แนวทางสู่ความสำเร็จในการวางระบบประชุมสื่อสารสำหรับธุรกิจองค์กร ปรับตัวสู่โลกของการทำงานในยุคใหม่

หากอ้างอิงจากรายงาน Gartner 2021 Magic Quadrant for Meeting Solutions ที่ประกาศออกมาในปีที่ผ่านมานี้ ซึ่งมี Microsoft, Cisco และ Zoom เกาะกลุ่มกันในฐานะของ Leader พร้อมกับ Avaya ในฐานะ Visionary ก็จะเห็นได้ถึงการเติบโตของตลาดด้านการประชุมสื่อสารออนไลน์ที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ในขณะที่มีเทคโนโลยีและโซลูชันให้ธุรกิจองค์กรได้เลือกใช้งานกันอย่างหลากหลายท่ามกลางวิกฤตโรคระบาดในครั้งนี้

 

สำหรับในอนาคตหลังจากนี้ Gartner เองก็ยังทำนายต่อไปว่าภายในปี 2024 ระบบ Virtual Visual Communication Space เองก็จะมีสวนแบ่งมากถึง 30% ของระบบประชุมทั้งหมด โดยภายในปี 2025 ส่วนแบ่งตลาดตรงนี้จะเพิ่มขึ้นเป็น 50%

 

อีกแนวโน้มหนึ่งที่น่าสนใจนั้นก็คือระบบสื่อสารทำงานภายในองค์กร จากเดิมที่มักเป็นแบบ On-Premises เองนั้นก็ถูกเปลี่ยนมาเป็นระบบ Cloud ในแบบ UCaaS (Unified Communications as a Service) แทน โดยในระหว่างที่ทำการเปลี่ยนผ่านเทคโนโลยีก็อาจยังมีการใช้งานในแบบ Hybrid อยู่ แต่ในระยะยาวระบบทั้งหมดก็จะถูกเปลี่ยนผ่านไปสู่การใช้งานแบบ UCaaS ทั้งหมด

 

ในขณะเดียวกัน อีกความท้าทายหนึ่งที่ธุรกิจองค์กรกำลังต้องเผชิญนั้นก็คือการเลือกโซลูชันเหล่านี้ว่าจะเป็นโซลูชันจากผู้ผลิตเพียงรายใดรายหนึ่งเพื่อให้ง่ายต่อการดูแลรักษา หรือผสมผสานเทคโนโลยีระหว่างผู้ผลิตหลายรายเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้รับความสามารถที่ครบถ้วนต่อการใช้งาน ซึ่งไม่ว่าจะเลือกทางใดนั้นต่างก็มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันออกไป และธุรกิจก็จะต้องเผชิญกับโจทย์ข้อถัดไปในการวางแผนบริหารจัดการและดูแลรักษาระบบเหล่านี้ในอนาคต

 

IR นั้นเห็นว่าการสร้าง Hybrid Workplace ในธุรกิจองค์กรแต่ละแห่งนั้นคือการออกแบบระบบที่มีความซับซ้อนและต้องมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างต่อเนื่องตามบริบทของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนและชนิดของอุปกรณ์ที่จะมีการใช้งาน, แพลตฟอร์มการสื่อสารที่จะใช้งาน และระบบเครือข่ายที่จะเชื่อมต่อใช้งาน ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนส่งผลต่อประสบการณ์ของผู้ใช้งานได้ทั้งสิ้น

 

ในมุมของผู้ใช้งานนั้น ไม่ว่าต้นตอของปัญหาจะเกิดจากอะไรก็ไม่ใช่สิ่งสำคัญ สิ่งที่ผู้ใช้งานคาดหวังนั้นคือการที่บริการเหล่านี้ควรจะต้องใช้งานได้อย่างราบรื่นไม่สะดุดติดขัด และคุณภาพของวิดีโอหรือเสียงที่ใช้ในการสื่อสารนั้นก็ต้องอยู่ในระดับที่ดีอยู่เสมอ ดังนั้นระบบสำหรับการตรวจสอบติดตามแก้ไขปัญหาให้กับโซลูชันด้าน Communication และ Collaboration นี้จึงมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจในทุกวันนี้เป็นอย่างมาก เพราะถ้าหากธุรกิจใดไม่มีระบบสำหรับสนับสนุนเทคโนโลยีเหล่านี้ การตรวจสอบแก้ไขปัญหาด้านประสบการณ์การใช้งานที่เกิดขึ้นจะเป็นเรื่องที่เป็นไปแทบไม่ได้เลย

 

ถึงแม้ผู้พัฒนาโซลูชันระบบ UCaaS ส่วนใหญ่ก็มักจะมีระบบตรวจสอบวิเคราะห์ประสิทธิภาพและคุณภาพของระบบเบื้องต้นมาให้ใช้งานด้วย แต่ระบบเหล่านี้ก็มักไม่ได้สมบูรณ์แบบนัก กล่าวคือบางระบบเองนั้นอาจไม่ได้มีความสามารถครบถ้วนเพื่อตรวจสอบแก้ไขปัญหาข้อมูลในเชิงลึก หรือบางระบบก็อาจรองรับเฉพาะเทคโนโลยีจากผู้ผลิตรายเดียวกันเท่านั้น

 

ทางด้าน Gartner เองก็มีคำแนะนำให้ใช้เครื่องมือตรวจสอบการทำงานจากผู้ผลิตรายอื่นๆ เพิ่มเติมเพื่อทำการติดตั้งใช้งานและบริหารจัดการโซลูชันทางด้าน UCaaS ในระบบโทรศัพท์และประชุมผ่านวิดีโอที่มีความซับซ้อนสูง ซึ่ง IR Collaborate ก็เป็นหนึ่งโซลูชันที่มีความสามารถครอบคลุมได้ทั้งการทำ Performance Management, Monitoring และการตรวจสอบแก้ไขปัญหาได้อย่างครบถ้วน

 

IR Collaborate คือโซลูชันที่ขับเคลื่อนโดยแพลตฟอร์ม Prognosis ซึ่งสนับสนุนการทำงานร่วมกับ Leader ใน Gartner Magic Quadrant ได้ทุกราย ดังนั้นไม่ว่าคุณจะใช้งาน Zoom, Microsoft, Cisco, Avaya หรือใช้หลายโซลูชันร่วมกัน IR ก็ยังคงสามารถช่วยให้คุณบริหารจัดการเทคโนโลยีเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้ทุกๆ การสื่อสารประชุมงานขององค์กรของคุณประสบความสำเร็จได้เป็นอย่างดี