ป้องกันการส่งอีเมลผิดพลาด ปกป้องข้อมูลขององค์กรด้วย Active! gate SS [Guest Post]

1 ) Temporary hold on outgoing mail

อีเมลจะถูกระงับไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ผู้ส่งสามารถตรวจสอบเนื้อหาและเลือกที่จะส่งหรือยกเลิกอีเมลในระหว่างระยะเวลาระงับได้ โดยสามารถตั้งค่าระยะเวลาระงับได้ตั้งแต่ 5 นาที ถึง 7 วัน

2) TLS pre-verification feature (PPAP compliance)

คุณลักษณะการตรวจสอบ TLS ล่วงหน้าช่วยให้สามารถตรวจสอบได้ว่าเซิร์ฟเวอร์ปลายทางรองรับ TLS (การสื่อสารที่เข้ารหัส) และทำให้แน่ใจว่าการส่งไฟล์แนบมีความปลอดภัย จึงทำให้สามารถส่งไฟล์แนบได้อย่างมั่นใจ

3) Attachment Encryption

เพียงแนบไฟล์กับอีเมล ระบบจะแปลงไฟล์แนบโดยอัตโนมัติให้เป็นไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน หลังจากส่งอีเมล ระบบจะแจ้งรหัสผ่านหรือคำใบ้ไปยังผู้รับทางอีเมลแยกต่างหาก

4) Web download of attachments

ไฟล์แนบจะถูกแยกออกจากเนื้อหาอีเมลและเปลี่ยนเป็นการดาวน์โหลดผ่านเว็บโดยอัตโนมัติ หลังจากส่งอีเมลแล้ว ระบบจะแจ้งรหัสผ่านหรือคำใบ้ผ่านอีเมลแยกต่างหากให้แก่ผู้รับ เหมาะกับองค์กรที่มีนโยบายหลีกเลี่ยงการรับอีเมลที่มีไฟล์แนบเข้ารหัส หรือองค์กรที่กำหนดนโยบายเรื่องขนาดของไฟล์แนบ

5) BCC forced conversion

หากมีที่อยู่อีเมลจำนวนหนึ่งอยู่ในช่อง To หรือ Cc จะถูกแปลงเป็น Bcc โดยอัตโนมัติ โดยสามารถกำหนดเกณฑ์การแปลงเป็น Bcc ได้อย่างอิสระ

6) Send refusal

สามารถปฏิเสธการส่งออกอีเมลขององค์กรที่เข้าเงื่อนไขที่กำหนดได้ เช่น การส่ง Resume หรืออีเมลที่มีเนื้อหาไม่สุภาพ อีกทั้งยังสามารถแจ้งผู้ส่งที่ถูกปฏิเสธ ถึงเหตุผลในการตีกลับได้อีกด้วย

7) Supervisor Approval

การตั้งค่าให้ส่งอีเมลได้เฉพาะเมื่อได้รับการอนุมัติจากบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น เช่น ผู้บังคับบัญชา แต่ระบบนี้ก็ยืดหยุ่นพอที่จะตั้งค่าให้ส่งหรือตีกลับอีเมลได้โดยอัตโนมัติ หากไม่ได้รับการอนุมัติในเวลาที่กำหนด