี้เป็นเพียงแค่โซลูชันหนึ่งในหมวด Cost Control & Security ของ KYOCERA เท่านั้น ซึ่งทาง KYOCERA เองยังมีโซลูชันอื่นๆ ทางด้านการพิมพ์และการจัดการเอกสารอีกมากมาย เช่น

• KYOCERA Mobile & Cloud Solutions สามารถทำการสั่งพิมพ์เอกสารจากโทรศัพท์ Smartphone, สั่งพิมพ์เอกสารระยะไกลผ่านระบบ Cloud ให้การพิมพ์งานตอบรับต่อความต้องการในยุคของ Mobile และ Cloud ได้อย่างเต็มตัว
• KYOCERA Capture & Distribution Solutions สามารถทำการแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปของ Digital และนำเอกสารนั้นๆ ไปดำเนินการต่อตาม Workflow ที่กำหนดเอาไว้ เช่น ตั้งชื่อไฟล์โดยอัตโนมัติและบันทึกลง Folder ที่ต้องการ, เชื่อมต่อกับระบบ Digital Imaging, ทำการสแกนเอกสารกระดาษคำตอบและตรวจข้อสอบ เป็นเต้น
• KYOCERA Network Device Management โซลูชันสำหรับการตรวจสอบการทำงานและบริหารจัดการอุปกรณ์ Printer ทั้งหมดในระบบเครือข่ายได้จากศูนย์กลาง

ทั้งนี้แต่ละโซลูชันเองก็มีเทคโนโลยีอยู่ภายในแตกต่างกันไป ดังนั้นหากสนใจในโซลูชันไหนหรือมีคำถามใดๆ ก็สามารถติดต่อสอบถามไปยังทีมงานของ KYOCERA ได้ทันทีโดยตรง

ECOSYS: เทคโนโลยีระบบ Laser Printer จาก KYOCERA ที่ช่วยเพิ่มความทนทานและประหยัดมากยิ่งขึ้นให้กับการพิมพ์

แน่นอนว่าโซลูชันด้านการพิมพ์ใดๆ ก็ต้องใช้งานร่วมกับ Printer ที่ดี และ KYOCERA เองก็มีเทคโนโลยี ECOSYS ซึ่งเป็นเทคโนโลยีสำหรับ Laer Printer ที่ไม่ได้ใช้ Toner Cartridge แต่ทำการแยกส่วนประกอบย่อยๆ ภายใน Toner Cartridge ออกจากกันทั้งหมด ทำให้เกิดวัสดุสิ้นเปลืองที่น้อยลงมาก เหลือเพียงแต่ตัวผงหมึกเท่านั้น ทำให้การพิมพ์นั้นมีความทนทานมากกว่าทั่วไป

Laser Printer ที่ใช้เทคโนโลยี ECOSYS นี้มีรุ่นที่หลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งรุ่นในกลุ่ม Multifunction ที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในเหล่าธุรกิจองค์กร เนื่องจากความสะดวกในการใช้งานฟังก์ชันที่ครบถ้วนครอบคลุมทุกความต้องการนั่นเอง

ติดต่อ KYOCERA ได้ทันที

สำหรับผู้ที่สนใจโซลูชันด้านการพิมพ์เอกสารและการจัดการเอกสารของ KYOCERA สามารถติดต่อทีมงาน KYOCERA ได้โดยตรงทันทีที่โทร 02-586-0333 หรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ http://www.kyoceradocumentsolutions.co.th