TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
ระบบ Video Conference นั้นถือเป็นอีกระบบหนึ่งที่ทีมงาน TechTalkThai ได้มีการใช้งานมาอย่างโชกโชนในการจัด Webinar ตลอด 4 ปีที่ผ่านมา จึงอยากขอแชร์ประสบการณ์ในการใช้งานเทคโนโลยีและแนวปฏิบัติที่เหมาะสมเพื่อให้ทุกท่านได้นำไปปรับใช้กันในช่วง Work from Home กันนะครับ
1. กฎ 3 ข้อที่ต้องท่องให้ขึ้นใจ: ใส่หูฟัง อยู่ในห้องเงียบ ใช้เน็ตดีๆ
สามข้อนี้เป็นกฎมาตรฐานที่ทีมงาน TechTalkThai จะบอกวิทยากรทุกท่านที่จะมาพูดในงาน Webinar ของตัวเองเสมอ การใส่หูฟังนั้นก็เพื่อป้องกันเสียงสะท้อนจากลำโพงกลับไปเข้าไมค์ของคอมจนเกิดเป็นเสียงสะท้อนหรือไมค์หอนได้ ส่วนการอยู่ในห้องเงียบนั้นก็เพื่อป้องกันเสียงรบกวนจากภายนอก และเน็ตที่ดีก็เพื่อให้การพูดคุยและการแชร์สไลด์นั้นไม่กระตุก
โดยทั่วไปจากที่เคยใช้งาน จริงๆ ใช้เน็ต 4G ความเร็วปกติก็สามารถใช้ Video Conference แบบไม่เปิดจอได้แบบดีๆ แล้ว แม้จะอยู่นอกอาคารหรือเดินอยู่ข้างถนนหรือในร้านกาแฟหรือแม้แต่ในห้องน้ำก็ตาม (เคยลองหมดแล้วครับ) ดังนั้น Video Conference ไม่ได้เปลืองเน็ตอย่างที่คิด แต่ประเทศไทยเราเน็ตเน่าได้ทุกเมื่อ ดังนั้นเผื่อ 4G ไว้เป็นทางเชื่อมต่อสำรองนอกจากเน็ตบ้านก็ดีครับ ซึ่งตรงนี้ก็ต้องหัดซ้อมนิดนึงว่าเน็ต 4G ในมือถือจะเอามาใช้ในคอมต้องทำยังไงบ้าง หรืออย่างแย่ก็เข้าผ่าน App มือถือเลยก็ได้ เผื่อไว้เป็นอีกทางสำรอง
2. ปิดไมค์ของตัวเองให้เป็นนิสัย, ตั้งปิดไมค์ของทุกคนไว้เป็น Default, รู้จักตำแหน่งไมค์ของตัวเอง
ปัญหาคลาสสิคของ Video Conference ก็คือการที่ผู้เข้าร่วมประชุมเปิดไมค์ของตัวเองโดยคาดไม่ถึงว่าจะมีเสียงรบกวนไปยังคนอื่นมากจนเกินไป โดยธรรมชาติแล้วไมโครโฟนใน PC/Notebook นั้นมีทั้งที่ดีและไม่ดี ซึ่งบางทีถึงแม้เราจะไม่ได้พูดอะไร แต่เสียงลม, แอร์, นก, สุนัข หรือคนในครอบครัวก็อาจจะเล็ดรอดเข้าไมค์ไปและขัดจังหวะการประชุมได้ ดังนั้นทุกๆ คนเวลาเข้า Video Conference ต้องเช็คให้เป็นนิสัยนะครับว่าถ้าไม่ได้ถึงคิวตัวเองพูด ก็ปิดไมค์เอาไว้ให้เรียบร้อย ใช้ปุ่มควบคุมตรงนี้ให้เป็น และดูสัญลักษณ์ให้ออกว่าแบบไหนคือไมค์เราเปิดอยู่ แบบไหนคือปิดอยู่ จะได้ไม่หลุดพูดอะไรที่ไม่เหมาะสมออกไป และไม่รบกวนคนอื่นที่ร่วมประชุมด้วย
ส่วนในมุมของคนสร้างห้อง ก็ลองดูว่า Video Conference ที่ใช้งานนั้นสามารถตั้งปิดไมค์ทุกคนที่เข้าห้องได้หรือเปล่า หรือตั้งค่าแล้วมันใช้ได้จริงไหม และอาจต้องทำภาพสอนวิธีเชื่อมต่อระบบเสียง และวิธีปิดไมค์ แชร์ไว้เป็นหน้าจอแรกก่อนเริ่มประชุม เพื่อให้ทุกคนที่เข้าห้องมาเป็นครั้งแรกสามารถจัดการสิ่งต่างๆ ด้วยตัวเองได้ง่ายขึ้น
อีกประเด็นหนึ่งที่มักเป็นปัญหาคือคนส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าไมค์ในคอมตัวเองอยู่ตำแหน่งไหน ดังนั้นถ้าต้องเป็นคนนำเสนอหรือเป็นคนพูด อาจต้องหาตำแหน่งไมค์ตัวเองให้เจอเพื่อให้มั่นใจว่าเราจะพูดได้เสียงดังฟังชัดด้วยการพูดให้ใกล้ไมค์ครับ และการตั้งค่าเรื่องความดังของไมค์ในคอมเราเอง ก็ควรตั้งให้เป็นด้วยเช่นกัน จะได้จัดการปรับแต่งเรื่องเสียงเบื้องต้นเหล่านี้ได้เองบ้างเวลามีปัญหาเกิดขึ้น
3. ถ้าหลายคนอยู่ในที่เดียวกันก็ไม่จำเป็นต้องเข้าหลายเครื่อง หรือถ้าเข้าหลายเครื่องจะเปิดไมค์ได้แค่เครื่องเดียว
อีกหนึ่งกรณีที่มักพบก็คือเวลามีหลายๆ คนที่อยู่ในสถานที่เดียวกันเข้าห้อง Video Conference เดียวกัน ถ้าเผลอเปิดไมค์ทิ้งไว้พร้อมกันสองคนเสียงจะสะท้อนกลับไปกลับมาจนเป็นเสียงไมค์หอน ดังนั้นจริงๆ ถ้าไม่ได้มีไฟล์อะไรที่ต้องแชร์หน้าจอทั้งสองเครื่องในการประชุมเดียวกัน ใช้คอมเครื่องเดียวเลยก็ได้ครับ
แต่ถ้าต้องการมีคอมสองเครื่องเผื่อเครื่องหนึ่งมีปัญหาจะได้สลับไปอีกเครื่องได้เลย ก็อย่าลืมปิดไมค์ดีๆ ครับ เปิดเครื่องเดียวพอ
4. เปิดวิดีโอเห็นหน้ากันก็ดี แต่บางทีไม่เห็นหน้ากันจะดีกว่ามากๆ
หลายๆ คนชอบเปิดวิดีโอตัวเองให้อีกฝ่ายเห็นหน้า และบังคับให้ทุกคนเปิดวิดีโอด้วยจะได้ตรวจกันได้ว่าใครหลุดโฟกัสหรือเปล่า วิธีนี้เหมาะกับการประชุมบางแบบเท่านั้น และก็มีข้อเสียร้ายแรงอีกด้วย
จากประสบการณ์ของทีมงาน TechTalkThai ที่เคยเจอ การแชร์วิดีโอนั้นจะทำให้ Bandwidth ทั้งขารับและขาส่งของทุกคนสูงขึ้น จนทำให้บางคนที่เน็ตไม่ดีนั้นก็อาจเห็นภาพกระตุกหรือพบว่าเสียงกระตุกไปด้วย แต่ในเคสที่ร้ายแรงที่สุดที่เคยเจอคือ การที่แสดงผลวิดีโอมากๆ บางระบบ Video Conference จะกิน CPU ของเครื่องสูงมาก ทำให้คนที่เข้าร่วมประชุมที่ใช้คอมสเป็คไม่แรงมากนั้นเครื่องค้างไปเลย ซึ่งถ้าโชคร้ายคนๆ นั้นก็อาจเป็นคนที่กำลังนำเสนออยู่ก็เป็นได้ครับ
เอาเป็นว่าเรื่องเปิดหรือปิดวิดีโอก็พิจารณาตามความเหมาะสมนะครับ
5. อย่าสลับไปจออื่นถ้าไม่จำเป็น ไม่อย่างนั้นจะหลุดโฟกัสได้
บางคนเห็นว่าการใช้ Video Conference นั้นไม่จำเป็นต้องจริงจังหันไปทำอย่างอื่นคู่ไปด้วยก็ได้ แต่ในความเป็นจริงถ้าเราจะใช้ Video Conference แทนการประชุมกันจริงๆ การโฟกัสกับการประชุมก็ถือเป็นสิ่งที่ควรทำครับ
สิ่งหนึ่งที่ผมแนะนำให้ทำก็คือ อย่าพิมพ์จดโน้ต แต่ใช้สมุดเขียนแทน เพราะการพิมพ์จดโน้ตนั้นจะทำให้เราต้องสลับไปหน้าจออื่น และสุดท้ายก็อาจไม่เห็นหน้าจอการนำเสนอ หรืออาจเผลอไปเข้าจออื่นแล้วทำอย่างอื่นหรือกดคลิก Notification ที่เด้งมาก็ได้ อีกทั้งถ้าเผลอเปิดไมค์ไว้ เสียงการพิมพ์ก็จะดังเข้าไปในการประชุมโดยที่เราไม่รู้ตัวอีกด้วยครับ ดังนั้นการจดใส่สมุดนี่แหละครับที่สามารถลดการหลุดโฟกัสระหว่างประชุมได้ แต่ก็จะไม่ดีเล็กน้อยตรงที่ต้องมานั่งพิมพ์สรุปการประชุมอีกครั้ง
จริงๆ ถ้าสมาธิดี ก็จดโน้ตในคอมได้แหละครับ
6. ทดลองใช้ความสามารถของแต่ละค่ายให้มั่นใจ รายละเอียดของแต่ละยี่ห้อต่างกันเยอะ เลือกเครื่องมือให้เหมาะกับงาน
จากประสบการณ์การทดลองใช้งาน Video Conference มาหลายค่ายมากๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมกับงานที่จะใช้มากที่สุด ก็พบว่าแต่ละค่ายนั้นมีจุดดีจุดเสียที่ต่างกัน และที่ต่างกันมากที่สุดนั้นไม่ได้มีแค่เรื่องฟีเจอร์ แต่เป็นเรื่องของ Flow การใช้งานจริงด้วย ทำให้การประยุกต์ใช้ในงานแต่ละแบบนั้นทำได้ไม่เหมือนกัน
ตัวอย่างเช่น บางระบบเปิดให้ Upload File ขึ้นไปได้โดยตรงทำให้การส่งเอกสารต่างๆ ทำได้ง่าย, บางระบบจัดการกับภาพพื้นหลังของผู้นำเสนอได้, บางระบบควบคุมไมค์ของผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ตั้งแต่ตอนสร้างห้อง, บางระบบเชื่อมต่อเสียงให้เองผู้ใช้งานไม่ต้องทำอะไร, บางระบบผู้ใช้งานจะกดแชร์จอตัวเองขึ้นมาแทน Host เมื่อไหร่ก็ได้, บางระบบทำการซ่อนกล่องแชทให้อัตโนมัติเวลาแชร์หน้าจอ ฯลฯ ทั้งหมดนี้มีรายละเอียดปลีกย่อยเยอะมากครับ
ดังนั้น บางฟีเจอร์ที่คาดหวังว่ามันจะเป็นเรื่องพื้นๆ แต่บางระบบกลับทำไม่ได้ก็มี หรือบางทีอาจจะมีฟีเจอร์ลับที่อำนวยความสะดวกสุดๆ ให้เราก็เป็นได้ ดังนั้นเวลาจะเลือกใช้ของพวกนี้ถ้ายังไม่ได้จ่ายเงินก็ยังไม่ต้องยึดติดกับมันครับ เลือกของที่เหมาะสมที่สุดกับเรามาใช้งานก็น่าจะดีที่สุด ส่วนถ้าจ่ายเงินแล้วเราก็คงต้องปรับตัวตามระบบกันไป หรือถ้าจะจ่ายเพิ่มแก้ปัญหาก็สุดแล้วแต่ครับ
7. ถ้าของฟรีไม่ดีพอ ยอมเสียเงินนิดหน่อยอาจหายปวดหัวและประหยัดเวลาไปได้
อันนี้ประสบการณ์ตรงเลยครับว่าบางระบบตัวทดสอบหรือใช้ฟรีนั้นเทียบชั้นไม่ได้กับรุ่นที่จ่ายเงินเลย ปัญหาแย่ๆ ที่เคยเจอในรุ่นฟรี จ่ายเงินแล้วปัญหาหายไปก็มี หรือบางฟีเจอร์จ่ายเงินเพิ่มนิดๆ หน่อยๆ เดือนละหลักพัน ก็ประหยัดเวลาทำงานหรือความเครียดในการจัดการห้อง Video Conference ลงไปได้ก็มี บางทีการจ่ายเงินก็อาจเป็นทางออกครับ
แต่ทั้งนี้ก็ไม่รับประกันว่าจ่ายเงินแล้วจะจบเสมอไปนะครับ เคยเจอเคสที่จ่ายเงินไปเพื่อที่จะใช้ฟีเจอร์หนึ่ง แต่พอได้ใช้จริงแล้วไม่ตรงตามความคาดหวัง หรือใช้งานจริงไม่ได้ก็มีเช่นกัน
8. ใช้ไปซักพักจะรู้ว่าใช้ฟีเจอร์ยิ่งน้อยยิ่งดี
ข้อนี้บรรลุได้จากการต้องจัดห้อง Video Conference ในการทำ Webinar ซ้ำๆ มากกว่าร้อยครั้ง ว่าสุดท้ายแล้วยิ่งใช้น้อยยิ่งปวดหัวน้อย บางเรื่องแทนที่จะทำให้จบใน Video Conference ก็ไปเอาเครื่องมืออื่นๆ เช่น Form, Quiz จากที่อื่นมาใช้แล้วแชร์ลิงค์เอาก็สะดวกกว่าครับ
9. บั๊กเกิดขึ้นได้เสมอ หาทางสำรองไว้เผื่อด้วย
การใช้ Video Conference บน Cloud นั้นหมายความว่าเราจะมีฟีเจอร์ใหม่ๆ และบั๊กใหม่ๆ บนระบบให้พบเจอได้ทุกวัน และ Cloud เองก็มีสิทธิ์ล่มหรือทำงานช้าหรือพังเป็นบางส่วนได้ ดังนั้นก็ทำใจครับว่า Video Conference บน Cloud นั้นอาจไม่จีรัง มันจะล่มเมื่อไหร่หรือฟีเจอร์ที่ต้องใช้มันจะพังเมื่อไหร่ก็ได้ สิ่งที่ควรทำคือมีระบบ Video Conference อื่นไว้เป็นแผนสำรอง และต้องมีช่องทางในการแจ้งทุกคนที่เข้าร่วม Video Conference เพื่อย้ายห้องกันได้แบบฉุกเฉิน หรือจะยกเลิกการประชุมแล้วค่อยนัดกันใหม่ก็ได้เช่นกันครับ
ที่เคยเจอกับตัวคือห้องประชุมขนาดใหญ่กว่าร้อยคน ใช้ไปได้ 15 นาทีอยู่ๆ ระบบเสียงก็ล่มไป ต้องสร้างห้องใหม่แล้วเชิญทุกคนเข้ามาใหม่แบบฉุกเฉินครับ หรืออีกเคสหนึ่งก็คือพอถึงเวลาประชุมแล้ว ระบบ Login ของ Video Conference นั้นเกิดล่ม ทำให้ไม่มีใคร Login เข้าไปได้เลย ก็ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากันไปครับ แน่นอนว่าปัญหาคลาสสิคอย่างเช่นการที่ Windows ต้องอัปเดตให้ได้ในตอนที่กำลังจะประชุมก็เกิดขึ้นมาแล้วเช่นกัน
ทั้งนี้บางบั๊กอาจเกิดกับบางคนบนบางอุปกรณ์ก็เป็นได้เช่นกัน ดังนั้นแต่ละคนที่เข้าร่วมประชุมเองก็ควรมีอุปกรณ์สำรองที่แตกต่างกันบ้าง เช่น อาจจะมี PC และ Smartphone ที่ลงแอปไว้เผื่อต้องใช้ในยามฉุกเฉิน เป็นต้นครับ
10. พูดคนเดียวไม่ต้องตื่นเต้น คิดซะว่ากำลังพูดโทรศัพท์อยู่ และข้อคิดอื่นๆ สำหรับผู้นำเสนอ
สำหรับมือใหม่ที่เพิ่งเริ่มพูดหน้าคอมคนเดียวในการทำ Video Conference ไม่ว่าจะเป็นการสอนหรือการบรรยาย ผมขอแนะนำว่าให้คิดว่ามันเป็นการโทรศัพท์ที่อีกฝ่ายเห็นสไลด์เราครับ เราไม่เห็นหน้าเขา และเขาตั้งใจฟังเราเงียบๆ ดังนั้นเราก็อย่าตื่นเต้นครับ คิดว่ากำลังโทรศัพท์คุยกับใครซักคนก็พอ หรือถ้าตื่นเต้นจริงๆ ซ้อมก่อนหน้าก็ได้ครับ เหมือนซ้อมนำเสนอคนเดียวเลยครับ
สิ่งหนึ่งที่ต้องระวังสำหรับคนนำเสนอก็คือ Notification ที่เด้งในจอคอมเราอาจกลับมาทำร้ายเราในระหว่างนำเสนอได้ เช่น BitTorrent โหลดไฟล์หนังเสร็จ, แชทที่สุ่มเสี่ยงติดคุกจาก LINE, รหัส OTP ใน SMS เด้งกลางจอ, แจ้งเตือน Windows เถื่อน และอื่นๆ อีกมากมาย ดังนั้นก็หาทางปิดให้ดีครับ หรือใช้คอมที่ไม่มีปัญหาเรื่องพวกนี้ก็จบเหมือนกัน แต่กับ Tablet หรือ Smartphone อาจจะลำบากเล็กน้อยครับ
นอกจากนี้ พวกฟังก์ชันต่างๆ ของระบบ Video Conference ปุ่มมันมักจะเปลี่ยนที่อยู่และวิธีการแสดงผลเวลาเรากดแชร์หน้าจอ ตรงนี้อาจต้องซ้อมให้ใช้เป็นนิดนึงครับ จะได้เปิดแชทหรือตรวจสอบแก้ไขปัญหาอื่นๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างนำเสนอได้ด้วยตนเองระดับหนึ่ง ไม่ต้องไปตื่นเต้นร้อนรนหน้างานจริง
อีกเคล็ดลับหนึ่งก็คือเข้ามาเปิดห้องล่วงหน้าก่อนเวลาแต่เนิ่นๆ ครับ จะได้มีเวลาเตรียมตัว ทดสอบไมค์ และทำให้ผู้อื่นเข้าห้องล่วงหน้ามาได้ ถ้าเขามีปัญหาเรื่องการเชื่อมต่อเสียงหรือปัญหาอื่นๆ จะได้รีบแก้ไขกันก่อน ลดปัญหาฉุกละหุกเมื่อถึงเวลาประชุมได้ดีครับ โดยปกติถ้าเป็นประชุมเล็กๆ เปิดห้องก่อน 5 – 10 นาทีก็พอ แต่ถ้าประชุมใหญ่หลักร้อยคน แนะนำว่าเปิดห้องก่อน 20-30 นาทีจะกำลังดีครับ แต่อย่าลืมปิดไมค์เราด้วยนะครับ
11. อย่าซุกซนกดอะไรมั่วๆ ในห้องประชุม อยากลองไปสร้างห้องกดลองเอง
สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน การซนกดบางปุ่มด้วยความอยากรู้อยากเห็นนั้นอาจทำลายการประชุมในบางระบบได้เลย จากประสบการณ์ที่เคยเจอมาเช่น ผู้นำเสนอกำลังอธิบายสไลด์ที่มี Animation ยิบย่อยภายในหลายขั้นตอน และโฟกัสกับรายละเอียดตรงนั้นมาก แต่ผู้ร่วมประชุมคนหนึ่งกลับกดแชร์หน้าจอตัวเองแทน ทำให้คนที่เหลือไม่เห็นหน้าจอของผู้นำเสนอคนแรกอีกต่อไป และก็ไม่มีใครกล้าบอกคนที่นำเสนอเพราะไม่แน่ใจว่าเป็นปัญหาเฉพาะตัวเองหรือเปล่า แถมแชทไปบอกผู้นำเสนอเขาก็ไม่ได้อ่านเพราะกำลังตั้งใจอธิบาย สรุปสุดท้ายว่าก็ต้องย้อนมาอธิบายใหม่กันหมดครับ
มารยาทหนึ่งที่ควรทำเมื่อเข้าร่วม Video Conference ก็คือ อย่าลองผิดลองถูกอะไรกับการประชุมกับคนที่เราไม่รู้จัก ถ้าอยากลองสามารถลองได้ในห้องประชุมย่อยๆ กับคนในทีมที่ใกล้ชิดกันหรือเปิดห้องลองคนเดียวได้ครับ แต่ในการประชุม Video Conference ที่ตอนนี้ทุกคนต่างก็กำลังเป็นมือใหม่กันอยู่ การซนบางครั้งอาจทำให้การประชุมพังไปได้เลยโดยที่ไม่มีใครมีประสบการณ์พอจะแก้ไขปัญหาให้ได้
แนวคิดหนึ่งที่ควรนำมาใช้ก็คือ ให้ความสำคัญกับ Video Conference เหมือนการประชุมจริง ในตอนประชุมกันจริงๆ เราคงไม่ลุกขึ้นมาเดินสำรวจห้อง แกะปลั๊ก ลองถอดเสียบสายต่างๆ เล่นใช่ไหมครับ ในห้อง Video Conference เราก็ไม่ควรกดอะไรมั่วๆ เหมือนกันครับ
สุดท้ายนี้ก็ขอให้ทุกท่านประชุมกันอย่างสนุก ประสบความสำเร็จกันนะครับ ใช้อะไรแล้วดีหรือไม่ดียังไงก็แบ่งปันประสบการณ์กับคนรอบข้างกันไปด้วย ทุกคนจะได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ ไปด้วยกันและเลือกสิ่งที่เหมาะที่สุดสำหรับตนเองกันได้ครับ
