Rot Data และ Dark Data: เมื่อข้อมูลที่ไม่ได้ถูกนำมาใช้งาน อาจสร้างค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรอย่างมหาศาล

ถึงแม้ว่าในยุคที่ Big Data Analytics จะเป็นเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทอย่างมากในแทบทุกธุรกิจในทุกๆ วันนี้จะทำให้ข้อมูลนั้นถือเป็นทรัพยากรอันทรงคุณค่าที่สุดอย่างหนึ่งขององค์กร แต่องค์กรที่มีการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจนเกินไปนั้นก็ใช่ว่าจะดีเสมอไป รายงาน Databerg Report ของทาง Veritas ซึ่งเกิดขึ้นจากการสำรวจคนในแวดวง IT ระดับองค์กรกว่า 1,475 คนจาก 14 ประเทศทั่วโลก ได้เล่าถึงประเด็นนี้เอาไว้ในชื่อของ Rot Data และ Dark Data ได้อย่างน่าสนใจดังนี้

 

ข้อมูลในองค์กรถูกแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม

ถึงแม้ผู้ดูแลระบบภายในองค์กรหลายๆ คนอาจตระหนักดีอยู่แล้วว่า ข้อมูลภายในองค์กรนั้นมีระดับความสำคัญไม่เท่ากัน และหากข้อมูลที่มีความสำคัญสูงเกิดสูญหายไปก็อาจส่งผลเสียต่อการทำธุรกิจได้ แต่ในมุมของ Veritas นั้นกลับแบ่งข้อมูลออกเป็น 3 กลุ่มตามระดับการสร้างคุณค่าให้แก่องค์กรเอาไว้ โดยเปรียบเทียบกับภูเขาน้ำแข็งและตั้งชื่อเรียกว่า Databerg ดังนี้

• Business Critical Data เป็นชุดของข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจขององค์กร ข้อมูลกลุ่มนี้มีปริมาณนับเป็น 14% ของข้อมูลในองค์กรทั้งหมด
• Rot Data เป็นข้อมูลที่มีความซ้ำซ้อนซึ่งในอดีตนั้นองค์กรอาจเคยนำมาใช้งาน แต่ปัจจุบันข้อมูลเหล่านี้ไม่ได้สร้างคุณค่าอะไรให้กับองค์กรอีกแล้ว ข้อมูลกลุ่มนี้มีปริมาณนับเป็น 32% ของข้อมูลในองค์กรทั้งหมด
• Dark Data เป็นข้อมูลกลุ่มที่ผู้ดูแลระบบไม่ทราบว่ามีอยู่ภายในองค์กร โดยยังไม่อาจแบ่งแยกได้ว่าข้อมูลเหล่านี้จะสามารถสร้างคุณค่าให้กับองค์กรและกลายเป็น Business Critical Data หรือเป็นข้อมูลที่ความซ้ำซ้อนและกลายเป็น Rot Data ข้อมูลกลุ่มนี้มีปริมาณนับเป็น 54% ของข้อมูลในองค์กรทั้งหมด

Rot Data อาจสร้างค่าใช้จ่ายให้กับเหล่าองค์กรทั่วได้เกินกว่า 30 ล้านล้านบาทภายในปี 2020

การเติบโตของข้อมูลภายในองค์กรที่ไม่ได้สร้างประโยชน์อย่าง Rot Data หรือข้อมูลที่ยังไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่าง Dark Data ซึ่งมีปริมาณรวมกันมากถึง 86% ภายในองค์กรนี้ หากองค์กรต่างๆ ปล่อยเอาไว้โดยไม่จัดการอะไร ข้อมูลเหล่านี้ก็จะสร้างค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นเป็นมูลค่ารวมกันมากถึง 891,000 ล้านเหรียญ หรือราวๆ 31.2 ล้านล้านบาทไทย ซึ่งก็นับได้ว่าเป็นตัวเลขจำนวนมหาศาลเลยทีเดียว

การที่ Rot Data และ Dark Data เพิ่มขึ้นนัันก็เป็นเพราะพฤติกรรมขององค์กรที่ปฏิบัตักันมาจนคุ้นชินด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่

1. การตั้งงบประมาณตามปริมาณข้อมูล ไม่ใช่การตั้งงบประมาณตามคุณค่าเชิงธุรกิจที่จะเกิดขึ้น
2. การเพิ่มขยายระบบ Cloud และ Storage ภายในองค์กรด้วยแนวคิดว่าถ้าหากซื้อพื้นที่จัดเก็บข้อมูลมาแล้ว องค์กรก็จะไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลเหล่านั้นอีกต่อไป
3. พนักงานภายในองค์กรเห็นว่าทรัพยากรภายในองค์กรนั้นสามารถใช้งานได้ฟรีทั้งสำหรับการทำงานและการใช้งานส่วนตัว เพราะถือว่าองค์กรลงทุนมาแล้ว

องค์กรจะแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร

ทาง Veritas ได้ให้ข้อแนะนำ 3 ประการมาสำหรับการแก้ไขปัญหาเอาไว้ดังนี้

1. อย่าวางนโยบายเพื่อรองรับการเติบโตของข้อมูลอย่างไร้ขีดจำกัด เพราะท้ายที่สุดแล้วแนวคิดแบบนี้จะทำให้องค์กรไม่สามารถควบคุมข้อมูลและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นได้เลย ให้วางแผนประเมินปริมาณข้อมูลตามคุณค่าที่จะสร้างให้กับองค์กรได้เสมอ
2. ควรติดตามและควบคุมการใช้งานบริการ Cloud ที่พนักงานใช้งานแบบฟรีๆ กันให้ดี เพราะการใช้งานบริการที่ไม่มีค่าใช้จ่ายนั้นจะสร้าง Dark Data ให้แก่องค์กร และอาจเกิดความเสี่ยงใหม่ๆ ที่ทำให้องค์กรต้องลงทุนเพิ่มเติมเพื่อบริหารจัดการและควบคุมข้อมูลในอนาคตได้
3. อย่าปล่อยให้พนักงานภายในองค์กรนำข้อมูลขององค์กรและข้อมูลส่วนตัวมาจัดเก็บปะปนกัน เพราะการกระทำแบบนี้อาจสร้างความเสี่ยงให้กับองค์กร, สร้างความเสี่ยงให้กับความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และเกิดโอกาสที่ปริมาณข้อมูลภายในองค์กรจะเพิ่มขึ้นจนไม่อาจควบคุมได้อีกด้วย

ทั้งนี้ Veritas เองก็ยังได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการ Databerg เหล่านี้อย่างสรุปรวบรัดเอาไว้ 3 ประการ ได้แก่

1. ต้องทำการปกป้องข้อมูล Business Critical Data ไว้ให้ดีไม่ให้สูญหายไปไหน และสามารถนำมาใช้งานในการทำงานได้อย่างปลอดภัยเสมอ
2. กำจัด Rot Data อย่างสม่ำเสมอ เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่สูญเปล่าภายในองค์กร
3. พยายามค้นหา Dark Data ภายในองค์กรให้ได้มากที่สุด เพื่อจำแนกประเภทของข้อมูลเหล่านั้น และทำการจัดเก็บหรือกำจัดตามต้องการ

 

Veritas พร้อมช่วยทำการบริหารจัดการข้อมูลภายในองค์กรของคุณ

Veritas นั้นมีเทคโนโลยีและทีมงานผู้เชี่ยวชาญสำหรับให้การสนับสนุนทางด้านการจัดการข้อมูลขององค์กรอย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการช่วยให้องค์กรมองเห็นข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่, การจัดการข้อมูลเหล่านั้น และการบังคับใช้นโยบายต่างๆ ต่อข้อมูลขององค์กรด้วยโซลูชั่น Information Management จาก Veritas นั่นเอง

สำหรับผู้ที่สนใจสามารถอ่านรายงานฉบับเต็มได้ทันทีที่ http://images.info.veritas.com/Web/Veritas/%7B364a7ca5-e05c-4fce-971b-88e18c62eafb%7D_45145_EMEA_Veritas_Strike_Report_Gulf.pdf

 

ติดต่อ Veritas ได้โดยตรง

สำหรับ Systems Integrator หรือ Software House ที่มีการนำเสนอหรือพัฒนาโซลูชั่นเกี่ยวกับ Big Data Analytics, Storage Management, Database, Backup, Replication หรือ Disaster Recovery ทางทีมงาน Veritas ยินดีที่จะเข้าไปช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับโซลูชั่นของคุณด้วยเทคโนโลยีต่างๆ ของ Veritas โดยผู้ที่สนใจสามารถติดต่อทีมงาน Veritas Thailand ได้ทันทีที่ 02-627 9000 หรือเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ทันทีที่ https://www.veritas.com