4 นวัตกรรมเพื่องานเอกสารที่ธุรกิจไทยควรใช้ในปี 2019: RPA, E-Tax Invoice, Paperless, และ Information Rights Management

ในปี 2019 นี้กระแสการทำ Digital Transformation เองก็ได้เข้าสู่ขั้นตอนที่เหล่าธุรกิจองค์กรเริ่มต้นทำกันอย่างจริงจังมากขึ้นด้วยการประยุกต์นำเทคโนโลยีใหม่ ๆ และสร้างสรรค์นวัตกรรมเข้าไปเสริมในกระบวนการทำธุรกิจหรือผลิตภัณฑ์และบริการของตนเองกันแล้ว Fuji Xerox เองในฐานะของผู้นำโซลูชันด้านการจัดการเอกสารในองค์กร ก็ได้ออกมาเล่าถึง 4 นวัตกรรมที่น่าจับตามองในการจัดการเอกสารประจำปี 2019 ในการพูดคุยกับทีมงาน TechTalkThai เราจึงขอนำเนื้อหามาสรุปให้ผู้อ่านทุกท่านได้อ่านกันดังนี้ครับ

Fuji Xerox: การขาย Printer และ Scanner กลายเป็นเพียงส่วนหนึ่งของธุรกิจ การขายความเชี่ยวชาญและความเป็นมืออาชีพในการจัดการเอกสารคือทิศทางของปี 2019

ในงานเปิดตัว Multifunction Printer รุ่นเรือธง 14 รุ่นของ Fuji Xerox เมื่อต้นปี 2019 ที่ผ่านมานี้ไม่ได้มีเพียงแค่การเล่าถึงความสามารถของอุปกรณ์ในรุ่นใหม่เท่านั้น แต่ทาง Fuji Xerox เองก็ยังได้เล่าถึงวิสัยทัศน์ในปี 2019 ที่ต้องการก้าวขึ้นมาเป็นผู้เชี่ยวชาญในการปรับปรุงกระบวนการด้านการจัดการเอกสารในองค์กรแบบครบวงจร และช่วยนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาเสริมประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม

เหตุนี้เองที่ทำให้ทีมงานของ Fuji Xerox ต้องปรับกลยุทธ์ครั้งใหญ่ด้วยการเสริมความรู้ภายในองค์กร เตรียมความพร้อมของทีมงานให้สามารถให้คำปรึกษาด้านการนำเทคโนโลยีเข้าไปปรับปรุงการจัดการเอกสารภายในธุรกิจองค์กรได้ พลิกโฉมจากการเป็นผู้พัฒนาและนำเสนอเทคโนโลยีด้าน Multifunction Printer สู่การเป็นผู้นำด้าน document management solution หรือที่ปรึกษาด้านการทำ Digital Transformation โดยมีจุดแข็งคือการออกแบบและประยุกต์ใช้โซลูชั่นที่มีความยืดหยุ่นเฉพาะสำหรับจัดการงานเอกสารในธุรกิจทุกระดับ โดยแนวคิดดังกล่าวนี้ไม่ได้ถูกจำกัดอยู่เพียงแต่ธุรกิจที่ใช้งานเทคโนโลยีของ Fuji Xerox อยู่แต่เดิมเท่านั้น แต่ Fuji Xerox พร้อมที่จะนำนวัตกรรมและเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้าไปผสานหรือ Integrate เข้ากับเทคโนโลยีที่ทางธุรกิจนั้น ๆ ใช้อยู่โดยไม่สนใจว่าเป็นเทคโนโลยีของแบรนด์ใด ทำให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงกระบวนการในการจัดการเอกสารธุรกิจได้อย่างเต็มที่ และนำนวัตกรรมเข้ามาใช้เสริมธุรกิจได้อย่างเต็มกำลัง

4 นวัตกรรมพลิกโฉมการจัดการเอกสารในปี 2019

โดยทั่วไปเรามักนึกถึง Fuji Xerox แต่เฉพาะในภาพของผู้ที่ขายอุปกรณ์ Multifunction Printer เท่านั้น แต่ในครั้งนี้ทีมงานของ Fuji Xerox กลับชวนคุยถึงเทคโนโลยีด้านการจัดการเอกสารทางธุรกิจที่เหล่าธุรกิจไทยควรจับตามอง บางเทคโนโลยีนั้นก็เป็นชื่อที่เราได้ยินกันมานานแล้วและเคยเป็นของที่มีราคาแพงจนจับต้องได้ยาก แต่ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วในทุกวันนี้ก็ทำให้เทคโนโลยีเหล่านี้จับต้องได้ง่ายขึ้น โดย 4 เทคโนโลยีหลักที่ทีมงาน Fuji Xerox ได้พูดถึงมีดังนี้

1. Robotic Process Automation (RPA)

Credit: Fuji Xerox

หนึ่งในเทคโนโลยีที่ร้อนแรงที่สุดของปี 2019 นี้ก็คงจะหนีไม่พ้น Robotic Process Automation หรือ RPA นั่นเอง โดยระบบ RPA นี้ก็คือระบบที่จะเปิดให้เหล่าธุรกิจต่าง ๆ สามารถสร้าง Bot ขึ้นมาทำงานต่าง ๆ ได้โดยอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้พนักงานนั้นไม่ต้องทำงานซ้ำ ๆ ที่เน้นการใช้แรงงานและน่าเบื่ออย่างเช่นการ Copy/Paste ข้อมูลเพื่อจัด Format ใหม่ และยังช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำงานเหล่านี้ได้ ทำให้ในภาพรวมนั้นธุรกิจจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น, พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุขมากขึ้น และพนักงานมีเวลาเหลือไปทำงานเชิงรุกที่เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจองค์กรมากขึ้นนั่นเอง

สำหรับรูปแบบการนำไปใช้งานที่เกิดขึ้นบ่อยมากในปัจจุบันนี้ ก็คือการนำ RPA มาช่วยแปลงข้อมูลต่าง ๆ เพื่อป้อนเข้าระบบ Enterprise Resource Management หรือ ERP อย่างเช่น SAP ได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว โดยข้อมูลเหล่านั้นอาจเป็นข้อมูลจาก Excel, ข้อมูลจาก Application อื่น ๆ หรือข้อมูลจากเอกสารกระดาษที่ถูกแปลงผ่านการ Scan และทำ OCR มาแล้วก็เป็นได้

แนวโน้มการใช้งาน RPA นี้เติบโตขึ้นอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน เพราะเทคโนโลยี RPA นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้กับทุกแผนกและเอกสารทุกรูปแบบ ทำให้เมื่อองค์กรหนึ่งๆ มีองค์ความรู้ด้านการใช้งาน RPA แล้ว การแปลงงานอื่น ๆ ให้กลายเป็นอัตโนมัติเพิ่มเติมอย่างต่อเนื่องก็จึงเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นถัดไป ทำให้ในหลาย ๆ องค์กรนั้นมีการสร้าง Bot ขึ้นมาทำงานใหม่ ๆ แทบทุกวัน ปลดล็อคพนักงานจากการทำงานที่ซ้ำซากไปสู่การทำงานที่ท้าทายและสร้างคุณค่าแทนได้อย่างต่อเนื่อง เป็นการทำ Digital Transformation รูปแบบหนึ่งที่น่าจับตามอง

2. E-Tax Invoice

ประเด็นสำคัญประเด็นหนึ่งที่ธุรกิจไทยต้องให้ความใส่ใจ ก็คือการทำ E-Tax Invoice ให้รองรับต่อข้อกำหนดที่กฎหมายในไทยระบุเอาไว้นั่นเอง ซึ่งการปรับปรุงกระบวนการการจัดการเอกสารภายในธุรกิจต่าง ๆ ให้ตอบโจทย์ E-Tax Invoice ได้นี้ก็คือหนึ่งในงานที่ทีมงาน Fuji Xerox ได้เข้าไปมีบทบาทให้หลากหลายธุรกิจแล้ว ทั้งในเชิงของการแปลงเอกสารกระดาษไปสู่ในรูปแบบของ Digital และการจัดเก็บข้อมูล Digital เหล่านี้ให้ตรงต่อข้อกำหนดของกฎหมาย ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ Fuji Xerox พร้อมให้คำปรึกษามาเป็นระยะเวลาหลายปีแล้ว และในปี 2019 นี้ก็ได้รับความสนใจมากยิ่งขึ้นไปอีกจากการตื่นตัวของภาคธุรกิจ

3. Information Rights Management (IRM)

อีกหนึ่งโจทย์ที่น่าสนใจมากสำหรับหลายธุรกิจก็คือการควบคุมเอกสารในรูปแบบ Digital ไม่ให้ถูกส่งต่อไปยังผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร หรือถึงแม้เอกสารเหล่านั้นจะถูกส่งต่อออกไป ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ก็จะไม่สามารถเปิดอ่านเนื้อความในเอกสารได้

โซลูชันนี้ตอบโจทย์ต่อธุรกิจที่ต้องการรักษาความลับทางการค้า ไม่ว่าจะเป็นเอกสารระหว่างลูกค้าหรือคู่ค้า หรือแม้แต่ข้อมูลด้าน Intellectual Property (IP) ก็ตามที อีกทั้งยังสามารถช่วยติดตามได้ว่าเอกสารเหล่านี้ถูกส่งต่อและเปิดอ่านโดยใครบ้าง ทำให้ในกรณีที่ข้อมูลเกิดรั่วไหลจริง ๆ ก็สามารถสืบเสาะหาต้นตอของผู้ที่ทำให้ข้อมูลความลับเหล่านี้รั่วไหลออกไปยังภายนอกองค์กรได้ ซึ่งประเด็นด้านข้อมูลรั่วไหลเองนี้ก็กำลังเป็นประเด็นสำคัญที่ธุรกิจทั่วโลกกำลังต้องเผชิญ ทั้งจากการที่พนักงานภายในนำข้อมูลออกไป หรือผู้ประสงค์ร้ายภายนอกทำการโจมตีเจาะระบบเข้ามาก็ตามที

4. Document Management & Paperless

สุดท้ายนี้คือเทคโนโลยีพื้นฐานที่ทุก ๆ ธุรกิจนั้นต้องมีเพื่อเตรียมปรับตัวเข้าสู่ยุค Digital แต่หลายธุรกิจในไทยเองก็ยังไม่พร้อม นั่นก็คือการทำ Document Management และก้าวสู่การจัดการเอกสารแบบ Paperless ภายในธุรกิจ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการเข้าถึงและใช้งานเอกสาร, การตอบโจทย์ด้านการทำ Compliance และ Audit ได้อย่างรวดเร็วง่ายดาย ไปจนถึงความคุ้มค่าในระยะยาวด้วยการลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษลงไป

Fuji Xerox มีโซลูชันด้านการทำ Document Management สำหรับทั้งธุรกิจขนาดเล็ก, ขนาดกลาง และองค์กรขนาดใหญ่แยกขาดจากกัน โดยแต่ละโซลูชันนั้นก็มีราคาและความสามารถที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้ธุรกิจต่าง ๆ นั้นมีทางเลือกในการใช้งานโซลูชันด้านการจัดการเอกสารที่เหมาะสมต่อความต้องการและงบประมาณของตนเอง

Fuji Xerox พร้อมให้คำปรึกษาทุกโซลูชันด้านการจัดการเอกสารธุรกิจ สำหรับธุรกิจทุกขนาดไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่

ทั้ง 4 โซลูชันข้างต้นนี้ Fuji Xerox พร้อมแล้วที่จะทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่จะช่วยปรับปรุงทั้งในแง่ของกระบวนการและการนำเทคโนโลยีนวัตกรรมใหม่ ๆ เข้าไปเสริมขีดความสามารถของธุรกิจไทย และด้วยประสบการณ์อันยาวนานของ Fuji Xerox ในตลาดเมืองไทยนั้น ก็ทำให้ทีมงานของ Fuji Xerox เข้าใจธุรกิจไทยเป็นอย่างดี ทาง Fuji Xerox จึงได้คัดสรรโซลูชันต่าง ๆ ที่ดีที่สุดจากทั่วโลกมาให้บริการในเมืองไทย และพร้อมที่จะให้คำปรึกษาอย่างเต็มที่แม้ธุรกิจนั้น ๆ จะไม่เคยใช้งานเทคโนโลยีใด ๆ ของ Fuji Xerox มาก่อนเลยก็ตาม

ติดต่อ Fuji Xerox ได้ทันที

สำหรับผู้ที่สนใจโซลูชันต่าง ๆ ของ Fuji Xerox สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Fuji Xerox ได้ทันทีที่ https://www.fujixerox.co.th


About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

พบ 47 หัวข้อสัมมนาด้าน Cybersecurity และ Data Privacy ในงาน NCSA Thailand National Cyber Week 2023 วันที่ 17 – 18 กุมภาพันธ์ ณ สามย่านมิตรทาวน์

สำนักงานคณะกรรมการการรักษาความมั่นคงปลอดภัยไซเบอร์แห่งชาติ (สกมช.) ขอเชิญเหล่าผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานด้าน Cybersecurity รวมถึงนักเรียนนักศึกษาและประชาชนที่สนใจ เข้าร่วมสัมมนาและฟังบรรยายในงาน Cybersecurity Expo ระดับชาติ “Thailand National Cyber Week 2023” เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และอัปเดตเทรนด์ด้าน …

รายงาน Global Digtial 2023 ที่คนไทยเป็นอันดับต้น ๆ ในหลายด้าน แล้วเราควรวางแผนลงทุนไอทีอย่างไร

ทุก ๆ ปี We are social ซึ่งเป็นเอเจนซีทางด้านโซเชียลมีเดีย จะทำรายงานประจำเกี่ยวกับสรุปสถิติการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลทั่วโลก โดยรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งอัตราการใช้อินเทอร์เน็ต อุปกรณ์ที่ผู้ใช้ใช้เพื่อเข้าถึงเนื้อหาและบริการดิจิทัล พฤติกรรมการใช้อินเทอร์เน็ต การใช้สื่อสังคมออนไลน์ การใช้แอพพลิเคชันต่าง …