ขับเคลื่อนองค์กรสู่ดิจิทัลด้วยระบบจัดการเอกสารอัจฉริยะ

ในช่วงปี 2020 ที่ผ่านมา โลกเผชิญความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จากผลกระทบของการระบาดของไวรัส โควิด-19 องค์กรและธุรกิจต่างต้องเร่งปรับเปลี่ยนสู่การเป็นดิจิทัลให้พร้อมรับมือกับความเปลี่ยนแปลงใหญ่ในครั้งนี้ ส่งผลกระทบตั้งแต่กระบวนการภายใน ถึงพฤติกรรมและวิถีการงานทำงานของพนักงาน ไปถึงความต้องการของลูกค้าที่มีต่อบริษัท

จากรูปแบบการทำงานที่ต้องอยู่ในออฟฟิศ ด้วยนโยบายการเว้นระยะห่าง Physical Distancing ทำให้ต้อง Work from home ต่อเนื่องสู่การทำงานแบบ Work from anywhere ในอนาคต แต่เบื้องหลังการทำให้พนักงานสามารถทำงานในวิถีใหม่ดังกล่าวได้ สิ่งที่จำเป็นที่องค์กรต้องเร่งสร้าง คือ ระบบงานที่คล่องตัว ความสามารถในการจัดเก็บเอกสารที่ช่วยให้เรียกใช้งานได้ง่าย และมีความโปร่งใสสามารถตรวจสอบได้

เริ่มต้น Digitization กับระบบ ECM

ECM  หรือ Enterprise Content Management เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดการกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจทั้งหมด ทั้งการจัดทำ จัดการและจัดเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร โดยเป็นเครื่องมือจัดเก็บในรูปแบบ Electronic ไร้กระดาษ แต่มีประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลมากกว่าระบบการจัดการออฟฟิศแบบเดิมที่ใช้ระบบเอกสารกระดาษเป็นหลัก ถือเป็นการก้าวเข้าสู่ Digital Transformation อย่างเต็มตัว

เพื่อช่วยให้องค์กรและธุรกิจสามารถขับเคลื่อนสู่ Digital Transformation ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จากประสบการณ์ในฐานะผู้ให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบ Enterprise Content Management มายาวนานกว่า 16 ปี ของ I AM Consulting เราได้มองเห็นว่า องค์กรจะต้องพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ในการคิดเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล เพราะข้อมูลเปรียบเสมือนกระดูกสันหลังของการทำงาน องค์กรสามารถนำเอามาใช้งานเพื่อสร้างคุณค่าให้แก่ตนเองได้ ที่ผ่านมาจะเห็นได้ว่าหลายองค์กรนำเอาระบบ ECM พื้นฐานมาใช้จัดการข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ก็ยังไม่เพียงพอต่อการเปลี่ยนแปลง เนื่องการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของข้อมูลดิจิทัล ทำให้ความต้องการฟีเจอร์ใหม่ๆ ที่จะมาใช้งานจึงมีเพิ่มขึ้นตลอดเวลา เพื่อช่วยพัฒนาในด้านการบริหารงานหลังบ้าน การบริการลูกค้า รวมถึงจัดการความเสี่ยง

โดยแพลตฟอร์ม OpenText™ Extended ECM คือ เครื่องมือที่จะช่วยบูรณาการซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์จากหลากหลายผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็น SAP S/4HANA , Oracle, Salesforce , Microsoft Office 365  หรือ ซอฟท์แวร์อื่นๆ ให้สามารถทำงานร่วมกับระบบจัดการข้อมูลได้อย่างแนบเนียนและมีประสิทธิภาพ (Seamless Integration)

ฟีเจอร์ของ Extended ECM

  • Integrations to enterprise applications เชื่อมต่อกับซอฟท์แวร์เอนเทอร์ไพรส์ หรือระบบ ERP ต่างๆ เช่น SAP S/4HANA และ Oracle E-Business Suite ระบบ HR อย่าง SAP SuccessFactors ระบบ CRM เช่น Salesforce หรือโปรแกรมการจัดการการทำงาน เช่น MS Office 365, Sharepoint และ MS Teams
  • Intuitive user experience การออกแบบประสบการณ์ของผู้ใช้งาน หรือการออกแบบ UX (User Experience) ให้ตอบสนองกับผู้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ผู้ใช้งานเข้าถึงเนื้อหาข้อมูลที่จำเป็นกับตัวเขาผ่าน Smart View รวมทั้งสามารถทำงานได้ง่ายๆ จาก Web browser และ Mobile devices
  • Connected Workspaces ซอฟท์แวร์ ECM ซึ่งพัฒนาโดยมี Workspace Templates ที่ออกแบบมาให้สอดคล้องไปกับกระบวนการทางธุรกิจ โดยฟีเจอร์นี้สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลจากระบบงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูล ลูกค้า สินค้า พนักงาน คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือ กิจกรรมทางธุรกิจอื่นๆ  ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกเชื่อมต่อมายังระบบจัดการเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อมีการทำรายการจากระบบต้นทาง
  • Automated classification and metadata management การจัดประเภทอัตโนมัติ และการจัดการรายละเอียดข้อมูล ด้วยการทำงานแบบ Intelligent Automation ที่ช่วยจัดการไฟล์เอกสารและกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในกระบวนการทำงานที่เป็นงาน Manual 
  • Core share  สามารถแชร์ข้อมูลออกไปสู่หน่วยงานหรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานได้ 
  • Core Signature การลงนามเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งในรูปแบบ Electronic และ Digital Signature

ด้วยฟีเจอร์ที่กล่าวมาจะช่วยให้องค์กรและธุรกิจเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน กระชับวงจรการทำงานผ่านการทำงานแบบอัตโนมัติ  ลดความยุ่งยากในการใช้งานด้วยอินเทอร์เฟสหน้าจอการทำงานที่ออกแบบมาให้ผู้ใช้งานได้เห็นมุมมองแบบ 360 องศา จึงสามารถเห็นข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างได้ในหน้าจอเดียว ไม่ต้องสลับหน้าจอโปรแกรมไปมา

Workspace จะช่วยให้การเชื่อมต่อพื้นที่ทำงานถึงกันได้  ทำให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในโลกเสมือนได้อย่างได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด และเห็นกระบวนการทำงานร่วมกันทั้งหมด  ที่สำคัญมีความปลอดภัยสูง ด้วยระบบจัดเก็บข้อมูล ที่รองรับการทำงานทั้งบนคลาวด์ หรือ On-Premise และที่สำคัญตอบสนองรูปแบบการทำงานในปัจจุบันบนอุปกรณ์มือถือ ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

สำหรับองค์กรและธุรกิจที่สนใจ แพลตฟอร์ม OpenText™ Extended ECM สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม https://bit.ly/2L0xGzi

หรือลงทะเบียนรับฟัง I AM Virtual Conference (Re-Live): Drive Digital Transformation with Intelligent Paperless Solution สำหรับโซลูชันอื่นๆ ได้ที่ https://www.eventpop.me/e/10804


About techtalkthai

ทีมงาน TechTalkThai เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำงานในสาย Enterprise IT ที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน Network, Security, Server, Storage, Operating System และ Virtualization มารวมตัวกันเพื่ออัพเดตข่าวสารทางด้าน Enterprise IT ให้แก่ชาว IT ในไทยโดยเฉพาะ

Check Also

Upskill ทักษะไอที กับ “Code Their Dreams” โครงการสอนเขียนภาษาคอมพิวเตอร์ โดย CDG x 42 Bangkok KMITL

หากพูดถึงทักษะแห่งโลกอนาคต อย่างหนึ่งที่หลาย ๆ คนจะต้องนึกถึงแน่นอนนั่นคือ “การเขียนโปรแกรมหรือโค้ดดิ้ง (Coding)” อันเป็นทักษะด้านคอมพิวเตอร์ที่มีความสำคัญในการพัฒนานวัตกรรมต่าง ๆ ขึ้นมาบนโลกนี้ จนกระทั่งในสถาบันการศึกษาหรือโรงเรียนมากมายเริ่มบรรจุวิชา Coding เข้าไปเป็นหลักสูตรบังคับ ดังที่จะได้เห็นเป็นกระแสอยู่ช่วงหนึ่ง และบางแห่งก็เริ่มสอนการเขียนภาษา Python …

Nvidia รายได้ Q2 ลดลง 19% จากจุดอ่อนในธุรกิจเกม

Nvidia รายงานรายรับในไตรมาสที่สองลดลง 19% เมื่อเทียบจากไตรมาสก่อนหน้า สืบเนื่องมาจากความอ่อนแอในธุรกิจเกมทำให้หุ้นของผู้ออกแบบชิปตกลงประมาณ 8%