TechTalkThai ศูนย์รวมข่าว Enterprise IT ออนไลน์แห่งแรกในประเทศไทย
เมื่อซื้อซอฟต์แวร์ตรวจสอบภายในองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาหลายๆ ด้านที่นอกเหนือไปจากการกำหนดราคา แม้ว่าคุณจะต้องคำนึงถึงงบประมาณอย่างแน่นอน แต่การใช้เครื่องมือเพียงเพื่อประโยชน์ด้านราคาอาจมีราคาแพงกว่าในระยะยาวหากนำไปสู่การตรวจสอบคุณภาพที่แย่ลง ตัวอย่างเช่น หากเป็นการยากที่จะสื่อสารข้อมูลการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบอาจผิดพลาด ทำให้เกิดความเสี่ยงบางอย่างที่อาจส่งผลเสียต่อองค์กร
ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์ที่ดีควรปรับปรุงการวางแผนการตรวจสอบและทำให้ง่ายต่อการแชร์รายงานการตรวจสอบ ไม่เพียงแต่ฟังก์ชันการตรวจสอบภายในองค์กรเท่านั้น แต่องค์กรโดยรวมสามารถดำเนินการตามผลการตรวจสอบได้ ดังนั้น เมื่อซื้อซอฟต์แวร์ตรวจสอบภายในองค์กรองค์กร คุณควรตรวจสอบด้วยว่าแพลตฟอร์มต่างๆ เปรียบเทียบกันอย่างไรในหมวดหมู่ต่างๆ เช่น
1. ข้อมูลและการวิเคราะห์ (Data and Analytics)
ส่วนที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์ตรวจสอบภายในองค์กรองค์กรคือความสามารถด้านข้อมูลและการวิเคราะห์ เครื่องมือการจัดการการตรวจสอบที่ดีควรทำให้พื้นที่ต่างๆ ง่ายขึ้น เช่น การรวบรวมข้อมูล โดยใช้ API เพื่อเชื่อมต่อกับเครื่องมือการจัดการความเสี่ยงหรือระบบการเงินอื่นๆ นอกจากนี้ยังควรให้คุณลักษณะการวิเคราะห์เกี่ยวกับพื้นที่ต่างๆ เช่น การแสดงข้อมูลเป็นภาพเพื่อระบุความเสี่ยง เช่นเดียวกับพื้นที่อัตโนมัติ เช่น การวิเคราะห์เชิงตัวเลข (เช่น การทดสอบของ Benford) มิฉะนั้น คุณอาจไม่ได้รับค่ามากกว่าที่คุณจะได้จากการใช้ Excel
2. ความร่วมมือ (Collaboration)
ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและความสามารถในการวิเคราะห์ ซอฟต์แวร์ตรวจสอบควรช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในระหว่างแผนก การผสานรวมข้อมูลที่แข็งแกร่งกับระบบอื่นๆ สามารถช่วยให้ทีมตรวจสอบภายในองค์กรเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นในด้านอื่นๆ เช่น การปฏิบัติตามกฎระเบียบและความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล เมื่อทุกคนเข้าใจข้อมูลตรงกันแล้ว ผู้ตรวจสอบจึงสามารถทำงานร่วมกับกลุ่มอื่นๆ เหล่านี้ได้ง่ายขึ้นเพื่อให้การรับรองแบบรวมและกระบวนการตรวจสอบโดยรวมที่แข็งแกร่งขึ้น
3. ความมั่นคงปลอดภัย (Security)
ข้อพิจารณาที่สำคัญอีกประการหนึ่งในการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการการตรวจสอบภายในองค์กรคือความมั่นคงปลอดภัยของเทคโนโลยีเอง การมีความสามารถด้านข้อมูลและการวิเคราะห์ที่ยอดเยี่ยมจะมีประโยชน์น้อยลงหากผู้ตรวจสอบไม่มั่นใจว่าระบบใช้โปรโตคอลการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เพียงพอ เนื่องจากข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอาจมีความเสี่ยง บางองค์กรอาจต้องการตัวเลือกในการโฮสต์ซอฟต์แวร์ตรวจสอบภายในองค์กรองค์กรบนเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางเทคนิคและความมั่นคงปลอดภัย ในขณะที่องค์กรอื่นๆ อาจต้องการปรับใช้ระบบคลาวด์
4. การรายงาน (Reporting)
องค์กรควรพิจารณาความสามารถในการรายงานของเครื่องมือวิเคราะห์การตรวจสอบด้วย ประการหนึ่ง คุณอาจต้องการพิจารณาเวลาและความพยายามที่ใช้ในการสร้างรายงานการตรวจสอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากทีมตรวจสอบภายในองค์กรของคุณใช้วิธีการประเมินความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง คุณต้องการรายงานผลการตรวจสอบต่อผู้บริหาร คณะกรรมการ และผู้ตรวจสอบภายนอกด้วย ในรูปแบบที่ย่อยได้ สิ่งนี้เชื่อมโยงกับคุณลักษณะการวิเคราะห์ข้อมูลที่สามารถช่วยสร้างการแสดงข้อมูลสำหรับผลการตรวจสอบ
5. ใช้งานง่าย (Ease of Use)
สุดท้ายนี้ ให้พิจารณาความง่ายในการใช้งานซอฟต์แวร์ตรวจสอบทุกประเภทก่อนซื้อ ซึ่งอาจรวมถึงการดูพื้นที่ เช่น เวลาในการใช้งาน ไม่เพียงแต่คุณต้องการที่จะรู้ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการสร้างระบบ แต่บ่อยครั้งที่การพิจารณาผู้ใช้ก็คุ้มค่าเช่นกัน ประสบการณ์และความคล้ายคลึงกันกับระบบที่มีอยู่ซึ่งคุณอาจใช้อยู่ เพื่อให้คุณเข้าใจว่าเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในองค์กรต้องใช้เวลานานแค่ไหนจึงจะรู้สึกสบายใจในการใช้เครื่องมือใหม่
รีวิวก่อนซื้อ
การมุ่งเน้นที่ข้อพิจารณาทั้งห้าข้อนี้สามารถช่วยให้คุณเลือกซอฟต์แวร์การตรวจสอบที่เหมาะสมสำหรับกระบวนการตรวจสอบภายในองค์กรของคุณ และเพิ่มประสิทธิภาพ ROI ของคุณสำหรับแพลตฟอร์ม
หลังจากพิจารณาเหล่านี้แล้ว หลายองค์กรหันไปใช้ TeamMate+ ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ตรวจสอบภายในองค์กร และองค์กรชั้นนำที่มีข้อมูลที่แข็งแกร่งและความสามารถในการวิเคราะห์ คุณลักษณะการรายงานที่คล่องตัว และแนวทางปฏิบัติด้านความมั่นคงปลอดภัยที่เข้มงวด ซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงฟังก์ชันการตรวจสอบของคุณได้
แม้ว่าโซลูชันดูเหมือนจะทำเครื่องหมายในช่องทั้งหมดบนกระดาษ แต่ก็เป็นประโยชน์ที่จะเห็นโซลูชันนี้ในเชิงปฏิบัติเพื่อให้เข้าใจถึงวิธีที่คุณจะนำไปใช้สำหรับการตรวจสอบภายในองค์กรได้อย่างสมจริงยิ่งขึ้น
รายละเอียดเพิ่มเติม: Wolters Kluwer TeamMate
