4 นวัตกรรมเพื่องานเอกสารที่ธุรกิจไทยควรใช้ในปี 2019: RPA, E-Tax Invoice, Paperless, และ Information Rights Management

ในปี 2019 นี้กระแสการทำ Digital Transformation เองก็ได้เข้าสู่ขั้นตอนที่เหล่าธุรกิจองค์กรเริ่มต้นทำกันอย่างจริงจังมากขึ้นด้วยการประยุกต์นำเทคโนโลยีใหม่ ๆ และสร้างสรรค์นวัตกรรมเข้าไปเสริมในกระบวนการทำธุรกิจหรือผลิตภัณฑ์และบริการของตนเองกันแล้ว Fuji Xerox เองในฐานะของผู้นำโซลูชันด้านการจัดการเอกสารในองค์กร ก็ได้ออกมาเล่าถึง 4 นวัตกรรมที่น่าจับตามองในการจัดการเอกสารประจำปี 2019 ในการพูดคุยกับทีมงาน TechTalkThai เราจึงขอนำเนื้อหามาสรุปให้ผู้อ่านทุกท่านได้อ่านกันดังนี้ครับ

Fuji Xerox: การขาย Printer และ Scanner กลายเป็นเพียงส่วนหนึ่งของธุรกิจ การขายความเชี่ยวชาญและความเป็นมืออาชีพในการจัดการเอกสารคือทิศทางของปี 2019

ในงานเปิดตัว Multifunction Printer รุ่นเรือธง 14 รุ่นของ Fuji Xerox เมื่อต้นปี 2019 ที่ผ่านมานี้ไม่ได้มีเพียงแค่การเล่าถึงความสามารถของอุปกรณ์ในรุ่นใหม่เท่านั้น แต่ทาง Fuji Xerox เองก็ยังได้เล่าถึงวิสัยทัศน์ในปี 2019 ที่ต้องการก้าวขึ้นมาเป็นผู้เชี่ยวชาญในการปรับปรุงกระบวนการด้านการจัดการเอกสารในองค์กรแบบครบวงจร และช่วยนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาเสริมประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม

เหตุนี้เองที่ทำให้ทีมงานของ Fuji Xerox ต้องปรับกลยุทธ์ครั้งใหญ่ด้วยการเสริมความรู้ภายในองค์กร เตรียมความพร้อมของทีมงานให้สามารถให้คำปรึกษาด้านการนำเทคโนโลยีเข้าไปปรับปรุงการจัดการเอกสารภายในธุรกิจองค์กรได้ พลิกโฉมจากการเป็นผู้พัฒนาและนำเสนอเทคโนโลยีด้าน Multifunction Printer สู่การเป็นผู้นำด้าน document management solution หรือที่ปรึกษาด้านการทำ Digital Transformation โดยมีจุดแข็งคือการออกแบบและประยุกต์ใช้โซลูชั่นที่มีความยืดหยุ่นเฉพาะสำหรับจัดการงานเอกสารในธุรกิจทุกระดับ โดยแนวคิดดังกล่าวนี้ไม่ได้ถูกจำกัดอยู่เพียงแต่ธุรกิจที่ใช้งานเทคโนโลยีของ Fuji Xerox อยู่แต่เดิมเท่านั้น แต่ Fuji Xerox พร้อมที่จะนำนวัตกรรมและเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้าไปผสานหรือ Integrate เข้ากับเทคโนโลยีที่ทางธุรกิจนั้น ๆ ใช้อยู่โดยไม่สนใจว่าเป็นเทคโนโลยีของแบรนด์ใด ทำให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงกระบวนการในการจัดการเอกสารธุรกิจได้อย่างเต็มที่ และนำนวัตกรรมเข้ามาใช้เสริมธุรกิจได้อย่างเต็มกำลัง

4 นวัตกรรมพลิกโฉมการจัดการเอกสารในปี 2019

โดยทั่วไปเรามักนึกถึง Fuji Xerox แต่เฉพาะในภาพของผู้ที่ขายอุปกรณ์ Multifunction Printer เท่านั้น แต่ในครั้งนี้ทีมงานของ Fuji Xerox กลับชวนคุยถึงเทคโนโลยีด้านการจัดการเอกสารทางธุรกิจที่เหล่าธุรกิจไทยควรจับตามอง บางเทคโนโลยีนั้นก็เป็นชื่อที่เราได้ยินกันมานานแล้วและเคยเป็นของที่มีราคาแพงจนจับต้องได้ยาก แต่ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีอย่างรวดเร็วในทุกวันนี้ก็ทำให้เทคโนโลยีเหล่านี้จับต้องได้ง่ายขึ้น โดย 4 เทคโนโลยีหลักที่ทีมงาน Fuji Xerox ได้พูดถึงมีดังนี้

1. Robotic Process Automation (RPA)

Credit: Fuji Xerox

หนึ่งในเทคโนโลยีที่ร้อนแรงที่สุดของปี 2019 นี้ก็คงจะหนีไม่พ้น Robotic Process Automation หรือ RPA นั่นเอง โดยระบบ RPA นี้ก็คือระบบที่จะเปิดให้เหล่าธุรกิจต่าง ๆ สามารถสร้าง Bot ขึ้นมาทำงานต่าง ๆ ได้โดยอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้พนักงานนั้นไม่ต้องทำงานซ้ำ ๆ ที่เน้นการใช้แรงงานและน่าเบื่ออย่างเช่นการ Copy/Paste ข้อมูลเพื่อจัด Format ใหม่ และยังช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำงานเหล่านี้ได้ ทำให้ในภาพรวมนั้นธุรกิจจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น, พนักงานทำงานได้อย่างมีความสุขมากขึ้น และพนักงานมีเวลาเหลือไปทำงานเชิงรุกที่เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจองค์กรมากขึ้นนั่นเอง

สำหรับรูปแบบการนำไปใช้งานที่เกิดขึ้นบ่อยมากในปัจจุบันนี้ ก็คือการนำ RPA มาช่วยแปลงข้อมูลต่าง ๆ เพื่อป้อนเข้าระบบ Enterprise Resource Management หรือ ERP อย่างเช่น SAP ได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว โดยข้อมูลเหล่านั้นอาจเป็นข้อมูลจาก Excel, ข้อมูลจาก Application อื่น ๆ หรือข้อมูลจากเอกสารกระดาษที่ถูกแปลงผ่านการ Scan และทำ OCR มาแล้วก็เป็นได้

แนวโน้มการใช้งาน RPA นี้เติบโตขึ้นอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน เพราะเทคโนโลยี RPA นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้กับทุกแผนกและเอกสารทุกรูปแบบ ทำให้เมื่อองค์กรหนึ่งๆ มีองค์ความรู้ด้านการใช้งาน RPA แล้ว การแปลงงานอื่น ๆ ให้กลายเป็นอัตโนมัติเพิ่มเติมอย่างต่อเนื่องก็จึงเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นถัดไป ทำให้ในหลาย ๆ องค์กรนั้นมีการสร้าง Bot ขึ้นมาทำงานใหม่ ๆ แทบทุกวัน ปลดล็อคพนักงานจากการทำงานที่ซ้ำซากไปสู่การทำงานที่ท้าทายและสร้างคุณค่าแทนได้อย่างต่อเนื่อง เป็นการทำ Digital Transformation รูปแบบหนึ่งที่น่าจับตามอง

2. E-Tax Invoice

ประเด็นสำคัญประเด็นหนึ่งที่ธุรกิจไทยต้องให้ความใส่ใจ ก็คือการทำ E-Tax Invoice ให้รองรับต่อข้อกำหนดที่กฎหมายในไทยระบุเอาไว้นั่นเอง ซึ่งการปรับปรุงกระบวนการการจัดการเอกสารภายในธุรกิจต่าง ๆ ให้ตอบโจทย์ E-Tax Invoice ได้นี้ก็คือหนึ่งในงานที่ทีมงาน Fuji Xerox ได้เข้าไปมีบทบาทให้หลากหลายธุรกิจแล้ว ทั้งในเชิงของการแปลงเอกสารกระดาษไปสู่ในรูปแบบของ Digital และการจัดเก็บข้อมูล Digital เหล่านี้ให้ตรงต่อข้อกำหนดของกฎหมาย ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ Fuji Xerox พร้อมให้คำปรึกษามาเป็นระยะเวลาหลายปีแล้ว และในปี 2019 นี้ก็ได้รับความสนใจมากยิ่งขึ้นไปอีกจากการตื่นตัวของภาคธุรกิจ

3. Information Rights Management (IRM)

อีกหนึ่งโจทย์ที่น่าสนใจมากสำหรับหลายธุรกิจก็คือการควบคุมเอกสารในรูปแบบ Digital ไม่ให้ถูกส่งต่อไปยังผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร หรือถึงแม้เอกสารเหล่านั้นจะถูกส่งต่อออกไป ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ก็จะไม่สามารถเปิดอ่านเนื้อความในเอกสารได้

โซลูชันนี้ตอบโจทย์ต่อธุรกิจที่ต้องการรักษาความลับทางการค้า ไม่ว่าจะเป็นเอกสารระหว่างลูกค้าหรือคู่ค้า หรือแม้แต่ข้อมูลด้าน Intellectual Property (IP) ก็ตามที อีกทั้งยังสามารถช่วยติดตามได้ว่าเอกสารเหล่านี้ถูกส่งต่อและเปิดอ่านโดยใครบ้าง ทำให้ในกรณีที่ข้อมูลเกิดรั่วไหลจริง ๆ ก็สามารถสืบเสาะหาต้นตอของผู้ที่ทำให้ข้อมูลความลับเหล่านี้รั่วไหลออกไปยังภายนอกองค์กรได้ ซึ่งประเด็นด้านข้อมูลรั่วไหลเองนี้ก็กำลังเป็นประเด็นสำคัญที่ธุรกิจทั่วโลกกำลังต้องเผชิญ ทั้งจากการที่พนักงานภายในนำข้อมูลออกไป หรือผู้ประสงค์ร้ายภายนอกทำการโจมตีเจาะระบบเข้ามาก็ตามที

4. Document Management & Paperless

สุดท้ายนี้คือเทคโนโลยีพื้นฐานที่ทุก ๆ ธุรกิจนั้นต้องมีเพื่อเตรียมปรับตัวเข้าสู่ยุค Digital แต่หลายธุรกิจในไทยเองก็ยังไม่พร้อม นั่นก็คือการทำ Document Management และก้าวสู่การจัดการเอกสารแบบ Paperless ภายในธุรกิจ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการเข้าถึงและใช้งานเอกสาร, การตอบโจทย์ด้านการทำ Compliance และ Audit ได้อย่างรวดเร็วง่ายดาย ไปจนถึงความคุ้มค่าในระยะยาวด้วยการลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษลงไป

Fuji Xerox มีโซลูชันด้านการทำ Document Management สำหรับทั้งธุรกิจขนาดเล็ก, ขนาดกลาง และองค์กรขนาดใหญ่แยกขาดจากกัน โดยแต่ละโซลูชันนั้นก็มีราคาและความสามารถที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้ธุรกิจต่าง ๆ นั้นมีทางเลือกในการใช้งานโซลูชันด้านการจัดการเอกสารที่เหมาะสมต่อความต้องการและงบประมาณของตนเอง

Fuji Xerox พร้อมให้คำปรึกษาทุกโซลูชันด้านการจัดการเอกสารธุรกิจ สำหรับธุรกิจทุกขนาดไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่

ทั้ง 4 โซลูชันข้างต้นนี้ Fuji Xerox พร้อมแล้วที่จะทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่จะช่วยปรับปรุงทั้งในแง่ของกระบวนการและการนำเทคโนโลยีนวัตกรรมใหม่ ๆ เข้าไปเสริมขีดความสามารถของธุรกิจไทย และด้วยประสบการณ์อันยาวนานของ Fuji Xerox ในตลาดเมืองไทยนั้น ก็ทำให้ทีมงานของ Fuji Xerox เข้าใจธุรกิจไทยเป็นอย่างดี ทาง Fuji Xerox จึงได้คัดสรรโซลูชันต่าง ๆ ที่ดีที่สุดจากทั่วโลกมาให้บริการในเมืองไทย และพร้อมที่จะให้คำปรึกษาอย่างเต็มที่แม้ธุรกิจนั้น ๆ จะไม่เคยใช้งานเทคโนโลยีใด ๆ ของ Fuji Xerox มาก่อนเลยก็ตาม

ติดต่อ Fuji Xerox ได้ทันที

สำหรับผู้ที่สนใจโซลูชันต่าง ๆ ของ Fuji Xerox สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Fuji Xerox ได้ทันทีที่ https://www.fujixerox.co.th


About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

Elastic เปิดฟีเจอร์ด้านความมั่นคงปลอดภัยขั้นพื้นฐานให้ใช้ได้ฟรี

Elastic ได้ประกาศเปิดบางฟีเจอร์ด้านความมั่นคงปลอดภัยให้ใช้งานได้ฟรีๆ บน Elastic Stack ซึ่งการประกาศครั้งนี้เป็นการสนับสนุนควบคู่กันไปกับการประกาศ Elastic Cloud on Kubernetes ด้วย

Veeam Availability Orchestrator v2 ออกแล้ว! พร้อมตอบโจทย์การทำ DR ในทุกองค์กร

Veeam ได้ประกาศออก Availability Orchestrator v2 แล้วซึ่งเปิดตัวเวอร์ชันแรกไปในปี 2018 โดยเวอร์ชันใหม่มีการเพิ่มขีดความสามารถให้ใช้งานได้ง่ายและรองรับการทำ DR ให้กับทุกองค์กร