TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
วันก่อนทางทีมงาน TechTalkThai ได้รับเกียรติให้ไปฟัง Session จากทาง Adobe ในหัวข้อของ Adobe Document Cloud ครับ จึงขอมาแชร์ประสบการณ์กับเรื่องราวที่ทีมงานเห็นว่าน่าสนใจดังนี้ครับ
Adobe กับการยกเครื่องของ Adobe Acrobat และการใช้งาน PDF ในธุรกิจ
ที่ผ่านมา Adobe Acrobat Reader และ Adobe Acrobat มักเป็นที่รู้จักในฐานะของตัวอ่านกับตัวแก้ PDF สำหรับผู้ใช้งาน โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้การแสดงผลเอกสารที่ต้องการนั้นมีมาตรฐานไม่ว่าจะเปิดจาก Platform ใดๆ ซึ่งเอกสารทางการต่างๆ ก็นิยมใช้เป็น PDF กันไปโดยปริยาย
แต่ในวันนี้ สิ่งที่ Adobe ต้องการจะทำเพิ่มก็คือ เพิ่มความสามารถในการ Interact กับเอกสาร PDF ให้เหมาะสมกับการทำงานในองค์กรมากขึ้น (อันที่จริงเดิม PDF ก็สามารถทำ Interaction ต่างๆ ได้อยู่แล้ว แต่ไม่สมบูรณ์เท่านี้) และสามารถสร้าง Workflow ในการจัดการเอกสารเพื่อใช้งานในระดับองค์กรได้ เช่น การส่งแบบฟอร์มให้เพื่อนร่วมงานเซ็นต์กลับมา, การสร้างแบบสอบถามให้เพื่อนร่วมงานตอบ, การแปลงเอกสารฟอร์มจากแผ่นกระดาษให้กลายเป็นฟอร์มใน PDF และทำการเติมข้อมูลพร้อมส่งไปเลย เป็นต้น ทั้งหมดนี้สามารถทำได้จบในตัวด้วย Adobe Document Cloud หรือ Adobe Acrobat DC นั่นเอง
ตัวอย่างฟีเจอร์ที่น่าสนใจ
- มีระบบ Cloud Storage สามารถ Sync เอกสารทั้งหมดในทุกนามสกุลระหว่างเครื่องกันได้ และสำหรับองค์กรที่ไม่ต้องการให้เก็บข้อมูลบน Cloud ก็สามารถปิดฟีเจอร์นี้ทิ้งได้
- รองรับการ View และ Edit เอกสารที่มีนามสกุลมาตรฐานได้ค่อนข้างครบถ้วน โดยเฉพาะ Microsoft Office ทำให้สามารถทำงานได้สะดวกขึ้น และแก้ไขงานทั้งหมดได้ใน Appliction เดียว รวมถึง Convert กลับไปกลับมาระหว่าง MS Office <-> Adobe PDF ได้อย่างอิสระโดยไม่ทำให้การจัดหน้าเสียจนใช้งานไม่ได้
- มีระบบ Scan เอกสาร พร้อมตัววิเคราะห์ว่าเอกสารนี้เป็นแบบฟอร์มหรือไม่ และควรจะเติมข้อความที่ส่วนไหนของหน้ากระดาษบ้าง พร้อมระบบ Auto-complete ที่ดึงข้อมูลของเราเช่น ชื่อ นามสกุล เบอร์โทร อีเมลล์ ที่อยู่ มาใช้ในการเติมแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็ว
- มีระบบ OCR ที่แปลงเอกสารจากภาพถ่ายบนโทรศัพท์มือถือให้กลายเป็นเอกสารที่สามารถแก้ไขได้ โดย OCR นี้จะยังทำการเลือกฟอนต์ให้ตรงกับเอกสารต้นฉบับให้มากที่สุดอีกด้วย (ยังไม่รองรับภาษาไทย)
- มีระบบส่งเอกสารให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าแบบปลอดภัย เช่น ต้องใช้ 2-factor Authentication อย่าง Password, SMS OTP และอื่นๆ ก่อนทำการเข้าถึงตัวเอกสารได้ ทำให้การส่งเอกสารมีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น
- สามารถ Integrate เข้ากับ SAP, Sugar CRM, NetSuite, MS Dynamics, Salesforce และอื่นๆ ได้ ทำให้ระบบเอกสารมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
- มีระบบ E-signing ทำหน้าที่เป็น Digital Signature ได้อย่างน่าเชื่อถือและปลอดภัย ทำให้การเซ็นต์เอกสารออนไลน์สามารถนำมาใช้ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
- มีฟีเจอร์ในการรักษาความปลอดภัยและความลับของข้อมูลใน PDF มากขึ้น เช่น การกำหนดสิทธิ์ไม่ให้มีการแก้ไข, การใส่รหัสผ่านก่อนอ่าน, การเข้ารหัสข้อมูล PDF (ใช้ 256-AES), การทำ Rights Management, การซ่อนข้อมูลบางส่วนของเอกสารเพื่อส่งให้บุคคลภายนอกองค์กร เป็นต้น
ความเห็นส่วนตัวจาก TechTalkThai
นอกจากประเด็นเรื่องการเป็นระบบ Cloud-based แล้วนั้น ระบบ e-Sign เองก็ยังไม่ได้รับการรับรองในเชิงกฎหมายสำหรับประเทศไทย ทำให้การนำไปใช้งานในองค์กรราชการหรือเอกชนขนาดใหญ่อาจจะยังมีติดขัดอยู่บ้าง แต่อย่างไรก็ดี สำหรับการนำมาใช้ในองค์กรเอกชน หรือธุรกิจส่วนตัวก็ถือว่าสามารถสร้างความคล่องตัวในการทำงานได้เป็นอย่างมาก ด้วยการจัดการเอกสารได้ครบวงจรตั้งแต่ Scan, Edit, Share, Sign ก็ทำให้ชีวิตสะดวกขึ้นได้จริง เพราะใช้แทน MS Office ในบางส่วนได้เลย และการที่สามารถจัดการ Workflow ของเอกสารที่ต้องการลายเซ็นต์ได้ ก็ตอบโจทย์ของระบบ Document Process Management ได้ค่อนข้างมากแล้ว
ทั้งนี้สิ่งที่ทำให้ Adobe Document Cloud มีความน่าสนใจมาก คือการนำฟีเจอร์ในการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างครอบคลุมมานำเสนอให้ใช้งานได้อย่างง่ายๆ และปลอดภัย โดยยังคงมีพฤติกรรมการใช้งานที่เหมือนกับเอ กสารจริงไว้ได้ ทำให้การประยุกต์ใช้งานจริงสามารถทำได้ง่าย และน่าสนุก อีกทั้งยังสามารถสร้าง Workflow ได้ ทำให้สามารถทดแทนหลายๆ โซลูชั่นในตลาดได้เช่นกัน
ต้องการใช้งาน หรืออยากทดลองต้องทำอย่างไร?
สำหรับลูกค้าของ Adobe Creative Cloud ก็สามารถใช้ Adobe Acrobat Pro ซึ่งมีฟีเจอร์ของ Document Cloud อยู่ระดับหนึ่งไปได้เลย แต่สำหรับลูกค้าที่ไม่ได้ใช้ Adobe Creative Cloud ก็สามารถเช่าใช้บริการของ Adobe Document Cloud ได้ทันที โดยดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่เลยครับ https://acrobat.adobe.com/us/en/pricing/pricing.html?promoid=KQZBC
