7 ข้อในการทำลายเอกสารที่คุณอาจไม่รู้มาก่อน

การทำลายเอกสารหรือข้อมูล (Shredding) ถือเป็นหนึ่งในข้อที่ต้องใส่ใจเพื่อป้องกันการขโมยข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยวันนี้จะขอนำเสนอ 7 ข้อเกี่ยวกับการทำลายข้อมูลที่หลายคนอาจไม่เคยทราบมาก่อน

7 ข้อที่น่าสนใจมีดังนี้

1.ข้อมูลในกระดาษมักจะเป็นหนึ่งในสิ่งที่หัวขโมยและพวกปลอมแปลงตัวตนต้องการ เช่น กระเป๋าสตางค์ที่หายไป ข้อมูลในจดหมาย หรือแม้แต่ข้อมูลที่หาได้จากถังขยะโดยมีรายงานพบว่า 1 ใน 5 ของข้อมูลรั่วไหลนั้นมาจากข้อมูลบนกระดาษต่างๆ

2.ขยะถูกพิจารณาว่าเป็นทรัพย์สินสาธารณะ อย่างอเมริกาพวกขยะที่วางริมฟุตบาทถือว่าสาธารณะแล้ว

3.การทำลายข้อมูลเอกสาร (Document Shredding) ไม่เพียงแต่อยู่ในบริบทของ Cybersecurity แต่ยังถูกจัดอยู่ในข้อบังคับของกฏหมายด้วย ที่องค์กรต้องปฏิบัติตามเพื่อป้องกันข้อมูลของพนักงานหรือลูกค้า ดังนั้นข้อมูลสำคัญๆ ที่เก่าจนไม่ต้องการเก็บจะต้องได้รับการทำลายอย่างถูกต้อง อย่างข้อบังคับของ HIPAA, FACTA หรือ GLBA เป็นต้น

4.เครื่องทำลายเอกสารดีๆ สามารถฉีกทำลายเอกสารได้ถึงขนาด 3 x 9 มิลลิเมตร (ไม่ใช่แค่แถบยาวๆ เหมือนที่เราเคยเห็น)

5.Shredding ไม่ได้จำกัดแค่การทำลายข้อมูลเอกสารกระดาษเท่านั้น ซึ่งผู้ให้บริการหลายเจ้ายังมีรับทำลายฮาร์ดดิสก์ด้วย ที่บริการเหล่านั้นจะมืออาชีพขนาดว่าจัดการอุปกรณ์ที่ติดไปอย่างคลิปหนีบกระดาษ ลูกแม็กที่ติดอยู่ หรือแฟ้มกระดาษแข็ง เป็นต้น

6.บริการรับทำลายยังมีใบประกาศด้วยซึ่งการันตีได้ว่าขั้นตอนของบริการเหล่านั้นมีความเป็นมืออาชีพตามมาตรฐาน

7.การจ้างบริษัทมืออาชีพมาทำงานแทนก็อาจเป็นทางเลือกที่ดี เพราะแทนที่เราจะเสียเวลาไปกับการให้พนักงานภายในมาทำงานตรงนี้ แถมยังมีค่าดูแลเครื่องอีก ลองคิดดีๆ ว่าจ้างมือโปรมาดีกว่าไหม

ที่มา :  https://www.securitymagazine.com/articles/90922-facts-about-document-shredding-you-need-to-know